想采購一套倉儲管理軟件？這些事情你得了解

總體介紹

在企業(yè)的日常運營中，倉儲管理起著至關(guān)重要的作用。一套高效的倉儲管理軟件能夠幫助企業(yè)提升庫存管理效率、降低成本、提高客戶滿意度。采購一套合適的倉儲管理軟件并非易事，需要考慮諸多方面的因素。本文將圍繞采購倉儲管理軟件這一主題，詳細(xì)介紹你需要知道的八件重要事情，幫助你在采購過程中做出明智的決策。

一、明確自身需求

業(yè)務(wù)規(guī)模與類型：不同規(guī)模和類型的企業(yè)對倉儲管理軟件的需求差異很大。小型企業(yè)可能只需要基本的庫存管理功能，如入庫、出庫、庫存查詢等。而大型企業(yè)則可能涉及多倉庫管理、復(fù)雜的物流配送、與其他系統(tǒng)的集成等。例如，一家小型電商企業(yè)，每天的訂單量可能只有幾百單，它更關(guān)注的是如何快速處理訂單、準(zhǔn)確發(fā)貨。而一家大型制造企業(yè)，可能有多個生產(chǎn)基地和倉庫，需要實時掌握各個倉庫的庫存動態(tài)，以便合理安排生產(chǎn)。

功能需求：除了基本的庫存管理功能外，還可能需要一些特定的功能。比如，是否需要支持批次管理，對于食品、藥品等行業(yè)，批次管理可以方便追溯產(chǎn)品的來源和去向；是否需要支持保質(zhì)期管理，避免過期產(chǎn)品的積壓；是否需要支持條形碼或二維碼掃描，提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和效率。

未來發(fā)展需求：企業(yè)是不斷發(fā)展變化的，采購的倉儲管理軟件需要能夠適應(yīng)未來的發(fā)展。例如，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的拓展，可能會增加新的倉庫、新的產(chǎn)品線，軟件需要具備良好的擴展性，能夠輕松應(yīng)對這些變化。

數(shù)據(jù)安全需求：倉儲管理軟件中包含了企業(yè)大量的重要數(shù)據(jù)，如庫存數(shù)量、客戶信息、訂單信息等。數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要。軟件需要具備完善的安全機制，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等功能，以防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。

二、考察軟件功能

庫存管理功能：這是倉儲管理軟件的核心功能之一。它應(yīng)該能夠?qū)崟r準(zhǔn)確地記錄庫存數(shù)量的變化，支持多種庫存計價方法，如先進(jìn)先出、加權(quán)平均等。還應(yīng)該能夠進(jìn)行庫存盤點，生成盤點報告，及時發(fā)現(xiàn)庫存差異并進(jìn)行調(diào)整。

訂單管理功能：軟件需要能夠處理各種類型的訂單，包括銷售訂單、采購訂單、退貨訂單等?？梢詫τ唵芜M(jìn)行跟蹤，實時了解訂單的處理狀態(tài)，如已下單、已發(fā)貨、已簽收等。還可以根據(jù)訂單自動生成相應(yīng)的出入庫單，提高工作效率。

報表生成功能：能夠生成各種類型的報表，如庫存報表、銷售報表、采購報表等。這些報表可以幫助企業(yè)管理者及時了解企業(yè)的運營情況，做出合理的決策。例如，通過庫存報表可以了解哪些產(chǎn)品的庫存過高或過低，以便及時調(diào)整采購和銷售策略。

預(yù)警功能：當(dāng)庫存數(shù)量低于安全庫存、訂單逾期未處理等情況發(fā)生時，軟件能夠及時發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)人員采取措施。這樣可以避免因庫存短缺導(dǎo)致的生產(chǎn)停滯或客戶投訴，也可以避免因訂單積壓導(dǎo)致的資金占用。

三、評估軟件供應(yīng)商

供應(yīng)商的信譽和口碑：可以通過互聯(lián)網(wǎng)、行業(yè)論壇、客戶評價等渠道了解供應(yīng)商的信譽和口碑。一個信譽良好的供應(yīng)商通常能夠提供更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。例如，可以查看供應(yīng)商是否有不良記錄，是否經(jīng)常出現(xiàn)軟件故障、服務(wù)不及時等問題。

