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項(xiàng)目管理與招標(biāo)采購考前復(fù)習(xí)指導(dǎo)(23)
(2)采購信息管理的方法和措施——掌握P41
為了達(dá)到采購信息管理的目的,采用的方法主要有:了解和掌握采購信息來源,對采購信息進(jìn)行分類;掌握和正確運(yùn)用采購信息管理的手段;掌握采購信息流程的不同環(huán)節(jié),建立采購信息管理系統(tǒng)。
項(xiàng)目采購產(chǎn)生的信息數(shù)量巨大,種類繁多。為便于信息的搜集、處理、儲存、傳遞和利用,采購信息管理應(yīng)采用的措施包括:
1)標(biāo)準(zhǔn)化措施。由于各種采購數(shù)據(jù)和信息的收集是不同的,有不同的來源,不同的角度,不同的處理方法,但要求對采購項(xiàng)目相同的數(shù)據(jù)和信息應(yīng)該規(guī)范。將得到的采購數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總,生成不同形式的數(shù)據(jù)和信息,最終形成采購信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流程圖。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫,各類數(shù)據(jù)以文件的形式組織在一起。
2)制度化措施。采購信息資料只有全面反映項(xiàng)目采購的各類信息,才更具有實(shí)用價值,必須形成一個完整的系統(tǒng)。該系統(tǒng)的形成,需要大量的數(shù)據(jù)和信息作支撐,這些數(shù)據(jù)和信息的收集、加工、整理、存儲只有通過長期的積累,通過有效的信息管理制度建立才能達(dá)到。
(3)信息技術(shù)與應(yīng)用——熟悉P41
采購信息技術(shù)主要包括:
1)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其應(yīng)用。如:
①計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是分配在不同的地理位置、具有獨(dú)立功能的多個計算機(jī)系統(tǒng),用通信設(shè)備和通信線路,按照網(wǎng)絡(luò)協(xié)議相互通信,以共享硬件、軟件和信息等資源為目的的計算機(jī)系統(tǒng)的集合。
計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)從邏輯結(jié)構(gòu)上一般可分為兩個部分。即負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)處理、向網(wǎng)絡(luò)用戶提供各種網(wǎng)絡(luò)資源及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的外層資源子網(wǎng)和負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)層通信子網(wǎng)。兩者在功能上各負(fù)其責(zé),通過一系列計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議把兩者緊密結(jié)合在一起,共同完成計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工作。
②Internet網(wǎng)絡(luò)。通常用于收集市場信息。對于業(yè)主而言,可以通過Internet網(wǎng)絡(luò)查詢采購項(xiàng)目所需的市場信息;對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),通過Internet網(wǎng)絡(luò)收集市場信息是更必不可少。目前國內(nèi)已經(jīng)有不少大型工程信息的專業(yè)網(wǎng)站,這些網(wǎng)站上提供了大量的建設(shè)工程和國際、國內(nèi)的設(shè)備采購項(xiàng)目的信息,經(jīng)常關(guān)注這些網(wǎng)站對于把握招標(biāo)市場可以起到事半功倍的效果。
另外,除了關(guān)注專業(yè)的門戶網(wǎng)站和企業(yè)網(wǎng)站外,經(jīng)常用搜索引擎搜索一些與招標(biāo)有關(guān)的關(guān)鍵詞(如建設(shè)工程、土建工程、機(jī)電設(shè)備采購、空調(diào)采購等),也會收到大量的市場信息。
2)多媒體計算機(jī)技術(shù)。多媒體計算機(jī)技術(shù)(Multimedia Computer Technology)是指計算機(jī)綜合處理多種媒體信息,文本、圖形、圖像、音頻和視頻,使多種信息建立邏輯連接,集成為一個系統(tǒng)并具有交互性。簡單地說,計算機(jī)綜合處理聲、文、圖信息和具有集成性和交互性。
組織大型項(xiàng)目招標(biāo)、開標(biāo)是需要耗費(fèi)大量的時間、精力和財力的,特別是對于大宗的進(jìn)口設(shè)備采購的項(xiàng)目,投標(biāo)商將來自世界各地,目前十分成熟的遠(yuǎn)程視訊系統(tǒng)或稱遠(yuǎn)程視頻會議系統(tǒng),將對此類型的招標(biāo)工作帶來革命性的突破。招標(biāo)人或招標(biāo)代理人一旦建立了這套系統(tǒng),并與數(shù)字監(jiān)控系統(tǒng)結(jié)合起來,便可實(shí)現(xiàn):①與身處異地的招標(biāo)單位、投標(biāo)單位隨時面對面的溝通;②現(xiàn)場開標(biāo)、評標(biāo)過程;③專家評委遠(yuǎn)程評標(biāo)、指導(dǎo);④多媒體歷史資料遠(yuǎn)程共享等。
由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程視頻傳輸技術(shù)的高速發(fā)展,系統(tǒng)性價比日趨合理,因此以該種方式進(jìn)行開標(biāo)將成為招標(biāo)工作的發(fā)展趨勢。
3)專用軟件的應(yīng)用。由于招標(biāo)的流程是標(biāo)準(zhǔn)的,因此開標(biāo)前需要準(zhǔn)備的各種文件、表格的種類、格式也是基本相同的。因此,招標(biāo)人或招標(biāo)代理人可以通過專用軟件的應(yīng)用達(dá)到招標(biāo)采購流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理。
如使用“招標(biāo)文件生成系統(tǒng)”,只需要將項(xiàng)目的基本信息錄入系統(tǒng)(項(xiàng)目編號、名稱、招標(biāo)單位、聯(lián)系人、報名期限、地點(diǎn)、發(fā)售標(biāo)書的時間地點(diǎn)、技術(shù)交底會的時間地點(diǎn)等),系統(tǒng)便會自動生成招標(biāo)公告、報名表、技術(shù)交底報名表、承諾函、投標(biāo)登記表、開標(biāo)一覽表、密封確認(rèn)表、符合性檢查表、評分表、匯總表等多種專業(yè)表格文件。
另外,在招標(biāo)工作中所涉及的許多項(xiàng)目管理方法和工具,可以使用功能強(qiáng)大的項(xiàng)目管理軟件,例如Project2003/2007來實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購項(xiàng)目的管理。
使用Project2003/2007,可以進(jìn)行招標(biāo)項(xiàng)目管理方案計劃制定,如采購項(xiàng)目日歷、任務(wù)日歷、資源日歷、與Visio配合制作樹狀WBS、里程碑(Mile Stone)設(shè)置、關(guān)鍵路徑;項(xiàng)目資源分配,如建立資源、從Outlook中導(dǎo)入資源信息、資源分配、資源工作表、資源使用狀況、資源調(diào)配、共享資源庫等;采購項(xiàng)目視圖報表管理,如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖等。
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