創(chuàng)業(yè)家必修課－成本的控制與管理

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成本系指為達(dá)成某事物而必須放棄的東西，成本也是把原料轉(zhuǎn)變成產(chǎn)品所涉及的購進(jìn)、處理(生產(chǎn))、與遞送等活動中必須支付的價格。有效的成本控管可提供重要的管理信息，同時凸顯缺乏效率的實(shí)務(wù)；成本數(shù)據(jù)也可作為訂定價格的基礎(chǔ)。

在競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，運(yùn)用現(xiàn)有資源以獲得最大收益，同時確保成本不增加，是決定企業(yè)成敗的重要因素?？毓艹杀竞蛣h減成本是不同的兩回事，企業(yè)自然免不了需要節(jié)約開支的時候，但是，過于頻繁的刪減成本對公司可能造成不利影響，例如可能損及質(zhì)量，可能傷害公司聲譽(yù)，顧客、供貨商、及員工可能因而不悅。控管成本則不同，它是一種持續(xù)流程，亦即持續(xù)監(jiān)督、分析、正確分派成本歸屬、促成注意成本的組織文化。

控制與管理成本的七個關(guān)鍵事項(xiàng)

         收集有關(guān)成本信息

         倡導(dǎo)對成本概念的重視

         留意成本分?jǐn)偟姆椒?

         發(fā)掘所有成本要素

         定期監(jiān)督成本與費(fèi)用

         了解成本控管與獲利力之間關(guān)系

         切記品質(zhì)保障

◎控制與管理成本的七個關(guān)鍵事項(xiàng)

1.      收集成本信息

在執(zhí)行成本控管之前，你必須先收集有關(guān)于成本的數(shù)據(jù)，也就是你的實(shí)際成本有哪些。通常，成本的廣義分類包括勞動成本、原料成本、間接成本。一般而言，服務(wù)業(yè)的勞動成本占所有成本的最高比重；制造業(yè)的各類成本比重可能是15%的勞動成本、50%的原料成本、30%的間接成本。

2.      倡導(dǎo)對成本概念的重視

所有員工都應(yīng)該知道公司的基本財務(wù)策略，并了解他們所下決策的財務(wù)涵義，他們應(yīng)該有足夠信息以了解與自己相關(guān)的總成本，并知道還可以有哪些其它選擇。舉例來說，就算電話與文具的費(fèi)用是由中央統(tǒng)籌支付，所有產(chǎn)品與服務(wù)的實(shí)際成本應(yīng)該把這些間接成本考慮在內(nèi)(以部門或作業(yè)為成本分?jǐn)倖挝?。開放式管理(公開賬冊報告)是讓所有員工共同分擔(dān)成本、分享獲利的一種方法，其重點(diǎn)之一是教育所有員工了解數(shù)字所代表的意義。

3.      留意成本分?jǐn)偟姆椒?

預(yù)算是最有效益的成本控管工具，在成本控管中，控管預(yù)算是不言而喻的要素，但除此之外，還有其它可運(yùn)用的方法與技巧。

發(fā)現(xiàn)實(shí)際成本的方法之一是把預(yù)算流程歸零，重新開始(就像從一張白紙開始)估計作業(yè)相關(guān)的所有成本，這種方法稱為“零基預(yù)算”(zero—based budgeting)，其基本原則是年度預(yù)算分配應(yīng)該從基礎(chǔ)開始。以這種方法來發(fā)現(xiàn)所有成本分?jǐn)偅芸赡軙鹨粋€問題： “首先，此作業(yè)有必要嗎?”不要忘了固定成本，如果你剔除某項(xiàng)作業(yè)，那么，其它作業(yè)必須分?jǐn)偹泄潭ǔ杀尽?

“作業(yè)成本制”(Activity－Based Costing，ABC)指的是詳細(xì)檢視影響公司間接成本的所有重要因素，并辨識重要的成本因素。作業(yè)成本制要求和產(chǎn)品相關(guān)的所有成本，也就是說，從研究及新產(chǎn)品發(fā)展到營銷與遞送等，應(yīng)該被視為產(chǎn)品成本，或分?jǐn)傆趥€別產(chǎn)品或服務(wù)。