供應(yīng)商的技術(shù)實力：軟件的穩(wěn)定性和性能與供應(yīng)商的技術(shù)實力密切相關(guān)。供應(yīng)商需要具備專業(yè)的研發(fā)團(tuán)隊，能夠不斷對軟件進(jìn)行更新和優(yōu)化?？梢粤私夤?yīng)商的研發(fā)投入、技術(shù)人員數(shù)量和資質(zhì)等情況。

供應(yīng)商的服務(wù)能力：在軟件的使用過程中，難免會遇到各種問題，需要供應(yīng)商提供及時的技術(shù)支持和服務(wù)。供應(yīng)商應(yīng)該能夠提供多種服務(wù)方式，如電話支持、在線支持、上門服務(wù)等。還應(yīng)該有完善的服務(wù)流程和響應(yīng)機制，確保問題能夠得到及時解決。

供應(yīng)商的行業(yè)經(jīng)驗：具有豐富行業(yè)經(jīng)驗的供應(yīng)商能夠更好地理解企業(yè)的需求，提供更貼合實際的解決方案。例如，在食品行業(yè)有豐富經(jīng)驗的供應(yīng)商，會更了解食品行業(yè)的特殊需求，如保質(zhì)期管理、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等。

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四、考慮軟件的易用性

操作界面是否簡潔：一個簡潔直觀的操作界面能夠讓員工快速上手，減少培訓(xùn)時間和成本。界面應(yīng)該布局合理，功能按鈕清晰可見，操作流程簡單明了。例如，在入庫操作中，員工可以通過簡單的幾步操作就完成入庫單的錄入和提交。

是否支持自定義：不同企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和管理方式可能存在差異，軟件需要支持一定程度的自定義。例如，可以自定義字段、表單、報表等，以滿足企業(yè)個性化的需求。

是否支持多語言和多貨幣：對于跨國企業(yè)或有外貿(mào)業(yè)務(wù)的企業(yè)，軟件需要支持多語言和多貨幣。這樣可以方便不同地區(qū)的員工使用，也可以滿足不同貨幣交易的需求。

是否有移動端應(yīng)用：在移動辦公日益普及的今天，擁有移動端應(yīng)用可以讓員工隨時隨地進(jìn)行倉儲管理操作。例如，倉庫管理員可以通過手機查看庫存信息、處理出入庫單等。

五、關(guān)注軟件的集成性

與企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)的集成：企業(yè)可能已經(jīng)使用了其他的管理系統(tǒng)，如ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等。倉儲管理軟件需要能夠與這些系統(tǒng)進(jìn)行集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和流通。例如，與ERP系統(tǒng)集成后，可以實時同步庫存數(shù)據(jù)和訂單數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入和不一致。

與物流系統(tǒng)的集成：對于涉及物流配送的企業(yè)，倉儲管理軟件需要與物流系統(tǒng)集成?？梢詫崟r獲取物流信息，如貨物的運輸狀態(tài)、預(yù)計到達(dá)時間等。也可以將發(fā)貨信息及時傳遞給物流系統(tǒng)，提高物流配送的效率。

與電商平臺的集成：如果企業(yè)有電商業(yè)務(wù)，軟件需要能夠與電商平臺集成?？梢宰詣油接唵涡畔?，實現(xiàn)訂單的快速處理和發(fā)貨。例如，當(dāng)電商平臺有新訂單產(chǎn)生時，倉儲管理軟件能夠及時獲取訂單信息，并自動生成相應(yīng)的出庫單。

與第三方軟件的集成：還可能需要與一些第三方軟件集成，如條形碼打印軟件、電子秤軟件等。通過集成這些軟件，可以提高工作效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

六、分析軟件的成本

軟件購買成本：這是采購軟件的直接成本，包括軟件的授權(quán)費用、安裝費用等。不同的軟件供應(yīng)商和不同的軟件版本，價格可能會有很大差異。在選擇軟件時，需要根據(jù)企業(yè)的預(yù)算和需求進(jìn)行綜合考慮。

實施成本：軟件的實施過程可能需要一定的成本，如數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)配置、員工培訓(xùn)等。這些成本也需要在采購決策中進(jìn)行考慮。例如，數(shù)據(jù)遷移可能需要專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行操作，會產(chǎn)生一定的費用。

維護(hù)成本：軟件在使用過程中需要進(jìn)行維護(hù)，包括軟件的更新、故障排除等。維護(hù)成本通常是按年收取的，需要了解供應(yīng)商的維護(hù)費用標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)內(nèi)容。

