公文管理

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 　　傳媒企業(yè)，日常工作中往往和“公文”二字脫離不開(kāi)，可以說(shuō)，公文就是政務(wù)工作的核心之一。不管是通知發(fā)布、工作請(qǐng)示還是會(huì)議記錄、任務(wù)下達(dá)等環(huán)節(jié)，都需要依靠公文，但是手動(dòng)處理公文，會(huì)讓政務(wù)處理效率變低、安全性得不到保障，所以實(shí)現(xiàn)智能化公文管理就尤為重要。

　　一、傳媒公司公文管理存在的問(wèn)題

　　1、公文意識(shí)模糊

　　大部人工作人員在剛接觸行政工作時(shí)，對(duì)于公文工作沒(méi)能得到健全的培訓(xùn)，因此對(duì)于公文的真正定義混亂，大多數(shù)憑借工作中對(duì)于公文的接觸，從而消化成自身理解，缺少方向正確的輸入，導(dǎo)致公文意識(shí)模糊。

　　2、分發(fā)混亂

　　公文在編制完成后，最重要的環(huán)節(jié)即是分發(fā)。在行政工作中，由于各個(gè)部門、級(jí)別、環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，若有關(guān)工作人員缺少公文解析能力，那么對(duì)于公文的分發(fā)方向?qū)o(wú)法有效區(qū)分，導(dǎo)致分發(fā)錯(cuò)誤。

　　3、制度有待健全

　　由于公文本身具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范性和一定法律效力，其管理制度一般較為健全，且基本得到重視，但在此形式下依舊存在個(gè)別情況，導(dǎo)致公文的管理制度混亂，甚至失去效力。

　　4、信息化水平有待提高

　　隨著科技的發(fā)展，各行各業(yè)開(kāi)始邁入信息化時(shí)代，公文的相關(guān)工作也不例外，但在信息化的時(shí)代背景下，有些傳媒公司有關(guān)公文的信息化水平提升依舊不足，導(dǎo)致其工作效率在橫向比較下較弱。

　　二、泛普軟件—傳媒行業(yè)智能公文管理系統(tǒng)的功能特性

　　1、公文流轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)化

　　國(guó)企單位內(nèi)部各個(gè)部門、各個(gè)分子機(jī)構(gòu)之間有著密切的公文流轉(zhuǎn)需求，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的第一步就要固化流程，形成電子化流通體系。公文管理系統(tǒng)已經(jīng)涵蓋日常15種常用公文，比如發(fā)文、收文、便函、通知等，從發(fā)文格式到發(fā)文路徑，一條流程就能快速實(shí)現(xiàn)擬稿、會(huì)簽。

　　2、簽章電子化

　　電子簽章系統(tǒng)的接入是真正實(shí)現(xiàn)公文電子化的重要工具。將散落在各個(gè)機(jī)構(gòu)、各個(gè)部門的所有簽章，借助安全認(rèn)證進(jìn)行信息電子化，使用、存管全面統(tǒng)一。

　　3、收發(fā)過(guò)程動(dòng)態(tài)監(jiān)控

　　整個(gè)過(guò)程都有監(jiān)控記錄，公文下發(fā)過(guò)程中，在哪個(gè)節(jié)點(diǎn)、誰(shuí)還沒(méi)有操作都能清晰顯示，另外，如果出現(xiàn)信息有誤要收回、暫停擴(kuò)散的情況，管理層可以隨時(shí)通過(guò)系統(tǒng)強(qiáng)制收回，把信息快速控制在最小范圍。

　　4、移動(dòng)端靈活應(yīng)用

　　移動(dòng)辦公的實(shí)現(xiàn)幫助組織突破了辦公的空間、時(shí)間限制，無(wú)論你在哪里，手機(jī)就是你的公文包，隨時(shí)發(fā)文、查閱，信息共享隨時(shí)隨地進(jìn)行。

　　5、信息無(wú)紙化傳輸

　　化解傳媒公司公文化辦公繁雜程序，以統(tǒng)一的管理模式推動(dòng)集團(tuán)上下信息規(guī)范傳輸;提高企業(yè)的信息流通質(zhì)量。

　　6、管理模式快速?gòu)?fù)制

　　線下的管理全靠人工自覺(jué)性，企業(yè)規(guī)模一大很難保證各個(gè)機(jī)構(gòu)的執(zhí)行情況，電子化的管理模式可以迅速鋪蓋到集團(tuán)的各個(gè)角落，加快制度落實(shí)，提高管控力度。

　　三、傳媒公司怎么選擇智能公文管理系統(tǒng)?

　　1、客戶案例：客戶的口碑和體驗(yàn)感尤其重要，可以了解相關(guān)廠商的客戶使用情況，看是否以客戶的需求為第一導(dǎo)向，能夠個(gè)性化實(shí)現(xiàn)客戶的需求。

　　2、智能化能力：在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能風(fēng)行的當(dāng)下，公文處理系統(tǒng)也需要在智能化方面有體現(xiàn)，是否能輔助我們寫(xiě)作公文、是否能對(duì)公文進(jìn)行校對(duì)、是否能夠建立某一行政區(qū)域的公文共享庫(kù)等能力。

　　3、公司實(shí)力：實(shí)力意味著保障，只有有實(shí)力的公司，才能更好的保障產(chǎn)品的持續(xù)迭代和技術(shù)領(lǐng)先。

　　智能公文管理系統(tǒng)為傳媒企業(yè)提升公文發(fā)文、收文、簽報(bào)、交換和一體化管理的工作效率，保證信息傳遞的安全可靠性，將辦公人員從紛繁復(fù)雜的公文事務(wù)中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)公文管理智能化。