資料管理

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 　　在新媒體時代背景下，如果想要真正實(shí)現(xiàn)健康和長遠(yuǎn)的發(fā)展，提高其速度和規(guī)模，今天的傳媒行業(yè)必須加強(qiáng)檔案管理。提高傳媒業(yè)文檔管理的信息化水平和創(chuàng)新管理手段，已成為傳媒業(yè)文檔管理的核心。

　　一、當(dāng)前傳媒業(yè)文檔管理存在的問題

　　1、容易丟失

　　傳統(tǒng)硬件介質(zhì)存儲，如U盤、硬盤等，丟失率高、感染病毒幾率大;紙質(zhì)檔案易破環(huán)、模糊和丟失;個人網(wǎng)盤存儲，使用蹤跡無法追溯，資料泄露風(fēng)險高。

　　2、管理難度大

　　傳媒企業(yè)檔案管理缺乏關(guān)聯(lián)性，完整性差;檔案資料繁多，歸檔類目模糊;檔案跨部門利用困難。

　　3、繁瑣低效

　　類目層級多，操作困難;文件可檢索載體類型少，使用不便;不符合企業(yè)用戶使用習(xí)慣，培訓(xùn)成本高

　　4、文檔權(quán)限不嚴(yán)格

　　企業(yè)內(nèi)部信息和機(jī)密文件只允許少數(shù)人共享和流通，但是有時涉及到上下級之間的合作，甚至是企業(yè)內(nèi)外合作，都超出了傳統(tǒng)文件管理方法的控制范圍，影響了企業(yè)的效率。

　　二、泛普軟件—傳媒企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的功能

　　1、標(biāo)準(zhǔn)化訂單處理

　　對于媒體廣告行業(yè)中海量的訂單，可通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子審批，并通過電子傳真快速準(zhǔn)確并高效地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)，讓復(fù)雜的人工作業(yè)得以自動推進(jìn)，大大提升了企業(yè)的效率。

　　2、高效的知識管理

　　通過全文及高級檢索，可迅速定位到所需文檔，歷史數(shù)據(jù)得以重用，極大地提高企業(yè)核心知識資產(chǎn)的價值。

　　3、數(shù)字資產(chǎn)深度挖掘

　　基于知識管理的理念開發(fā)和設(shè)計的，通過強(qiáng)大的搜索引擎和靈活的標(biāo)簽組，讓記者編輯快速找到有價值的文檔。而且，通過版本、文檔狀態(tài)、評注、操作歷史、附件、關(guān)聯(lián)文件等功能可以挖掘數(shù)字資產(chǎn)的深層次信息。

　　4、員工協(xié)同管理

　　系統(tǒng)的各文檔模塊都可以幫助媒體出版社行業(yè)用戶實(shí)現(xiàn)動態(tài)團(tuán)隊、協(xié)同管理的應(yīng)用場景?？芍苯釉趥€人共享的文件夾中實(shí)現(xiàn)項目協(xié)作，工作組協(xié)作。也可以通過臨時區(qū)，形成靈活而不失訪問控制的虛擬團(tuán)隊，共同解決相關(guān)的事情。

　　5、具備信息整合的能力

　　先進(jìn)的技術(shù)文件管理系統(tǒng)能將各個業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)部門整合在一起，將稅務(wù)、地址、客戶信函、供貨商等資料集中在一處，一鍵就能產(chǎn)生需要的報表，這是一種高端技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢。

　　6、文檔管理

　　通過技術(shù)加密，可以禁止外部計算機(jī)在未經(jīng)授權(quán)的情況下打開文件，對于需要外發(fā)的文件設(shè)置打開的次數(shù)以及天數(shù)限額，控制外發(fā)文件二次擴(kuò)散，限制內(nèi)部員工的文件訪問權(quán)限，對員工訪問權(quán)限進(jìn)行細(xì)粒度的權(quán)限控制，避免文件在內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中被隨意打開。

　　三、傳媒企業(yè)如何選擇文檔管理系統(tǒng)?

　　1、根據(jù)公司需求選擇功能契合的文檔管理系統(tǒng)，首先要由信息部門對公司整體文檔管理需求做詳細(xì)調(diào)研，當(dāng)前的文件管理方式有哪些問題急需解決的，企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的功能并非越多越好，選擇需求的就行了。

　　2、免費(fèi)提供本地部署試用，系統(tǒng)可以免費(fèi)提供本地安裝部署試用一段時間，可以對系統(tǒng)的功能有充分的時間測試，組織好試用部門，把自己比較關(guān)心的問題重點(diǎn)測試。

　　3、系統(tǒng)性價比和售后服務(wù)，系統(tǒng)的價格當(dāng)然不是越貴越好的，也不是越便宜越好，最好是貨比三家，在質(zhì)量和服務(wù)都有保障的情況下，應(yīng)該追求最大性價比。

　　綜上所述，傳媒業(yè)的傳統(tǒng)媒體管理模式無法滿足媒體行業(yè)管理的需要。因此，傳媒產(chǎn)業(yè)要想準(zhǔn)確地反映發(fā)展過程，避免商業(yè)秘密的泄露，優(yōu)化管理的各個方面，就必須探索新的檔案管理模式，使其管理水平適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平。