升級成本：隨著企業(yè)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，軟件可能需要進(jìn)行升級。升級成本也需要在采購時進(jìn)行預(yù)估，避免后期出現(xiàn)費用過高的情況。

七、了解軟件的安全性

數(shù)據(jù)加密：軟件需要對企業(yè)的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取。常見的加密算法有SSL/TLS等。例如，在通過網(wǎng)絡(luò)傳輸庫存數(shù)據(jù)時，使用SSL/TLS加密可以確保數(shù)據(jù)的安全性。

訪問控制：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對不同的用戶進(jìn)行訪問控制。只有授權(quán)的用戶才能訪問相應(yīng)的數(shù)據(jù)和功能。例如，倉庫管理員只能訪問庫存管理相關(guān)的功能，而財務(wù)人員只能訪問財務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)。

備份恢復(fù)：定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備完善的恢復(fù)機制。當(dāng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或損壞時，能夠及時恢復(fù)到最近一次備份的狀態(tài)。可以采用本地備份和云端備份相結(jié)合的方式，提高數(shù)據(jù)的安全性。

安全審計：對軟件的操作進(jìn)行安全審計，記錄用戶的操作行為。當(dāng)出現(xiàn)安全問題時，可以通過審計日志進(jìn)行追溯和排查。例如，記錄用戶的登錄時間、操作內(nèi)容等信息。

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八、考察軟件的售后服務(wù)

技術(shù)支持響應(yīng)時間：當(dāng)企業(yè)在使用軟件過程中遇到問題時，需要供應(yīng)商能夠及時響應(yīng)。了解供應(yīng)商的技術(shù)支持響應(yīng)時間標(biāo)準(zhǔn)，如在工作日內(nèi)接到問題后多長時間內(nèi)回復(fù)，多長時間內(nèi)解決問題。

培訓(xùn)服務(wù)：供應(yīng)商應(yīng)該提供全面的培訓(xùn)服務(wù)，幫助企業(yè)員工掌握軟件的使用方法。培訓(xùn)方式可以包括線上培訓(xùn)、線下培訓(xùn)等。例如，為新員工提供線上視頻教程，為關(guān)鍵用戶提供線下集中培訓(xùn)。

軟件更新頻率：軟件需要不斷進(jìn)行更新和優(yōu)化，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步。了解供應(yīng)商的軟件更新頻率，以及更新的內(nèi)容和方式。例如，是否會定期推送功能更新和安全補丁。

售后服務(wù)質(zhì)量評估：可以通過向供應(yīng)商的現(xiàn)有客戶了解售后服務(wù)質(zhì)量，也可以查看供應(yīng)商的售后服務(wù)評價。一個售后服務(wù)質(zhì)量好的供應(yīng)商能夠讓企業(yè)在使用軟件過程中更加放心。

常見用戶關(guān)注的問題：

一、倉儲管理軟件適合小倉庫嗎？

我聽說很多小倉庫的老板都在糾結(jié)要不要用倉儲管理軟件，我就想知道這軟件對小倉庫到底管不管用。其實啊，倉儲管理軟件對于小倉庫也是有不少好處的呢。

提高效率方面：小倉庫雖然規(guī)模小，但日常出入庫操作也挺繁瑣的。有了倉儲管理軟件，能快速記錄貨物的出入庫信息，不用再手動登記，節(jié)省了時間和人力。比如以前找一件貨物可能要花半天時間，現(xiàn)在通過軟件一查，很快就能定位到貨物位置。

庫存管理方面：能實時掌握庫存數(shù)量，避免出現(xiàn)庫存積壓或者缺貨的情況。小倉庫資金有限，庫存積壓會占用資金，而缺貨又會影響生意。軟件可以設(shè)置庫存預(yù)警，當(dāng)庫存低于或高于設(shè)定值時，及時提醒補貨或處理積壓貨物。

數(shù)據(jù)分析方面：可以分析貨物的銷售情況，了解哪些貨物暢銷，哪些滯銷。這樣小倉庫老板就能根據(jù)銷售數(shù)據(jù)調(diào)整進(jìn)貨策略，多進(jìn)暢銷貨，少進(jìn)滯銷貨，提高資金的利用率。

