公文管理

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　　隨著人民生活水平的提高和醫(yī)藥市場(chǎng)的進(jìn)一步規(guī)范，人們對(duì)健康水平的要求逐漸提高，藥品管理已成為當(dāng)前醫(yī)藥行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵手段和措施。醫(yī)藥行業(yè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。從基礎(chǔ)理論上講，醫(yī)藥行業(yè)或醫(yī)院的工作效率和水平有一定的相關(guān)性。從某種程度上說(shuō)，醫(yī)療管理的效果決定了藥事管理行業(yè)的成敗，決定因素是目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)是否正確。醫(yī)學(xué)與人們的生活直接相關(guān)，以醫(yī)學(xué)治病為目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)是正確的。

　　一、醫(yī)藥行業(yè)公文管理中常見(jiàn)問(wèn)題分析

　　1、由于每日文件收發(fā)較為繁雜，處理流程、處理方法的不當(dāng)都會(huì)導(dǎo)致公文不能得到及時(shí)處理，影響工作的落實(shí)。主要表現(xiàn)在：一是收發(fā)文件不做詳細(xì)登記，對(duì)文件運(yùn)行情況不做跟蹤記錄，致使文件壓誤，甚至造成文件遺失。二是公文運(yùn)行流程制定過(guò)于復(fù)雜，流轉(zhuǎn)程序多，對(duì)要件急件不采取專(zhuān)辦速辦措施，致使文件無(wú)法及時(shí)傳達(dá)落實(shí)。三是未建立督辦催辦機(jī)制，只進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)卻不落實(shí)承辦情況，不掌握文件落實(shí)進(jìn)度和辦理結(jié)果，致使出現(xiàn)延誤或漏辦現(xiàn)象。

　　2、分布混亂。管理人混淆公文，在公文出具時(shí)，不知道公文與分發(fā)程序的關(guān)系，造成公文管理混亂。公文的分發(fā)一般需要準(zhǔn)備、審核、核實(shí)、部門(mén)名稱(chēng)、簽發(fā)、編號(hào)等程序，但管理層沒(méi)有對(duì)公文管理工作給予充分的重視，因此分發(fā)過(guò)程變得松散。表面上看，公文的分布似乎比較簡(jiǎn)單，但實(shí)際上公文的分布也間接影響了企業(yè)的正常運(yùn)作。

　　3、容易出現(xiàn)意外狀況網(wǎng)絡(luò)中，不確定因素存在太多，如文件起草和傳輸過(guò)程中，意外出現(xiàn)電腦死機(jī)、斷電情況，很容易造成文件的丟失和損壞。保密文件還可能遭到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，造成文件丟失和泄密，所以電子公文系統(tǒng)

　　4、缺乏組織，管理人員日常工作量較大，公文沒(méi)有保存和整理。正式文件是制定企業(yè)工作指示或通知的文件。管理人員沒(méi)有存檔和組織，這可能會(huì)導(dǎo)致內(nèi)容出現(xiàn)問(wèn)題。官方文件效率低下，信息的傳遞和分發(fā)，企業(yè)的管理顯得比較被動(dòng)，不能及時(shí)收到信息，后果更嚴(yán)重。另外，公文通常是非常正式的文件，不經(jīng)過(guò)整理和組織很容易丟失或泄露文件。也存在著很大風(fēng)險(xiǎn)和不確定因素。

　　二、公文管理軟件的功能應(yīng)用

　　1、發(fā)文管理

　　采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿(mǎn)足不同發(fā)文管理。通過(guò)流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢(xún)等處理，并在流轉(zhuǎn)過(guò)程中嚴(yán)格進(jìn)行審批控制，軟件對(duì)公文的流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，保證了公文流轉(zhuǎn)各個(gè)階段的可控性。

　　2、收文管理

　　處理外單位向單位發(fā)送的公文，實(shí)現(xiàn)收文和發(fā)文自動(dòng)銜接，通過(guò)流程審批實(shí)現(xiàn)公文在各處室承辦后，并進(jìn)行收文歸檔，采用收文列、收文流程、收文報(bào)表等自定義的管理，可以添加收文，以及分發(fā)，設(shè)置好流程后，按添加收文即可發(fā)起收文流程。

