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09年咨詢工程師《工程項(xiàng)目組織與管理》考點(diǎn)解析(三十六)
三、項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作
項(xiàng)目經(jīng)理的工作程序從開始接受委托或任命起正式起動,在項(xiàng)目經(jīng)理接受委托或任命時(shí)要注意在委托合同或任命文件中要明確項(xiàng)目經(jīng)理的工作職責(zé)、權(quán)限、工作任務(wù)及目標(biāo)、報(bào)酬及獎罰等。項(xiàng)目經(jīng)理正式開始工作后要經(jīng)過建立工作基礎(chǔ)(了解項(xiàng)目情況及工作任務(wù)、了解項(xiàng)目相關(guān)人員)、組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)工作和結(jié)束項(xiàng)目等步驟。主要內(nèi)容如下:
?。ㄒ唬┙⒐ぷ骰A(chǔ)
1.了解項(xiàng)目情況及工作任務(wù)
項(xiàng)目經(jīng)理著手進(jìn)行工作,首先要了解項(xiàng)目情況及工作任務(wù),將問題研究透徹,擬定初步的工作思路。
2.分析項(xiàng)目相關(guān)人員
項(xiàng)目相關(guān)人員分析的目的一是為了使項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目所涉及的各方面的關(guān)系做到心中有數(shù),以利于今后的協(xié)調(diào)工作;另一方面是有利于確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員,項(xiàng)目經(jīng)理可以從其中選定合適的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員。
從廣義上說與項(xiàng)目相關(guān)的群體與個(gè)體很多,其中包括項(xiàng)目的投資方、項(xiàng)目的運(yùn)作者、項(xiàng)目產(chǎn)品的客戶及項(xiàng)目可能影響的群體等。在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建時(shí)對這些群體要進(jìn)行識別與分析,以確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員及相關(guān)關(guān)鍵人員。
?。?)對相關(guān)人員進(jìn)行分析。
與項(xiàng)目相關(guān)人員可以按以下分類進(jìn)行分析:
?、俟緝?nèi)部:
負(fù)責(zé)監(jiān)督管理項(xiàng)目所在組織經(jīng)營運(yùn)作執(zhí)行層經(jīng)理;
為項(xiàng)目出主意的人,和為項(xiàng)目所有傳遞要求的人;
對項(xiàng)目負(fù)有全責(zé)的上層領(lǐng)導(dǎo);
參加項(xiàng)目工作,受項(xiàng)目經(jīng)理指導(dǎo)和管理的團(tuán)隊(duì)成員;
參與和組織項(xiàng)目相關(guān)工作的其他部門群體,如人力資源部門、財(cái)務(wù)部門、合同管理、行政部門、法律顧問部門等;
擁有與該項(xiàng)目相關(guān)專業(yè)知識的群體或個(gè)人。
②公司外部:
客戶或顧客:項(xiàng)目的委托方或項(xiàng)目產(chǎn)品的購買、使用者;
合作者:可能與項(xiàng)目合作的團(tuán)體、個(gè)人或組織;
賣主、供應(yīng)商、立約者:為項(xiàng)目提供各種資源,幫助項(xiàng)目工作的團(tuán)體、個(gè)人或組織;
規(guī)定者:制定用于項(xiàng)目管理規(guī)定、法規(guī)、方針等的管理機(jī)構(gòu);
專業(yè)團(tuán)體:可能對項(xiàng)目產(chǎn)生影響,或?qū)?xiàng)目有興趣的專業(yè)人群;
公眾:可能受項(xiàng)目影響或?qū)?xiàng)目感興趣的本地、本國或國際群體。
③其他相關(guān)群體:
其他相關(guān)群體是指:
為項(xiàng)目提供服務(wù)的其他人群,如將來為項(xiàng)目產(chǎn)品提供維護(hù)的人群、為項(xiàng)目提供社會保障的團(tuán)體等;
項(xiàng)目的最終使用者:項(xiàng)目產(chǎn)品的顧客可能并不是最終使用者,產(chǎn)品的最終使用可能是另外的人群;
所有支持群體:由于項(xiàng)目的出現(xiàn)與建成,可能使一批人在就業(yè)、生活、教育等不同方面受益,成為項(xiàng)目的支持者;
抵制項(xiàng)目的群體:由于項(xiàng)目產(chǎn)品的出現(xiàn)或完成,對一部分人可能在就業(yè)。居住、生活等方面產(chǎn)生不利的影響。
通過對項(xiàng)目相關(guān)人群的分析,就是要在上述人群中識別哪些是驅(qū)動者、支持者和觀察者,并確定項(xiàng)目中的權(quán)威者。在此基礎(chǔ)上更好確定項(xiàng)目的方向,確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員,識別項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及團(tuán)隊(duì)內(nèi)每個(gè)成員的工作任務(wù)。
