采購管理

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　　對任何企業(yè)來講，采購是其經(jīng)營的起始環(huán)節(jié)。采購直接影響企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營，從而決定企業(yè)發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人民對消費(fèi)的態(tài)度逐漸轉(zhuǎn)向，餐飲業(yè)近幾年發(fā)展迅速，成為促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的又一重要力量。在物流活動向現(xiàn)代化邁進(jìn)的同時(shí)，餐飲業(yè)采購問題日益凸顯，不僅制約企業(yè)發(fā)展，而且損害消費(fèi)者利益。餐飲企業(yè)采購發(fā)展前景較大，改進(jìn)措施也較易執(zhí)行，若加以改進(jìn)，可直接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

　　一、餐飲業(yè)采購存在的問題

　　1、傳統(tǒng)采購模式，弱視供應(yīng)商管理。商品供應(yīng)分為兩部分:供應(yīng)商送貨上門;獨(dú)立采購。晚上廚房各個(gè)部門會根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和訂貨情況準(zhǔn)備采購總結(jié)文件，提交給采購部。當(dāng)天采購人員會根據(jù)單據(jù)通知供應(yīng)商第二天的發(fā)貨數(shù)量，一些需要在市場采購的菜品也會通知供應(yīng)商備貨。有些菜沒有供應(yīng)商送貨，采購人員必須去市場采購。大多數(shù)商品都是由供應(yīng)商提供的。供應(yīng)商繳納入場費(fèi)后，同行分析和績效評估的管理是空白。

　　2、采購計(jì)劃缺乏準(zhǔn)確性，材料采購計(jì)劃是根據(jù)很多方面制定的，每年各部門實(shí)際使用材料的統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)有庫存資源的統(tǒng)計(jì)，企業(yè)資金的流向等等。各部門材料使用實(shí)際情況的統(tǒng)計(jì)每年都不真實(shí)。有些企業(yè)往往沒有針對物料管理制定完整的企業(yè)管理流程，造成資源需求無計(jì)劃的問題。無法驗(yàn)證這些物料是否真正得到了落實(shí)，因此不確定上一年度的物料使用數(shù)據(jù)是否滿足生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際需要。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)大，對物資的需求也越來越大。

　　3、 招標(biāo)過程控制不到位。部分餐飲企業(yè)招標(biāo)程序不規(guī)范，重點(diǎn)環(huán)節(jié)管理不到位，致使招標(biāo)工作流于形式。有的餐飲企業(yè)招標(biāo)前期工作準(zhǔn)備不充分，倉促招標(biāo)，未能實(shí)現(xiàn)有效競爭。有的單位對投標(biāo)人資格審查不嚴(yán)，有的單位設(shè)定不合理?xiàng)l件限制或排斥潛在投標(biāo)人。有些招標(biāo)項(xiàng)目，由于過程控制不到位，造成投標(biāo)人之間互相勾結(jié)哄抬報(bào)價(jià)。

　　4、引流來的客戶和訂單信息不能自動匯集。往往處理訂單要在各平臺、各店鋪之間來回切換，員工忙的手忙腳亂，發(fā)貨量大，難免錯(cuò)發(fā)漏發(fā)，訂單管理流程不規(guī)范，處理效率低。

　　5、企業(yè)缺乏有效的預(yù)算管理。餐飲企業(yè)企業(yè)相關(guān)組織架構(gòu)不健全完善，部門權(quán)責(zé)不匹配，部分企業(yè)只重視預(yù)算編制，而忽視預(yù)算執(zhí)行過程，與預(yù)算編制和執(zhí)行嚴(yán)重脫節(jié)，預(yù)算報(bào)表編制和審批程序不嚴(yán)謹(jǐn)，與預(yù)算執(zhí)行和控制體系脫節(jié)，盲目機(jī)械模仿其他企業(yè)預(yù)算管理模式;實(shí)踐中缺乏相關(guān)的監(jiān)督、管理和審計(jì)機(jī)構(gòu)，使預(yù)算編制成為一紙空文，缺乏客觀性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，無法實(shí)施有效控制;企業(yè)信息化水平低，導(dǎo)致財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)無法形成有效連接。

　　二、泛普軟件采購管理軟件的功能

　　1、供應(yīng)商管理

　　供應(yīng)商信息管理：包括供應(yīng)商基本信息、組織信息、聯(lián)系信息、法律信息、財(cái)務(wù)信息、溝通記錄、機(jī)會信息、成本信息、產(chǎn)品與服務(wù)信息、合約與訂單信息、供應(yīng)商咨詢單信息。供應(yīng)商資格審核：提供供應(yīng)商資格審核框架。每個(gè)新的供應(yīng)商都必須經(jīng)過資格審核流程以確保其符合企業(yè)制定的要求。供應(yīng)商分類管理：時(shí)跟蹤每個(gè)供應(yīng)商的資格審核狀態(tài)及績效，并根據(jù)這些信息將其歸入為：尚未進(jìn)行資格審核、合資格、不合資格、黑名單、高滿意度幾大類。

　　2、采購計(jì)劃管理

　　各部門可根據(jù)各自不同的費(fèi)用類別來制定不同的采購計(jì)劃。根據(jù)采購計(jì)劃，管理采購?fù)瓿陕屎透櫰?，并在整個(gè)采購計(jì)劃和執(zhí)行過程中提供預(yù)警。

