合同管理

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 　　隨著市場的發(fā)展，傳媒企業(yè)向集團(tuán)化、規(guī)?；l(fā)展，產(chǎn)品已趨向于多樣化、大量化，合同也相應(yīng)增加。目前許多傳媒企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的人工管理方式，這種管理方式存在著諸多弊端，合同管理是商務(wù)運(yùn)作中非常重要的一個(gè)部分，傳媒企業(yè)可以運(yùn)用傳媒行業(yè)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。

　　一、傳媒公司在合同上的管理問題

　　1、信息匯總困難

　　采用傳統(tǒng)手工或者Excel表格管理合同時(shí)，由于不同部門的數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，采集時(shí)間不連續(xù)，匯總工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，并且準(zhǔn)確度難以保證，導(dǎo)致影響管理層人員的決策時(shí)間。

　　2、進(jìn)度控制難

　　合同數(shù)目眾多，參與人員也非常多，業(yè)務(wù)人員靠手工、Word 、Excel表格來管理合同進(jìn)度的控制，但是這樣的方式很難滿足公司發(fā)展的需要，如果管理層人員想要全局或者是全程了解合同情況時(shí)，會有很大的障礙問題。

　　3、文檔管理難

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀參考合同時(shí)存在查找不方便的問題，尤其是管理層人員，需要了解合同文本是需要耗費(fèi)非常多的時(shí)間。

　　4、缺少預(yù)警機(jī)制

　　缺少對合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警提醒，不能準(zhǔn)確的預(yù)測近期可能的收入支出項(xiàng)目，不能幫助公司進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金運(yùn)作。

　　二、泛普軟件—傳媒行業(yè)合同管理系統(tǒng)功能模塊

　　1、合同視圖

　　在所有合同中，顯示所有合同的類型、開始時(shí)間、到期時(shí)間、合同金額、合同狀態(tài)等信息，并支持導(dǎo)出。同時(shí)，顯示所有合同收據(jù)和客戶記錄。這些記錄為管理層做出集體決策提供了依據(jù)。

　　2、進(jìn)度跟蹤

　　明確合同進(jìn)度，與計(jì)劃情況進(jìn)行對比，以便管理層及時(shí)了解合同動態(tài)、執(zhí)行情況、完成程度、完成百分比，調(diào)整進(jìn)度，安排下一步工作。

　　3、內(nèi)部協(xié)作

　　企業(yè)電子化平臺處理合同，有效利用了資源，提高了處理合同的能力和效率。當(dāng)業(yè)務(wù)部門提交合同請求并通過審批流程時(shí)，所有相關(guān)人員都可以參與其中。

　　4、預(yù)警提醒

　　合同到期預(yù)警，客戶資質(zhì)證書預(yù)警，提醒合同經(jīng)理及時(shí)執(zhí)行，跟蹤合同最新情況。此外，律師函、項(xiàng)目立案訴訟等。有助于解決合同糾紛，降低風(fēng)險(xiǎn)，減少企業(yè)損失。

　　5、永久保存

　　異地容災(zāi)、分布式架構(gòu)、灰度升級等安全技術(shù)。通過云合同簽署的電子合同將永久存儲在服務(wù)器中。

　　6、統(tǒng)計(jì)分析

　　合同的統(tǒng)計(jì)效率大大提高?，F(xiàn)在的系統(tǒng)從手工統(tǒng)計(jì)到自動統(tǒng)計(jì)，可以隨時(shí)得到統(tǒng)計(jì)結(jié)果，管理人員可以根據(jù)系統(tǒng)提供的合同報(bào)表和圖形報(bào)表做出相應(yīng)的決策。

　　三、傳媒公司選擇合同管理系統(tǒng)的注意事項(xiàng)

　　1、明確企業(yè)使用目的，帶有明確、清晰的目的選擇，才能確保所選擇的系統(tǒng)符合企業(yè)自身需求。如希望企業(yè)合同管理系統(tǒng)幫助解決哪些問題、在選擇系統(tǒng)中能投資的成本預(yù)算是多少等等。

　　2、根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求而選擇，適合的才是最好的。想要選擇一個(gè)好的企業(yè)合同管理系統(tǒng)，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求。

　　3、從功能上進(jìn)行選擇，不是功能越復(fù)雜，合同管理系統(tǒng)就越強(qiáng)大，而是要看所具有的功能是否能滿足企業(yè)的需求。

　　通過對合同進(jìn)行有效的管理實(shí)現(xiàn)檢索迅速、查找方便、可靠性高，保密性好，壽命長等模塊，這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大的提高合同管理的效率，為企業(yè)快速發(fā)展提供助力。