?。?)分析方法:
?、賹⑾嚓P(guān)人員按上述分類逐一列在項(xiàng)目相關(guān)成員表上
?、趯ν瓿傻谋硪M(jìn)行完整性核對,使每一部分的人員都能進(jìn)行職位描述,落實(shí)到職位和姓名。
?、墼诜秶涣?,保證項(xiàng)目人員相關(guān)表格的完整性。
?、軐ι鲜霰砀裰械娜藛T進(jìn)行分析、識別,確定其中的項(xiàng)目驅(qū)動者,項(xiàng)目的支持者、項(xiàng)目的觀察者。
?、輿Q定讓不同項(xiàng)目相關(guān)人參與項(xiàng)目的階段時(shí)間。
?、逈Q定不同人群的參與方式。
3.編制項(xiàng)目工作大綱
項(xiàng)目工作大綱是指導(dǎo)項(xiàng)目工作的綱領(lǐng)性文件,是項(xiàng)目經(jīng)理工作的重要內(nèi)容之一。在實(shí)際工作中項(xiàng)目工作大綱的有關(guān)內(nèi)容往往是在項(xiàng)目正式確定之前就明確下來了,項(xiàng)目經(jīng)理往往是項(xiàng)目工作大綱準(zhǔn)備者之一。在項(xiàng)目正式確定后,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)盡快組織完成工作大綱的正式文件,并與項(xiàng)目委托方取得一致意見。項(xiàng)目工作大綱主要包括以下幾方面的內(nèi)容:
(1)項(xiàng)目的名稱。
?。?)項(xiàng)目基本情況。
項(xiàng)目的基本情況中應(yīng)對項(xiàng)目的主要背景。
?。?)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作目標(biāo)與任務(wù)。
?。?)項(xiàng)目工作進(jìn)度計(jì)劃。
?。?)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組成與分工。
為完成項(xiàng)目工作任務(wù),項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)擬定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的名單、確定團(tuán)隊(duì)成員,并根據(jù)任務(wù)和團(tuán)隊(duì)成員各自特點(diǎn)進(jìn)行分工。
?。?)項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃。
費(fèi)用主要包括:旅費(fèi)、人工費(fèi)(含內(nèi)部人員與外部人員)、辦公費(fèi)用等各項(xiàng)雜費(fèi),以及備用金等等。
?。?)咨詢成果的形式、成果交付數(shù)量及交付方式。
(8)項(xiàng)目費(fèi)用的來源。
?。ǘ┱絾禹?xiàng)目
1.組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
根據(jù)完成項(xiàng)目的任務(wù)的需要,經(jīng)過多方面的商討等工作,項(xiàng)目經(jīng)理確定了團(tuán)隊(duì)成員后,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將正式成立。為此項(xiàng)目經(jīng)理要完成以下工作:根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)與任務(wù)和人員的分析情況,進(jìn)行權(quán)職劃分,確定團(tuán)隊(duì)中每人的工作職責(zé);建立職責(zé)關(guān)系圖,并進(jìn)行工作流程設(shè)計(jì)。
在組建過程中項(xiàng)目經(jīng)理要向人選的團(tuán)隊(duì)說明項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目的工作范圍,還要說明項(xiàng)目的意義,選擇團(tuán)隊(duì)成員的標(biāo)準(zhǔn)等。
2.召開項(xiàng)目啟動會議
這些工作在項(xiàng)目啟動會議上仍需進(jìn)行正式的明確,項(xiàng)目啟動會議主要內(nèi)容有:
?。?)宣布項(xiàng)目正式開始工作;
(2)介紹項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員;
?。?)介紹項(xiàng)目基本情況;
?。?)宣布工作計(jì)劃;
?。?)宣布并落實(shí)人員分工;
(8)公布工作程序與工作規(guī)則;
?。?)明確內(nèi)部溝通方式等。
3.組織制訂項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各項(xiàng)具體工作計(jì)劃
