一種實(shí)用的建立與更新信息化項(xiàng)目首要風(fēng)險(xiǎn)表的方法

 

 

       李  歡  甘仞初

(北京理工大學(xué)管理與經(jīng)濟(jì)學(xué)院，北京，100081)

 

 

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和管理理念的進(jìn)步，各種各樣的企業(yè)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目接踵而來，國(guó)內(nèi)各種企業(yè)爭(zhēng)相花巨資對(duì)企業(yè)進(jìn)行信息化改造，仿佛搭上信息化快車，企業(yè)便可以高枕無憂地進(jìn)入新經(jīng)濟(jì)時(shí)代了。然而有專家調(diào)查發(fā)現(xiàn)，國(guó)內(nèi)按期按預(yù)算成功實(shí)施實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成的企業(yè)只占到了總數(shù)的10%-20%，沒有實(shí)現(xiàn)的或部分實(shí)現(xiàn)的占30%-40%，而失敗的卻占50%^［１］。國(guó)外數(shù)字也表明企業(yè)信息化投資成功率很低。一方面是巨額的不惜代價(jià)的投入，一方面是不能令人滿意的產(chǎn)出效果，這讓企業(yè)的CIO們感到極大的壓力，要求加強(qiáng)信息化項(xiàng)目管理的呼聲越來越高。然而，究其根源，造成項(xiàng)目管理困難的一個(gè)主要的原因是對(duì)軟件項(xiàng)目的不確定性認(rèn)識(shí)不夠，其中很大程度上說是風(fēng)險(xiǎn)管理的不力。于是，風(fēng)險(xiǎn)管理被提上議程，并成為信息化項(xiàng)目管理中研究的一個(gè)熱點(diǎn)。

 

項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理包括風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、應(yīng)對(duì)措施的確定和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等幾個(gè)環(huán)節(jié)^［２］。其中，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估是之后的一系列環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，只有正確的識(shí)別出一定階段項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)其進(jìn)行合理的排序或劃分等級(jí)，才有可能對(duì)應(yīng)的計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)措施，控制風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響。項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別具有如下的幾個(gè)特點(diǎn)：

（1）全員性：項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別不僅僅是項(xiàng)目經(jīng)理或風(fēng)險(xiǎn)管理小組成員的工作，因?yàn)轫?xiàng)目組中每個(gè)人都會(huì)遇到不同的風(fēng)險(xiǎn)，每個(gè)項(xiàng)目成員都會(huì)有自己的經(jīng)歷和項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)。

（2）動(dòng)態(tài)性：項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不是一次就能完成的。在項(xiàng)目生命周期的各個(gè)階段各種情況都有可能發(fā)生變化，因此，風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別也需要貫穿于整個(gè)項(xiàng)目中定期的進(jìn)行。

（3）信息性：信息的全面性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性和動(dòng)態(tài)性決定了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作的質(zhì)量和結(jié)果的可靠性和精確性，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別具有信息依賴性。

（4）綜合性：項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別無論是人員參與、信息收集還是工具和技術(shù)的利用上都具有很強(qiáng)的綜合性，可以說，這是一項(xiàng)綜合性的工作。

 

在實(shí)際的工作中，項(xiàng)目的首要風(fēng)險(xiǎn)表是IT項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理運(yùn)用最多的一種工具，在很多時(shí)候它被稱為十項(xiàng)首要風(fēng)險(xiǎn)清單，即top 10 risks list，然而實(shí)際上這張表上的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)并非一定總是10種。首要風(fēng)險(xiǎn)表指明了項(xiàng)目在工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure, WBS）中各個(gè)階段對(duì)于項(xiàng)目來說最大的風(fēng)險(xiǎn)。定期的更新和回顧項(xiàng)目首要風(fēng)險(xiǎn)表，有助于項(xiàng)目有關(guān)人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的變化程度以及嚴(yán)重性保持警惕，是進(jìn)行進(jìn)一步的風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃的主要依據(jù)。這些工作都應(yīng)該被放入計(jì)劃進(jìn)度表中，使之得到充分的重視和切實(shí)的執(zhí)行。