客戶服務(wù)方面：能快速響應(yīng)客戶的訂單查詢，準(zhǔn)確告知客戶貨物的庫存情況和發(fā)貨時間，提升客戶滿意度。小倉庫更要注重客戶服務(wù)，有了軟件的支持，在這方面就能做得更好。

二、倉儲管理軟件的操作復(fù)雜嗎？

朋友說他擔(dān)心倉儲管理軟件操作太復(fù)雜，自己學(xué)不會。我就覺得吧，現(xiàn)在的軟件都在往簡單易用的方向發(fā)展，應(yīng)該不會太難。

界面設(shè)計：大部分倉儲管理軟件的界面設(shè)計都很人性化，采用圖形化界面，圖標(biāo)和菜單都很清晰，一看就能明白大概的功能。就像手機應(yīng)用一樣，很容易上手。

培訓(xùn)支持：軟件供應(yīng)商一般都會提供培訓(xùn)服務(wù)，有線上視頻教程、操作手冊，還可能有專人進(jìn)行一對一的培訓(xùn)。只要花點時間認(rèn)真學(xué)習(xí)，很快就能掌握基本操作。

功能模塊：軟件的功能模塊劃分很合理，每個模塊對應(yīng)不同的功能。比如入庫管理、出庫管理、庫存查詢等，用戶可以根據(jù)自己的需求逐步學(xué)習(xí)和使用，不用一下子全部掌握。

操作流程：操作流程都是按照實際的倉儲業(yè)務(wù)流程設(shè)計的，符合人們的操作習(xí)慣。比如入庫時，按照軟件提示依次錄入貨物信息、數(shù)量、入庫時間等，一步一步操作，很容易理解。

三、倉儲管理軟件能和現(xiàn)有系統(tǒng)對接嗎？

我聽說有些企業(yè)已經(jīng)有了自己的辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等，就想知道倉儲管理軟件能不能和這些系統(tǒng)對接。這要是能對接上，那工作效率肯定能大大提高。

對接的可能性：現(xiàn)在很多倉儲管理軟件都具備良好的開放性和兼容性，是可以和現(xiàn)有系統(tǒng)對接的。比如和企業(yè)的ERP系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和流通。

數(shù)據(jù)共享：對接后，倉儲管理軟件中的庫存數(shù)據(jù)可以實時同步到財務(wù)系統(tǒng)中，財務(wù)人員能及時了解庫存成本，進(jìn)行準(zhǔn)確的財務(wù)核算。辦公系統(tǒng)中的訂單信息也能直接傳輸?shù)絺}儲管理軟件中，方便安排貨物的出入庫。

接口標(biāo)準(zhǔn)：軟件供應(yīng)商會提供標(biāo)準(zhǔn)的接口，按照接口標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開發(fā)和配置，就能實現(xiàn)和現(xiàn)有系統(tǒng)的對接。不過對接過程可能需要專業(yè)的技術(shù)人員來操作。

定制開發(fā)：如果現(xiàn)有系統(tǒng)比較特殊，沒有標(biāo)準(zhǔn)的對接方式，軟件供應(yīng)商還可以進(jìn)行定制開發(fā)，根據(jù)企業(yè)的具體需求實現(xiàn)系統(tǒng)對接。

四、倉儲管理軟件的價格貴嗎？

朋友推薦了幾款倉儲管理軟件，但他又說價格差異挺大的，我就想知道這價格到底受哪些因素影響。

功能模塊：軟件包含的功能模塊越多，價格就越高。比如只具備基本的出入庫管理和庫存查詢功能的軟件，價格相對較低；而包含了數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)鏈管理等高級功能的軟件，價格就會貴一些。

用戶數(shù)量：如果企業(yè)需要多個用戶同時使用軟件，軟件供應(yīng)商會根據(jù)用戶數(shù)量來收費。用戶數(shù)量越多，費用也就越高。

部署方式：有本地部署和云端部署兩種方式。本地部署需要企業(yè)自己購買服務(wù)器等硬件設(shè)備，前期投入成本較高；云端部署則是按使用時間和功能模塊收費，前期投入相對較低，但長期使用成本可能會高一些。

軟件品牌：知名品牌的軟件通常價格會高一些，因為它們在技術(shù)研發(fā)、售后服務(wù)等方面投入較大，質(zhì)量和穩(wěn)定性更有保障。而一些小品牌的軟件價格相對較低，但可能在功能和服務(wù)上會有所欠缺。

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