項(xiàng)目具體工作計(jì)劃有很多種,從不同的角度分類有不同的結(jié)果。從管理內(nèi)容角度看有:費(fèi)用計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃、人力資源計(jì)劃、信息管理計(jì)劃、溝通計(jì)劃等;從項(xiàng)目要素構(gòu)成方面看有:項(xiàng)目技術(shù)計(jì)劃、資金計(jì)劃、原材料計(jì)劃等。另外還可以根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展階段、時(shí)間等進(jìn)行劃分確定。
?。ㄈ┕芾韴F(tuán)隊(duì)工作
團(tuán)隊(duì)組建后,項(xiàng)目工作正式開始,這時(shí)管理的計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、調(diào)整與處理的過程將貫穿在每一項(xiàng)目工作中。
1.開展項(xiàng)目實(shí)施中的指導(dǎo)
(1)對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中每個(gè)成員的工作提出具體要求。根據(jù)項(xiàng)目工作結(jié)構(gòu)分解確定的各項(xiàng)工作任務(wù),項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中各成員進(jìn)行工作任務(wù)分工,進(jìn)而提出具體的工作要求,包括工作任務(wù)、工作進(jìn)度、工作質(zhì)量,以及與其他成員的相互承接關(guān)系等,特別是要清晰地提出其工作成果在時(shí)間、費(fèi)用和質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。
(2)對團(tuán)隊(duì)成員工作的方法進(jìn)行指導(dǎo)。
(3)解決團(tuán)隊(duì)工作中的困難與問題。
?。?)培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神。
2.對項(xiàng)目全過程進(jìn)行全面控制
項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行全過程控制的關(guān)鍵是對團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行有效的控制,重點(diǎn)需把握以下方面:
(1)進(jìn)行合理的分工與適度的授權(quán),這是實(shí)現(xiàn)有效控制的前提。
(2)建立和保持有效、暢通的信息通道,這是實(shí)現(xiàn)有效控制的基礎(chǔ)。
?。?)經(jīng)常性的檢查,是對固定信息渠道的重要補(bǔ)充。
(4)及時(shí)進(jìn)行必要的調(diào)整是實(shí)現(xiàn)全過程有效控制的重要手段。
3.做好內(nèi)外關(guān)系的協(xié)調(diào)
項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系的主要工作包括:與委托方或顧客及時(shí)有效的溝通;與項(xiàng)目所在單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)保持信息的暢通;與項(xiàng)目所在單位的職能部門保持適當(dāng)?shù)幕雨P(guān)系;在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部形成統(tǒng)一、有序、高效的工作氛圍。
(四)項(xiàng)目結(jié)束
項(xiàng)目結(jié)束階段對于團(tuán)隊(duì)來說則是休整階段。這一階段的主要工作有:
?。?)項(xiàng)目成果總結(jié)與報(bào)送;
?。?)項(xiàng)目資料整理;
?。?)項(xiàng)目后續(xù)工作安排;
?。?)宣布項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作結(jié)束。
例題6.有關(guān)項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作的表述中錯誤的是(?。?br /> A.建立工作基礎(chǔ)包括了解項(xiàng)目情況及工作任務(wù)、分析項(xiàng)目相關(guān)人員、領(lǐng)取項(xiàng)目的工作大綱
B.正式啟動項(xiàng)目。包括組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、召開項(xiàng)目啟動會議、組織制定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各項(xiàng)具體工作計(jì)劃
C.管理團(tuán)隊(duì)的工作。包括:開展項(xiàng)目實(shí)施中的指導(dǎo)、對項(xiàng)目全過程進(jìn)行全面控制,做好內(nèi)外關(guān)系的協(xié)調(diào)
D.項(xiàng)目結(jié)束。主要工作有:項(xiàng)目成果總結(jié)與報(bào)送、項(xiàng)目資料整理;項(xiàng)目后續(xù)工作安排,宣布項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作結(jié)束
答案:A.
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