 

然而，我們想要利用首要風(fēng)險(xiǎn)表，首先就應(yīng)該考慮建立它并及時(shí)對(duì)它進(jìn)行更新。首要風(fēng)險(xiǎn)表的建立和更新的過程，實(shí)際上就是風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和初步的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作。首要風(fēng)險(xiǎn)表表示的是一系列有可能對(duì)項(xiàng)目在該階段來說最大的風(fēng)險(xiǎn)。而“最大的風(fēng)險(xiǎn)”這一概念本身就有很大的模糊性。就風(fēng)險(xiǎn)的兩個(gè)最主要的屬性——影響的嚴(yán)重性和發(fā)生的可能性來說，也是很難確切的衡量的。實(shí)際上哪怕是經(jīng)驗(yàn)再豐富的項(xiàng)目管理人員，也很難精確估計(jì)出某一種風(fēng)險(xiǎn)會(huì)到底對(duì)項(xiàng)目造成多么嚴(yán)重的影響，難以說出這段時(shí)間這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性會(huì)是百分之幾，更無法肯定某一風(fēng)險(xiǎn)就是項(xiàng)目最大的風(fēng)險(xiǎn)，這導(dǎo)致了難以找到一種切合實(shí)際的、簡(jiǎn)單快速的方法使之運(yùn)用于首要風(fēng)險(xiǎn)表的建立和更新中。甚至在不少項(xiàng)目中，項(xiàng)目首要風(fēng)險(xiǎn)表往往只是由風(fēng)險(xiǎn)管理小組的成員通過以往的經(jīng)驗(yàn)或自己的感覺羅列出幾條風(fēng)險(xiǎn)，缺乏客觀的定性分析，更沒有任何定量化的分析，既損失了很多有用的資源，沒有充分利用信息，不符合信息性，也沒有反應(yīng)出項(xiàng)目組各個(gè)方面的成員的想法，可能項(xiàng)目組的其他成員中有人持的是相反的意見，而這種意見卻沒有被考慮進(jìn)來，缺乏全員性。這樣建立的首要風(fēng)險(xiǎn)表無法客觀、充分反映實(shí)際情況，使得項(xiàng)目小組無法對(duì)各種相繼而來的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行計(jì)劃和管理，有可能導(dǎo)致進(jìn)一步的項(xiàng)目管理工作難以進(jìn)行，造成項(xiàng)目的超支、延期甚至最終失敗。

 

因此，對(duì)于首要風(fēng)險(xiǎn)表的建立和更新，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)考慮以下幾個(gè)方面；

（1）采用自底向上的方法。同一個(gè)項(xiàng)目中不同的工作可能遇到不同的問題，要將這些問題充分考慮進(jìn)來，進(jìn)而形成整個(gè)項(xiàng)目組的首要風(fēng)險(xiǎn)。

（2）給予項(xiàng)目組中各個(gè)層面上的人員發(fā)表意見的機(jī)會(huì)。項(xiàng)目小組成員應(yīng)負(fù)責(zé)將這些意見整理并利用，而不是直接選擇首要項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)表上的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）要充分利用各方面的信息。除了考慮肯定的方面，也要考慮反對(duì)的意見，即除了考慮“會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成影響”的方面，也應(yīng)考慮它的反對(duì)面——“不會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成影響”的方面；除了考慮多少人認(rèn)為該風(fēng)險(xiǎn)“會(huì)發(fā)生”，也應(yīng)該考慮多少人認(rèn)為該風(fēng)險(xiǎn)“不會(huì)發(fā)生”。

（4）綜合采用定性分析的方法和合理的定量分析方法。針對(duì)這一過程的模糊性，我們可以先不要確定風(fēng)險(xiǎn)具體的嚴(yán)重程度和發(fā)生的概率，而是采用定性分析的方法，收集到必要的信息后，再用定量的方法充分利用之對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序和分級(jí)。