　　3、招標(biāo)管理

　　軟件提供了一個(gè)有效的框架，幫助您為招標(biāo)階段制定有效的計(jì)劃與策略。例如：供應(yīng)商信息請求、報(bào)價(jià)請求、提議書請求、持續(xù)報(bào)價(jià)、供應(yīng)安排。軟件能夠幫助企業(yè)實(shí)時(shí)追蹤與管理招投標(biāo)的整個(gè)過程：已通過篩選的候選人名單-標(biāo)書準(zhǔn)備-公布招標(biāo)邀請函給投標(biāo)人-投標(biāo)人應(yīng)標(biāo)-評標(biāo)-最終選標(biāo)-公告結(jié)果。軟件提供一個(gè)web-base的平臺，支持端到端的電子招投標(biāo)過程，招標(biāo)方與投標(biāo)方都可以在這個(gè)平臺上獲取實(shí)時(shí)的招標(biāo)信息、溝通信息以及雙方提交的共享文檔等。

　　4、訂單管理

　　采購訂單、銷售單與付款管理:軟件支持從采購申請到付款整個(gè)采購過程的管理。采購訂單、銷售單與付款可以由每個(gè)部門分別管理，也可以由整個(gè)企業(yè)統(tǒng)一管理。實(shí)時(shí)服務(wù)水平協(xié)議:能夠設(shè)置服務(wù)水平協(xié)議的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰規(guī)則，并實(shí)時(shí)自動追蹤其實(shí)際結(jié)果。同時(shí)支持設(shè)置里程碑，收入/支出，可交付成果質(zhì)量，服務(wù)的可用性，服務(wù)能力，缺陷率，服務(wù)周轉(zhuǎn)時(shí)間等跟蹤要素。在執(zhí)行過程中，軟件自動跟蹤并衡量結(jié)果，計(jì)算出相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)/懲罰，并實(shí)時(shí)通知相關(guān)人員。

　　5、預(yù)算管理

　　采購管理的一個(gè)重要方面是跟蹤和管理可用預(yù)算，因?yàn)橹С鲋苯佑绊懡M織的底線。創(chuàng)建和執(zhí)行動態(tài)審批工作流程可以幫助企業(yè)通過解決審批瓶頸和定義進(jìn)行各種規(guī)模采購所需的權(quán)限來提高采購流程的效率，從而進(jìn)一步加強(qiáng)采購審批。具有基于規(guī)則的預(yù)算控制和自動支出監(jiān)控的解決方案，可以在潛在問題影響你的業(yè)務(wù)之前了解它們。

　　三、選購采購管理軟件的要點(diǎn)

　　1、符合企業(yè)經(jīng)營規(guī)模

　　不同的企業(yè)使用相同的采購供應(yīng)軟件產(chǎn)生不同的效益。業(yè)務(wù)規(guī)模越大，他們能減少的工作量就越多，產(chǎn)生的效益也就越大。對于采購業(yè)務(wù)規(guī)模大的企業(yè)來說，功能強(qiáng)的軟件比功能簡單的軟件要好，提高的效益大于采購支出。

　　2、評估軟件的有效性

　　評估軟件的性能是選擇軟件時(shí)最重要的因素之一。比如這個(gè)軟件是否能完成采購部門要求的工作，是否與現(xiàn)有的其他支撐系統(tǒng)(如會計(jì)、進(jìn)銷存、收款)兼容，是否易于與采購信息系統(tǒng)中的其他數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫集成，是否易于使用和理解，是否能隨著采購部門的業(yè)務(wù)變化而增加功能，是否提供控制功能和異常報(bào)告供管理人員使用。

　　3、軟件的成本

　　目前大部分軟件價(jià)格由:軟件產(chǎn)品價(jià)格、實(shí)施指導(dǎo)價(jià)、定制價(jià)、二次開發(fā)價(jià)、年服務(wù)費(fèi)等組成。

　　4、軟件的易用性和系統(tǒng)的穩(wěn)定性

　　所采用的軟件必須易于使用。同時(shí)，軟件要保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性。穩(wěn)定的采購管理軟件技能在輸入正確數(shù)據(jù)時(shí)能正常運(yùn)行，在輸入錯(cuò)誤數(shù)據(jù)時(shí)能自動檢測錯(cuò)誤，并提供人工檢測錯(cuò)誤的平臺，保證軟件的正常運(yùn)行。

　　5、軟件產(chǎn)品的可擴(kuò)展性

　　要求軟件產(chǎn)品的功能既要滿足企業(yè)當(dāng)時(shí)的需求，又要滿足未來的需求，即所購買的軟件要有一定的擴(kuò)展性，將來可以與其他系統(tǒng)集成和擴(kuò)展，滿足企業(yè)信息化的整體需求。

　　加強(qiáng)餐飲業(yè)的采購管理流程，提高餐飲業(yè)供應(yīng)鏈的效率，幫助餐飲業(yè)占領(lǐng)更多的市場空間，從采購供應(yīng)鏈管理的角度，餐飲業(yè)需要加強(qiáng)對供應(yīng)商的考察，選擇更適合自身發(fā)展實(shí)際的供應(yīng)商;同時(shí)，加強(qiáng)自身與供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作，及時(shí)了解餐飲原料的市場發(fā)展動態(tài);利用供應(yīng)鏈信息共享平臺的建設(shè)，還可以掌握采購原材料的供應(yīng)和物流運(yùn)輸情況，實(shí)現(xiàn)對采購環(huán)節(jié)的整體控制，進(jìn)而提高自身的運(yùn)營效率。