對(duì)國(guó)外招投標(biāo)項(xiàng)目管理的初步認(rèn)識(shí)

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一、Zublin公司參與國(guó)際投標(biāo)項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)的一般程序

1．分布在全球的分支機(jī)構(gòu)密切關(guān)注各地的招投標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)展情況，隨時(shí)搜集項(xiàng)目信息資料，反饋到總部有關(guān)部門；

2.總部的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)部門根據(jù)這些信息跟蹤搜集來(lái)的資料，經(jīng)過(guò)初步分析，提出是否參與某個(gè)項(xiàng)目投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)的建議，由董事會(huì)決定這個(gè)意向；

3.如果決定參與競(jìng)爭(zhēng)，即向業(yè)主提交預(yù)審材料；

4.如果通過(guò)預(yù)審，就可以購(gòu)買標(biāo)書(shū)；

5．全面討論標(biāo)書(shū)，由經(jīng)理層提出是否參加投標(biāo)的建議，并遞交董事會(huì)；

6．董事會(huì)決策；

7.具體項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)，首先成立項(xiàng)目部，任命項(xiàng)目經(jīng)理，然后按國(guó)際招投標(biāo)工程的程序執(zhí)行合同并履行合同。

二、項(xiàng)目決策過(guò)程及風(fēng)險(xiǎn)分析處理

一般地，國(guó)外公司根據(jù)以下30多項(xiàng)指標(biāo)或信息來(lái)決定是否參與投標(biāo)：項(xiàng)目所在國(guó)，項(xiàng)目名稱，業(yè)主(公眾的或私有的)，業(yè)主顧問(wèn)商，建議的投標(biāo)單位(包括設(shè)計(jì))，合同金額，資格預(yù)審，開(kāi)標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)，投標(biāo)截止日期，公司內(nèi)項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門和負(fù)責(zé)人，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查情況及時(shí)間，項(xiàng)目的簡(jiǎn)要介紹和主要工程，項(xiàng)目建設(shè)期，罰款/清算損害費(fèi)，合同條件(含合同類型、適用法律等)，獎(jiǎng)金，質(zhì)保期，保證金，投標(biāo)資金，運(yùn)行資金，其他資金，支付條件，費(fèi)用定期調(diào)整條款，外匯匯率，合同資金籌措，HERMES評(píng)級(jí)，本國(guó)出口立法，各種保險(xiǎn)，關(guān)稅，稅收，項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)者，投標(biāo)前的開(kāi)支預(yù)算，設(shè)備投資額，所需流動(dòng)資金。

決策過(guò)程中，在公司內(nèi)部有兩種不同的風(fēng)險(xiǎn)處理方法。一種方法是在分析完招標(biāo)文件后，僅在公司內(nèi)部提出招標(biāo)文件中存在的明顯不合理的地方，指出隱藏的風(fēng)險(xiǎn)，讓參與項(xiàng)目的人員了解。一般，這類導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的不合理?xiàng)l款被分成三類：一類是可以商量的條款，盡可能在談判中爭(zhēng)取按自己的思路更改；另一類是雖有一點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)，但可以接受的條款，這也可以在談判中作為一個(gè)籌碼迫使業(yè)主在另一方面作出讓步；第三類是完全不能讓步的條款，一旦在這些條款上達(dá)不成一致意見(jiàn)，公司就撤出投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)，保證公司利益不受損失。而另一種方法則是在正式投標(biāo)之前，就把認(rèn)為存在風(fēng)險(xiǎn)的條款主動(dòng)與業(yè)主磋商，力爭(zhēng)達(dá)到一個(gè)公平的投標(biāo)基礎(chǔ)。這樣做，一方面可以降低風(fēng)險(xiǎn)，另一方面還能減少談判時(shí)的不確定因素，容易與業(yè)主達(dá)成共識(shí)。但這種做法也有一個(gè)缺點(diǎn)，就是業(yè)主會(huì)將每個(gè)承包商通知它的修改意見(jiàn)又通知其他參與競(jìng)爭(zhēng)的承包商，這就增加了競(jìng)爭(zhēng)者對(duì)你的報(bào)價(jià)的了解，同時(shí)也增加了不能中標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)。

公司董事會(huì)在決策參與項(xiàng)目投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)，主要考慮的風(fēng)險(xiǎn)包括：業(yè)主所在國(guó)的國(guó)際信譽(yù)度；業(yè)主支付所用貨幣的穩(wěn)定性；業(yè)主所在國(guó)的建筑業(yè)主市場(chǎng)潛力；業(yè)主的籌資與支付能力；業(yè)主所在國(guó)的勞動(dòng)力水平；在可預(yù)見(jiàn)的地質(zhì)條件下，當(dāng)前技術(shù)工藝的使用是否夠用。

三、項(xiàng)目管理

一旦項(xiàng)目中標(biāo)，投標(biāo)時(shí)確定的項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)和人員馬上投入到現(xiàn)場(chǎng)的組織管理中，由于項(xiàng)目管理的復(fù)雜性，下面分幾個(gè)方面來(lái)說(shuō)明國(guó)外公司的項(xiàng)目管理是如何開(kāi)展的。

1．通用的項(xiàng)目管理組織圖(見(jiàn)圖)

2．合標(biāo)的管理

國(guó)際招投標(biāo)項(xiàng)目，特別是設(shè)計(jì)+施工合同，在很多情況下是多家公司聯(lián)合成一個(gè)聯(lián)營(yíng)體參加競(jìng)標(biāo)。如果競(jìng)標(biāo)成功，就存在合標(biāo)管理的問(wèn)題。