 

解決帶有模糊性的決策問題，人們很自然的就想到了模糊集理論。然而模糊集理論并不是十全十美的，它不能充分清楚地反映出問題的模糊性，使得很多的信息在計(jì)算中不能被充分的利用。而在首要風(fēng)險(xiǎn)表的建立和更新時(shí)，雖然我們?cè)诶碚撋峡梢园选白畲蟮娘L(fēng)險(xiǎn)”定義為一個(gè)模糊集，但是卻很難說清楚某一風(fēng)險(xiǎn)隸屬于這一模糊集的程度到底是多少，與此同時(shí)，我們也忽略了這一風(fēng)險(xiǎn)會(huì)在多大的程度上被認(rèn)為是“不是最大的風(fēng)險(xiǎn)”。具體到風(fēng)險(xiǎn)的兩個(gè)最主要的屬性上，它們一個(gè)是模糊性的問題，一個(gè)反映的是可能性的問題，相互之間也很難進(jìn)行比較和綜合評(píng)價(jià)。

 

為了彌補(bǔ)模糊集理論的不足，Wen Lung Gau和Danied J B于1993年提出了Vague集的概念，這一概念不僅要考慮事件的“正面”，同時(shí)也兼顧了事件的“反面”^［３］。Vagu集理論在以后的幾年里陸續(xù)得到應(yīng)用。Vague集不僅能夠反映出風(fēng)險(xiǎn)“會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成影響”的一面，也能反映出“不會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成影響”的一面。

 

就風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性來說，這是一個(gè)隨機(jī)變量，然而卻很難有人能準(zhǔn)確的說出具體的數(shù)字來。實(shí)際上我們常常能聽到類似于某件事有 “在60%到80%” 的可能會(huì)發(fā)生，某件事情的成功“有八、九成的把握”這樣的話，概率論中也有置信區(qū)間的概念。而在建立首要風(fēng)險(xiǎn)表的時(shí)候，我們最終的結(jié)果也只是要找出“最有可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)”，因此，可以避免計(jì)算準(zhǔn)確的發(fā)生概率。因此，在這里我們用如下的形式來表示事件發(fā)生的可能性：(t_B , 1−f_B)，表示事件至少會(huì)以t_B的概率發(fā)生，至少有f_B的概率事件不發(fā)生。由于本文的方法采用的是類似投票的方式，所得的都是估計(jì)值，但是為了論述的方便均以t_B 和f_B表示。這樣的表示方法既能說明多少人認(rèn)為其“會(huì)發(fā)生”，也能說明多少人認(rèn)為其“不會(huì)發(fā)生”，其概念上的意義也能夠保證調(diào)查的切實(shí)可行，使用起來也相對(duì)簡(jiǎn)單，容易理解，更便于進(jìn)行下一步計(jì)算。

 

下面具體介紹一種定性和定量分析相結(jié)合的方法：

（1）利用工作分解結(jié)構(gòu)，也可以結(jié)合現(xiàn)有的軟件風(fēng)險(xiǎn)分類結(jié)構(gòu)，列出項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)分類系統(tǒng)。

（2）請(qǐng)項(xiàng)目小組的各方面成員代表根據(jù)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分類系統(tǒng)列出各自的風(fēng)險(xiǎn)清單（此時(shí)也可以對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分類系統(tǒng)進(jìn)行必要的補(bǔ)充）。

設(shè)一共請(qǐng)了h個(gè)項(xiàng)目組的成員作為被調(diào)查者，這些成員要盡可能的涵蓋這個(gè)項(xiàng)目的各個(gè)方面。設(shè)首要風(fēng)險(xiǎn)表中要列出l種風(fēng)險(xiǎn)(l≤n)。讓每個(gè)成員列出n個(gè)他們認(rèn)為在該階段內(nèi)會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成影響的風(fēng)險(xiǎn)，并鉤出他們認(rèn)為影響最大的l種風(fēng)險(xiǎn)，這n張清單稱為“影響程度”風(fēng)險(xiǎn)清單。再列出n個(gè)他們認(rèn)為該階段內(nèi)會(huì)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，同樣鉤出他們認(rèn)為l個(gè)他們認(rèn)為最有可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，這n張清單稱為“發(fā)生可能性”風(fēng)險(xiǎn)清單。假設(shè)他們一共列出了m種不同的風(fēng)險(xiǎn)，整理出風(fēng)險(xiǎn)集D。

