建筑基礎工程企業(yè)管理系統(tǒng)

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 　　項目文檔管理，是指在一個系統(tǒng)(軟件)項目開發(fā)進程中將提交的文檔進行收集管理的過程。通常，文檔管理在項目開發(fā)中不是很受重視，當發(fā)現(xiàn)其重要性時，往往為時已晚。整個項目可能因此變得管理混亂，問題產生后無據可查。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關重要的作用，其關鍵性不容忽視。

　　一、文檔的作用：

　　其一，它是項目管理者了解開發(fā)進度、存在的問題和預期目標的管理依據。

　　第二，大多數軟件開發(fā)項目會被劃分成若干個任務，并由不同的組去完成。文檔管理則是不同小組任務之間聯(lián)系的重要憑證。

　　第三，可提供完整的文檔，保證了項目開發(fā)的質量。

　　第四，項目文檔是系統(tǒng)管理員、操作員、用戶、管理者和其他相關人員了解系統(tǒng)如何工作的培訓與參考資料;

　　第五，項目文檔將為系統(tǒng)維護人員提供維護支持;

　　第六，項目文檔作為重要的歷史檔案將成為新項目的開發(fā)資源。

　　二、項目文檔管理規(guī)定：

　　(1)將文檔分為兩大部分提交管理：項目常規(guī)文檔和項目歸檔文檔。常規(guī)文檔的提交和使用根據項目組內部小組成員任務的不同進行權限劃分;項目歸檔文檔由項目管理主管(或項目文檔管理員)將項目中的重要文檔從常規(guī)文檔中進行分類歸檔。

　　(2)常規(guī)文檔管理目錄分為項目日常管理文檔和項目流程管理文檔。

　　(3)日常管理文檔包括項目報告、會議紀要、項目管理模板、重大問題跟蹤、數據質量管理。項目報告又可分為個人周報、小組周報、項目周報、項目簡報，項目簡報。并都按照不同目錄進行分類管理。

　　(4)提交完整的項目開發(fā)、應用開發(fā)流程文檔。一般包括：項目計劃、業(yè)務需求說明書、數據需求說明書、模塊、應用開發(fā)文檔、系統(tǒng)測試文檔、詳細設計文檔、系統(tǒng)測試文檔、用戶手冊、上線文檔、培訓資料、系統(tǒng)運行維護等。

　　(5)所有項目組成員均建立VSS軟件環(huán)境下的對應用戶，各自擁有對以上各類文檔的讀、寫、增加、刪除權限。由各項目小組長保證提交已保存文檔的質量;由文檔管理員或項目經理整體把握項目文檔在各階段的提交情況。

　　項目文檔管理規(guī)范制定好之后，關鍵在于大家要“依規(guī)執(zhí)行”，使雜亂無章的存放模式變得井井有條。

　　三、功能：

　　1、文檔庫

　　1)操作權限

　　由公司文檔管理人員負責操作該表單，其他人員可以查看相關密級的文檔。

　　2)操作

　　根據項目情況可以手工錄入現(xiàn)存的文檔，也可以把文檔接收、文檔起草中相關數據文檔歸類到文檔庫中。

　　2、文檔起草

　　1)操作權限

　　由公司內部管理人員使用，作為部門之間業(yè)務溝通過程的工作手段進行。

　　2)業(yè)務流程

　　填報基本信息、錄入備忘內容信息，走審批流程、流程最后抄送文檔管理人員，由文檔管理人員打印報表、將報表導出PDF文件、再上傳到本條記錄的附件中去，再進行文檔入庫，最后執(zhí)行“文檔分發(fā)”功能。

　　3)操作

　　新增錄入備忘錄內容信息，需要走流程的走流轉功能后，打印報表，再進行入庫、文檔分發(fā)(針對公司部門使用)。

　　3、文檔分發(fā)

　　1)操作權限

　　企業(yè)內部與外部協(xié)助單位管理人員都可以使用，但是所進入的平臺層級不一樣。

　　2)業(yè)務流程

　　新增文件分發(fā)記錄、選擇分發(fā)文檔、選擇接收單位和接收人(兩種方式：增加和使用分發(fā)表)后進行分發(fā)。

　　3)操作

　　新增文件分發(fā)記錄，選擇分發(fā)文檔、接收人員，點擊分發(fā)直接發(fā)送文檔到相關人員的文件接收中去。

　　4、文檔接收

　　1)操作權限

　　企業(yè)內部與外部協(xié)助單位管理人員都可以使用，但是所進入的平臺層級不一樣。

　　2)業(yè)務流程

　　選擇要接收的文檔，查看相關內容后，點擊：歸類。

　　5、文檔借閱

　　1)操作權限

　　企業(yè)內部與外部協(xié)助單位管理人員都可以使用，但是所進入的平臺層級不一樣。

　　2)業(yè)務流程

　　借閱人填報借閱“基本信息”、“借閱明細”、走預定義審批流程、審批流程到審批人批準后，即可跟文檔管理人員借閱相關文件(紙質借閱)，電子借閱直接在電子借閱查詢中查詢批準過的電子文件。

　　3)操作

　　新增錄入借閱內容信息，需要走流程的走流轉后，到文檔管理人員處領取相關實物文檔。