首先，聯(lián)營(yíng)體要成立一個(gè)項(xiàng)日管理委員會(huì)，作為項(xiàng)目管理的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)。該委員會(huì)根據(jù)聯(lián)營(yíng)體各成員間達(dá)成的協(xié)議，決定聯(lián)營(yíng)體的所有重大事務(wù)。委員會(huì)每年至少召開(kāi)兩次會(huì)議，會(huì)議由主承包商牽頭舉行。主承包商有權(quán)委任項(xiàng)目管理委員會(huì)中的項(xiàng)目董事和項(xiàng)日經(jīng)理，高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目副經(jīng)理等由聯(lián)營(yíng)體其他成員公司派人出任。項(xiàng)目董事和高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理一般不在現(xiàn)場(chǎng)，他們可能在公司總部，也可能在世界各地的工地現(xiàn)場(chǎng)巡視。

工地現(xiàn)場(chǎng)管理應(yīng)嚴(yán)格遵守項(xiàng)目所在國(guó)的法律，按聯(lián)營(yíng)體協(xié)議和主承包商確定的各種指示，高質(zhì)量、按時(shí)完成合同中規(guī)定的各項(xiàng)工程。工地現(xiàn)場(chǎng)管理的日常工作由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭進(jìn)行，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)確保聯(lián)營(yíng)體按項(xiàng)目規(guī)格書(shū)、圖紙和工程計(jì)劃執(zhí)行合同，保持和協(xié)調(diào)與工程師、業(yè)主的關(guān)系，選擇分包商、供應(yīng)商，并簽訂分包合同的采購(gòu)定單，監(jiān)視有關(guān)價(jià)格、時(shí)間、技術(shù)、程序、安全和質(zhì)量方面管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀況。

圖中所示的其他經(jīng)理和管理人員，都是項(xiàng)目經(jīng)理的助手，協(xié)助分管一項(xiàng)或幾項(xiàng)業(yè)務(wù)。這些職位的設(shè)置會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的不同而有所變化，項(xiàng)目主管部門在編制項(xiàng)目手冊(cè)時(shí)將具體安排。

3．界面管理

所謂界面管理，就是在兩個(gè)獨(dú)立體系的相交處，進(jìn)行相互作用、聯(lián)系的方法。在國(guó)際招投標(biāo)工程中，由于工程太大，一家承包商往往滿足不了業(yè)主在工程進(jìn)度、節(jié)省資金等方面的要求，那么，一個(gè)大工程就分成幾個(gè)標(biāo)，由多家承包商或聯(lián)營(yíng)體來(lái)執(zhí)行合同，這幾個(gè)標(biāo)之間的連接處，就存在著界面管理。并且，在某個(gè)承包商與當(dāng)?shù)胤?wù)機(jī)構(gòu)、權(quán)力機(jī)關(guān)和其他部門進(jìn)行接觸時(shí)，對(duì)承包商而言，也屬于界面管理。

以臺(tái)灣高速鐵路項(xiàng)目土木工程C-220合同為例，其界面存在于八個(gè)方面之間：核心系統(tǒng)承包商、軌道工程承包商、車站設(shè)計(jì)咨詢商、車站建造承包商、鄰近的土木工程承包商、倉(cāng)庫(kù)建造承包商、公用設(shè)施、當(dāng)?shù)氐臋?quán)力機(jī)關(guān)。

Zublin公司在執(zhí)行C-220合同時(shí)，必須注意界面管理，使之不影響施工計(jì)劃。

四、執(zhí)行合同的索賠

對(duì)國(guó)際招標(biāo)項(xiàng)目，承包商往往在投標(biāo)時(shí)報(bào)比較低的價(jià)格，以利于中標(biāo)。而在執(zhí)行合同時(shí)，它會(huì)根據(jù)投標(biāo)前對(duì)合同的分析結(jié)果和施工過(guò)程中出現(xiàn)的種種未預(yù)料情況，向業(yè)主提出索賠，以達(dá)到它預(yù)定的利潤(rùn)目標(biāo)。一般來(lái)說(shuō)，承包商在報(bào)價(jià)中已經(jīng)包含了4%的不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)。

當(dāng)然，并不是所有的國(guó)際招標(biāo)項(xiàng)目都存在索賠問(wèn)題。如果業(yè)主能合理地與承包商分?jǐn)傦L(fēng)險(xiǎn)，并且合同內(nèi)容詳盡周密，那么，承包商就沒(méi)有必要、也很少有可能向業(yè)主提出索賠。

五、可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)

1.招標(biāo)文件應(yīng)盡量提供完整、準(zhǔn)確的信息，合同文本盡可能多地采用國(guó)際通用條款，避免承包商為開(kāi)脫失誤而從中尋找借口。

2．連接界面的管理非常重要，要及時(shí)溝通和協(xié)調(diào)連接界面間的關(guān)系，特別是建造和供應(yīng)節(jié)點(diǎn)的銜接，以及矛盾的解決處理。

3．項(xiàng)目管理要進(jìn)一步規(guī)范、完善，養(yǎng)成嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事的習(xí)慣，特別是在與外部有關(guān)合同執(zhí)行的文件往來(lái)上，以實(shí)行兩人簽名制較好。

4．根據(jù)合同規(guī)定，對(duì)承包商未能按時(shí)履行的事務(wù)，果斷提出我們的索賠要求，逐步培養(yǎng)相關(guān)人員在招投標(biāo)項(xiàng)目上的索賠處理能力。泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)
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