　　3、連續(xù)公文處理

　　用戶(hù)只需要一屏就可以了解全面的信息 , 大量的減少了請(qǐng)求與頁(yè)面跳轉(zhuǎn)，由一般需要操作 4 次才能處理完的公文件到現(xiàn)在只需要一個(gè)寬屏顯示器，就可以方便的連續(xù)辦件，減少二次操作，高效更精準(zhǔn)，一次點(diǎn)擊快速辦理，有助于信創(chuàng)瀏覽器速度得以提升，直接從可用向好用發(fā)展，代表信創(chuàng)環(huán)境同樣具有先進(jìn)性和創(chuàng)新性。

　　4、電子信封

　　公文流轉(zhuǎn)過(guò)程符合商密加密要求，對(duì)文件流轉(zhuǎn)過(guò)程加密，收文的啟封時(shí)間管理、啟封人可有效管理，不僅可以保障信創(chuàng)環(huán)境的安全， 同時(shí)可在簽收時(shí)電子用印，生成收發(fā)電子存證。

　　5、智能敏感詞監(jiān)控

　　當(dāng)軟件中出現(xiàn)了不和諧的敏感詞，軟件會(huì)自動(dòng)提醒到前端用戶(hù)在何時(shí)、何地、出現(xiàn)了什么詞，哪個(gè)文件上出現(xiàn)的，及時(shí)提醒到用戶(hù)的安全審計(jì)人員。

　　三、泛普軟件公文管理軟件帶來(lái)了哪些效果

　　1、工作流程自動(dòng)化

　　軟件能夠?qū)崿F(xiàn)在各部門(mén)各階級(jí)之間的工作流程，自動(dòng)化處理，提高人員的辦公效率，以及保證人員能夠準(zhǔn)確快速的進(jìn)行處理工作，實(shí)現(xiàn)高效辦公。

　　2、隨時(shí)隨地辦公

　　軟件支持手機(jī)端APP，能夠打通微信，企業(yè)微信，釘釘?shù)?，可隨時(shí)隨地查看企業(yè)最新動(dòng)態(tài)，無(wú)論你在什么地方，隨時(shí)都可以開(kāi)展工作，掌握各部門(mén)各人員的工作進(jìn)度狀態(tài)。

　　3、工作進(jìn)度跟蹤

　　通過(guò)軟件能夠及時(shí)對(duì)各部門(mén)各人員的工作進(jìn)行跟蹤，并且及時(shí)發(fā)現(xiàn)處理問(wèn)題，明確職責(zé)。軟件應(yīng)當(dāng)將權(quán)責(zé)與權(quán)限進(jìn)行軟件化的管理，各部門(mén)與各員工之間明確責(zé)任，責(zé)權(quán)到人，避免之后出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。

　　4、有效溝通

　　在軟件中能夠?qū)崿F(xiàn)各部門(mén)與各人員之間的工作信息交流，快速避免溝通不暢，導(dǎo)致信息的滯留。

　　5、數(shù)據(jù)分析，科學(xué)決策

　　可視化的流程設(shè)置頁(yè)面易于上手，輕松創(chuàng)建、改變、維護(hù)、助力企業(yè)業(yè)務(wù)流程，高效流轉(zhuǎn)，將所有數(shù)據(jù)進(jìn)維度分析，以便管理層人員科學(xué)決策。

　　公文管理軟件規(guī)范、高效、有序，保證了收發(fā)文件的高效流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)了查稿、審稿、發(fā)文、辦文的規(guī)范化操作，實(shí)現(xiàn)了發(fā)文的便捷化操作。不僅可以享受文檔管理的功能，還可以享受工作流、工作報(bào)告、通知公告、車(chē)輛管理、會(huì)議管理、行政辦公、考勤管理、工資管理、任務(wù)管理、移動(dòng)辦公等。使辦公管理更加規(guī)范、高效、有序，進(jìn)一步提升企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)院校辦公管理系統(tǒng)的優(yōu)越性，享受環(huán)保。