成本也許難以獨(dú)立分割，因?yàn)樗鼈兺婕岸鄠€工作與活動，若從組織角度而言，可能會認(rèn)為這些工作與作業(yè)和其組織不相干。舉例來說，你從另一個單位或部門獲得一項(xiàng)服務(wù)，你知道此服務(wù)對你很重要，但你可能未察覺提供此服務(wù)所涉及的成本。處理此間題的方法之一是間接成本價值分析(overhead value analysis)，或是作業(yè)相關(guān)價值鏈分析(similar activities value chain analysis)及制程價值分析(process value analysis)，這些分析追追溯那些提供服務(wù)給組織其它部門或單位的工作流程(現(xiàn)在，愈來愈人把這些工作流程稱為信息流程)，并予以量化。

4.      發(fā)掘所有成本要素

成本又分為固定成本與變動成本，固定成本如辦公室租金，不論你的業(yè)務(wù)量多少，辦公室資金是固定不變的；變動成本如原料成本，隨著你的產(chǎn)量多寡而變動。有些成本涉及固定成本與變動成本，被歸類為半變動成本(semi—variable costs)。

主要的成本要素包括：

         空間、租金、地方營業(yè)稅；

         能源成本(暖氣、照明、廢物處理、污染清除)；

         薪資(包括人員招募成本、曠職、病假工資、退休金、保險等)；

         自外購進(jìn)的原料與服務(wù)；

         差旅與交通運(yùn)輸（你有沒有考慮使用新的電訊技術(shù)?）；

         一般通訊成本(郵資、電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)、文具、供應(yīng)品等)；

         保全與保險，若沒有保全與保險，災(zāi)害可能會演變成公司危機(jī)嗎？你是否應(yīng)該調(diào)查有沒有其它更便宜的保全與保險費(fèi)率？你的公司有沒有制定災(zāi)害恢復(fù)原計劃？

         財務(wù)成本(利息、股利、賒賬、呆帳)。

變動成本通常和營業(yè)額相關(guān)，可能的項(xiàng)目包括：

         薪資；

         廣告；

         銷售費(fèi)用；

         郵寄費(fèi)用； 

        暖氣、照明、電力、水等。

注意公司的營業(yè)額和成本之間呈現(xiàn)怎樣的關(guān)聯(lián)趨勢？此關(guān)聯(lián)趨勢健全或不健全、正面或負(fù)面？

5.      定期監(jiān)督成本與費(fèi)用

有效的成本控管可幫助你在銷售量(或營業(yè)額)增加、甚至衰減的同時，提高獲利。密切觀察公司銷售量與成本的變化型態(tài)，了解異常提高或減少的原因。

定期計算銷貨成本占凈營收的比例，留意購入項(xiàng)目價格、交通運(yùn)輸成本、廢物、竊盜損失等的增減情形。

不要盲目地隨著銷售量的增加而增加固定成本，因?yàn)殇N售量的增加可能只是一時的，不一定會再出現(xiàn)。

6.      了解成本控管與獲利力之間的關(guān)系

切記，成本只是影響獲利力的其中一個因素，其它影響因素包括：

         銷售量／營業(yè)額；

         凈利；

        資金運(yùn)用；

         產(chǎn)品組合；

任何一個因素的改變，會影響所有其它因素；若成本控管導(dǎo)致成本的急劇改變，必須注意可能對銷售量、凈利、資金運(yùn)用、產(chǎn)品組合造成的影響，例如成本的顯著刪減可能會對銷售造成負(fù)面影響。

7.      切記品質(zhì)保障

你的顧客忠誠度是依靠以最低價格取得最佳質(zhì)量來維持。因此，購買最便宜的原料通常不是最佳解決方法，因?yàn)橛阋送碣|(zhì)量較差。

全面質(zhì)量管理、IS0 9000、及持續(xù)改善方案等改善質(zhì)量的方法已經(jīng)證明可以透過杜絕浪費(fèi)與重復(fù)工作或重復(fù)成本來達(dá)到降低成本的目的，這些方案多半授權(quán)員工，并把決策權(quán)下放給實(shí)際執(zhí)行工作者。

重要原則！！

        定期重新檢視成本與費(fèi)用；

        切記，員工可能對成本之控管有寶貴的見解；

        了解成本控管可能對員工士氣所造成的影響：可能是激勵員工士氣，也可能是打擊員工士氣；

        事前控管總是比發(fā)生問題后再矯正要容易得多；

        財務(wù)報告必須持續(xù)更新，并定期公告財務(wù)目標(biāo)，并告知全體員工；

       不要把成本控管和刪減成本劃上等號；

        不要以銷售量增加作為未經(jīng)授權(quán)的成本增加的理由；

       不要在控管成本的過程中忽略了質(zhì)量。