（3）確定每種風(fēng)險(xiǎn)會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的影響程度，并用Vague集表示。

首要風(fēng)險(xiǎn)表中要列出l種風(fēng)險(xiǎn)(l≤n)，即我們認(rèn)為首要的l種風(fēng)險(xiǎn)會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生影響程度或者發(fā)生的可能性是一個(gè)界限，在此界限之上的風(fēng)險(xiǎn)是我們需要提高警惕并采取相應(yīng)的措施的。在這個(gè)意義上，我們其實(shí)是假定了對(duì)于某個(gè)被調(diào)查者而言，他的一張風(fēng)險(xiǎn)清單中那l個(gè)被鉤出的風(fēng)險(xiǎn)是“會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成影響”或是“會(huì)發(fā)生”的，他認(rèn)為這l個(gè)風(fēng)險(xiǎn)就風(fēng)險(xiǎn)清單上對(duì)應(yīng)的屬性來說是應(yīng)該被列入風(fēng)險(xiǎn)表的；而風(fēng)險(xiǎn)清單中被列出其余的風(fēng)險(xiǎn)既然被提及，即為“會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成一定程度的影響”或是“有可能會(huì)發(fā)生”的風(fēng)險(xiǎn)；而風(fēng)險(xiǎn)集中沒有被列入該清單的風(fēng)險(xiǎn)則被認(rèn)為是“不會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成影響”或是“不會(huì)發(fā)生”。

 

根據(jù)上面的分析，風(fēng)險(xiǎn)集D到每種風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響程度集A的關(guān)系R(D→A)可以定義為一Vague集關(guān)系，A中的元素x_i ( i = 1,2,…,m )可以表示為( t_A(x_i) , 1−f_A(x_i) )。其中，t_A(x_i)表示風(fēng)險(xiǎn)i“會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成影響”的成分；f_A(x_i)表示該風(fēng)險(xiǎn)“不會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成影響”的成分：

t_A(x_i) = 在“影響程度”風(fēng)險(xiǎn)清單中將第i個(gè)風(fēng)險(xiǎn)鉤出的人數(shù)/h；

1−f_A(x_i) = 1−未將第i個(gè)風(fēng)險(xiǎn)列入“影響程度”風(fēng)險(xiǎn)清單的人數(shù)/h。

（4）計(jì)算核函數(shù)S_A(x_i)。

S_A(x_i) = t_A(x_i) − f_A(x_i)， i = 1,2,…,m。

核函數(shù)S_A(x_i)用于衡量該風(fēng)險(xiǎn)被認(rèn)為是“會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成影響”可靠程度。S_A(x_i)越大，則可靠性越高。

（5）計(jì)算精確函數(shù)H_A(x_i)。

H_A(x_i) = t_A(x_i) + f_A(x_i)， i = 1,2,…,m。

精確函數(shù)H_A(x_i) 用于衡量該調(diào)查結(jié)果的精確程度。H_A(x_i)越大，則精確度越高[4]。

（6）計(jì)算W_A (x_i)。

W_A (x_i) = a S_A(x_i) + b H_A(x_i),  i = 1,2,…,m。

其中，

0≤a≤1, 0≤b≤1且 a + b = 1。

W_A (x_i)是對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)i對(duì)項(xiàng)目的影響程度的一個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)，a和b是可靠程度和精確度的權(quán)重，可以根據(jù)決策者的偏好進(jìn)行調(diào)整。如果決策者認(rèn)為精確程度對(duì)決策而言很重要，則可以加大b而減小a；反之，則減小b而加大a。這樣做避免了在綜合評(píng)價(jià)中直接對(duì)Vague值進(jìn)行比較，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候Vague值是無法進(jìn)行大小比較的。

