費(fèi)用管理

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 　　傳媒企業(yè)傳統(tǒng)的費(fèi)用管理方式是手工控制預(yù)算，這樣是很容易出現(xiàn)超預(yù)算、報(bào)銷不知該找誰(shuí)審批、財(cái)務(wù)手工處理報(bào)銷票據(jù)慢、效率低下、報(bào)銷數(shù)據(jù)多無(wú)從查起等等問(wèn)題。應(yīng)運(yùn)而生的費(fèi)用控制管理系統(tǒng)，大大提高員工報(bào)銷周期，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確度。

　　一、傳媒企業(yè)費(fèi)用管理痛點(diǎn)

　　1、預(yù)算管控不足

　　傳統(tǒng)的預(yù)算管控，主要是在報(bào)銷的時(shí)候進(jìn)行預(yù)算的扣減與管理，缺乏事前管控;傳統(tǒng)的“一刀切”預(yù)算管控方式?jīng)]有考慮到各費(fèi)用場(chǎng)景實(shí)際，缺乏靈活性。

　　2、業(yè)財(cái)稅未融合

　　傳統(tǒng)費(fèi)控主要針對(duì)報(bào)銷進(jìn)行管理，與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)不大，且缺乏對(duì)費(fèi)用發(fā)生過(guò)程的“監(jiān)控”。從業(yè)務(wù)、消費(fèi)、報(bào)銷、財(cái)務(wù)記賬到稅務(wù)處理的過(guò)程是脫節(jié)的，沒(méi)有形成高度融合，不利于企業(yè)流程化管理。

　　3、內(nèi)控管理滯后

　　大量的線下消費(fèi)，企業(yè)內(nèi)部管控難度大，不利于風(fēng)險(xiǎn)控制;同時(shí)未形成內(nèi)部管理閉環(huán)，有管理上的風(fēng)險(xiǎn);針對(duì)線下消費(fèi)的票據(jù)，無(wú)法引入智能化手段進(jìn)行識(shí)別和驗(yàn)證，給企業(yè)帶來(lái)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

　　二、泛普軟件—傳媒行業(yè)費(fèi)控信息管理系統(tǒng)的作用

　　1、費(fèi)用報(bào)表

　　系統(tǒng)預(yù)置多種預(yù)算、費(fèi)用類報(bào)表，可以按照組織、區(qū)域、類型、時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢，支持?jǐn)?shù)據(jù)與圖表相結(jié)合展現(xiàn)，提供數(shù)據(jù)穿透鉆取。通過(guò)與第三方系統(tǒng)對(duì)接，可以以配置的方式快速構(gòu)建更多的費(fèi)用數(shù)據(jù)分析報(bào)表，提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)作為決策支撐。

　　2、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)

　　報(bào)銷針對(duì)超標(biāo)費(fèi)用、不合規(guī)費(fèi)用都可以設(shè)置控制邏輯進(jìn)行強(qiáng)弱管控，避免人為因素造成的企業(yè)費(fèi)用支出的浪費(fèi)。比如業(yè)務(wù)招待費(fèi)需要按照人均業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)報(bào)銷，系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)根據(jù)已設(shè)置規(guī)則自動(dòng)控制報(bào)銷額度，提高報(bào)銷合規(guī)合理性。

　　3、差旅消費(fèi)

　　員工可以統(tǒng)一使用差旅消費(fèi)平臺(tái)去進(jìn)行機(jī)票、酒店、打車、火車、餐飲的預(yù)訂，由差旅消費(fèi)平臺(tái)統(tǒng)一開具大發(fā)票(或者統(tǒng)一寄送行程單火車票)給公司，將差旅報(bào)銷變?yōu)楣珜?duì)公業(yè)務(wù)，減少員工墊資，減輕財(cái)務(wù)審核發(fā)票工作量。

　　4、智能財(cái)務(wù)審核

　　財(cái)務(wù)收到報(bào)銷單可以有掃碼收單通知功能，對(duì)比發(fā)票和報(bào)銷單也可以用高拍儀或者掃描儀自動(dòng)對(duì)比，審核通過(guò)后也可以自動(dòng)生成憑證推送至財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，大大提升財(cái)務(wù)效率。

　　5、提高報(bào)銷效率

　　例如差旅、公關(guān)、市場(chǎng)活動(dòng)等等，都需要一定費(fèi)用的支出，如果通過(guò)傳統(tǒng)的報(bào)銷方式，需要員工手工填寫紙質(zhì)申請(qǐng)單，并且需要跑來(lái)跑去，讓各級(jí)人員進(jìn)行審批，萬(wàn)一哪個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，還需要重頭再來(lái)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。通過(guò)使用費(fèi)用報(bào)銷管理軟件，將所有流程在線上走完，非常高效。

　　6、減少出錯(cuò)

　　關(guān)于報(bào)銷，企業(yè)經(jīng)常遇到的問(wèn)題之一在于報(bào)銷欺詐，或者由于手工填寫單據(jù)，造成出錯(cuò)等等。長(zhǎng)此以往，對(duì)于企業(yè)費(fèi)用也會(huì)造成浪費(fèi)和損失。使用費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)，可以將大部分手工操作進(jìn)行自動(dòng)化處理，多級(jí)審批也能為報(bào)銷保駕護(hù)航，從而大大減少出錯(cuò)。

　　三、費(fèi)控系統(tǒng)怎么選擇?

　　1、全程費(fèi)控能力，一個(gè)出色的費(fèi)控系統(tǒng)應(yīng)該能夠從源頭上管理員工支出的每一筆錢，不同員工的不同差標(biāo)應(yīng)該可以在系統(tǒng)里提前配置，個(gè)人無(wú)需墊資和報(bào)銷，而這些消費(fèi)數(shù)據(jù)又可以一鍵生成憑證、自動(dòng)入賬。

　　2、資源整合能力，一個(gè)系統(tǒng)能夠提供的支持企業(yè)支付和統(tǒng)一結(jié)算的消費(fèi)場(chǎng)景越多，幫助財(cái)務(wù)人員節(jié)省的票據(jù)處理時(shí)間就越多。

　　3、系統(tǒng)對(duì)接能力，因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)往往事與愿違——企業(yè)的信息化程度越高，上的系統(tǒng)越多，信息同步反而越差了。只有具備強(qiáng)大的對(duì)接能力的系統(tǒng)，才能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息的閉環(huán)。

　　總的來(lái)說(shuō)，一個(gè)真正好用的費(fèi)控報(bào)銷軟件，既能優(yōu)化員工的體驗(yàn)，也能提升財(cái)務(wù)的效率，還能給企業(yè)的管理制度和模式帶來(lái)積極的改變。傳媒企業(yè)選擇費(fèi)控系統(tǒng)可以結(jié)合多方考慮，選擇一款真正合適的。