（7）將風(fēng)險(xiǎn)i發(fā)生的可能性y_i ( i = 1,2,…,m )表示為( t_B(y_i) , 1−f_B(y_i) )的形式。

t_B(x_i) = 在“發(fā)生可能性”風(fēng)險(xiǎn)清單中將第i個(gè)風(fēng)險(xiǎn)鉤出的人數(shù)/h；

1−f_B(x_i) = 1−未將第i個(gè)風(fēng)險(xiǎn)列入“發(fā)生可能性”風(fēng)險(xiǎn)清單的人數(shù)/h。

重復(fù)(4)(5)(6)，依次計(jì)算出S_B(y_i) 、H_B(y_i)和W_B (y_i)。

（8）計(jì)算W_i。

W_i = W_A (x_i) + W_B (y_i)，i = 1,2,…,m。

根據(jù)W_i對(duì)m種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序，取W_i最大的前l種風(fēng)險(xiǎn)列入首要風(fēng)險(xiǎn)表。如果存在W_i= W_k, i≠k且i, k = 1,2,…,m，可以在決策者所能接受的范圍內(nèi)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整a和b，使它們區(qū)別開來。

 

下面是一個(gè)利用上述方法的例子。該例子是一個(gè)智能決策支持平臺(tái)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理，項(xiàng)目以農(nóng)業(yè)為背景，系統(tǒng)的主要功能是針對(duì)不同的地區(qū)、氣候和土壤條件進(jìn)行種植結(jié)構(gòu)優(yōu)化，選擇合適的種植技術(shù)，并建立和維護(hù)農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和模擬作物生長(zhǎng)模型庫(kù)。然而在項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入編碼的階段，仍存在很多不確定性很強(qiáng)的問題，風(fēng)險(xiǎn)小組成員本身的意見也不是很統(tǒng)一，雖然大家都認(rèn)為目前項(xiàng)目出現(xiàn)了一些問題，可是每個(gè)人強(qiáng)調(diào)的方面都不盡相同。項(xiàng)目小組的其它成員對(duì)項(xiàng)目存在的問題都有不少想法，但是卻說不清道不明，無法立刻決出目前的首要風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)小組管理人員為了找出目前項(xiàng)目面臨的最大風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行首要風(fēng)險(xiǎn)表的更新。

 

這里一共調(diào)查了10個(gè)項(xiàng)目組的成員，他們分別從事項(xiàng)目的各個(gè)方面的不同工作，每個(gè)人列出了6種風(fēng)險(xiǎn)，一共列出了8種風(fēng)險(xiǎn)，整理得到風(fēng)險(xiǎn)集D={用戶需求變化，采用新模擬模型，產(chǎn)品質(zhì)量太低，超期，開發(fā)工具不穩(wěn)定，人手不足，與用戶產(chǎn)生摩擦，辦公空間缺乏效率}。假設(shè)打算將4種風(fēng)險(xiǎn)列入首要風(fēng)險(xiǎn)表。根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果得到x_i，計(jì)算過程如表1所示。

以“采用新模擬模型”為例，10個(gè)被調(diào)查者中有7人將其鉤出，1人未將其列入清單，則

x₂ = (0.7,0.9)；

S_A(x₂) = t_A(x₂)−f_A(x₂) = 0.7−0.1 = 0.6；

H_A(x₂) = t_A(x₂)+f_A(x₂) = 0.7+0.1 = 0.8；

經(jīng)過慎重的考慮，項(xiàng)目小組人員取a = 0.7，b = 0.3以滿足整個(gè)項(xiàng)目管理的要求，則

W_A (x₂) = a S_A(x₂) + b H_A(x₂) = 0.7×0.6 + 0.3×0.8 = 0.66 。

相似的方法計(jì)算后可以得到衡量風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性的指標(biāo)W_B (y_i)，得到表2。