OEM企業(yè)項目管理中有關(guān)溝通的管理

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OEM是英文Original Equipment Manufacture的縮寫，中文意思是“原始設(shè)備制造商”也稱作“貼牌制造”或“代工廠”。國內(nèi)OEM企業(yè)正在紛紛走向從OEM到ODM(Original Design Manufacture 原始設(shè)計制造商)再到 OBM(Original Brand Manufacture原始品牌制造商)的轉(zhuǎn)型過程中。但是，這一轉(zhuǎn)型過程需要經(jīng)過很長的時間。在轉(zhuǎn)型的初期，這些貼牌企業(yè)仍然要依靠訂單加工來賺取利潤。OEM業(yè)務(wù)仍是它們在轉(zhuǎn)型時期最主要的經(jīng)濟來源。
　　項目管理是上世紀(jì)開始發(fā)展起來的一種新的管理技術(shù)和方法，它是以項目為對象的系統(tǒng)管理方法，通過一個臨時的專門的柔性組織，對項目進行高效的計劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實現(xiàn)項目全過程的動態(tài)管理和項目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)和優(yōu)化。
　　將項目管理的知識運用于OEM企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的過程中，充分發(fā)揮項目管理知識體系中所涉及到的各種管理工具(項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目溝通管理、合同管理等)、技術(shù)的優(yōu)勢，不僅可以使OEM企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)過程運作規(guī)范、文檔清晰，而且可以為企業(yè)在轉(zhuǎn)型期間獲得可靠的資金保證、建立良好的產(chǎn)品生產(chǎn)知識體系提供幫助，提高企業(yè)的競爭力。
　　一、OEM企業(yè)項目管理的特點概述
　　1.多項目并存，很多技術(shù)和知識、人員可以共享。按照一個訂單一個項目來進行項目管理?？蛻粜枨蟮拿恳淮巫兓?，考試/大都可以看作是一個項目。如：相同功能不同外觀的產(chǎn)品、不同包裝的相同產(chǎn)品等，均認(rèn)為是不同的項目。
　　同一客戶所委托加工的眾多不同產(chǎn)品，在制作工藝上往往具有相似性。在此加工過程中OEM企業(yè)所擁有的技術(shù)、設(shè)備、人員都可以在一定程度上進行共享。
　　2.缺乏專業(yè)的項目管理人員。企業(yè)中實際搞項目管理的人員多數(shù)都是從內(nèi)部的技術(shù)部門提升的，這些人缺少專門的項目管理知識。在項目管理的實施過程中，他們很難分清自己的真正角色，過于注重技術(shù)細節(jié)，而忽視了管理和溝通的重要性。
　　3.項目經(jīng)理責(zé)任大、權(quán)力小。從資源調(diào)配來看：在項目管理的過程中，考試/大項目管理者并不對資源的調(diào)配負(fù)責(zé)，而是通過各個職能部門調(diào)配并使用資源，但最后決定什么樣的資源可以調(diào)撥，則取決于業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。
　　從合作關(guān)系來看：項目經(jīng)理和項目組成員的合作關(guān)系是暫時的，而職能經(jīng)理和隸屬于其管轄的項目組成員的合作關(guān)系卻是永久的。項目組成員更為關(guān)心的是自己的長遠利益，因此他們更為關(guān)心的是自己同職能經(jīng)理，而不是同項目經(jīng)理之間的合作關(guān)系。這導(dǎo)致了在項目實施過程中項目經(jīng)理不能有效的控制項目組成員。
　　從信息傳遞過程來看：項目管理中的溝通管理要求項目組成員在項目信息傳遞的過程中直接向項目經(jīng)理負(fù)責(zé)，而實際情況則是項目組成員往往直接向職能經(jīng)理傳遞信息，使得在項目信息傳遞的過程中，項目經(jīng)理不能及時準(zhǔn)確地獲得有效信息。
　　4.強調(diào)時間管理。項目的多目標(biāo)屬性要求項目要受到費用(有限的預(yù)算)、功效(功能要求和質(zhì)量要求)和時間(工期和日期) 的限制，但是OEM企業(yè)的委托加工商在尋找OEM企業(yè)時，往往會更多地考慮OEM企業(yè)的準(zhǔn)時交貨能力，這就使得OEM企業(yè)在項目管理的過程中更加注重項目的時間管理。
　　再好的時間管理，離開了溝通，也會導(dǎo)致項目進展的延期，所以除了要搞好時間管理外，溝通也不容忽視。
　　二、項目溝通管理
　　項目溝通管理是“確保及時、準(zhǔn)確地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲存和最終處理項目信息所需的各個過程。它提供了成功所必須的人、思想和信息之間的重要聯(lián)系”。
　　項目的成功實施離不開項目組成員的積極參與，因此就少不了信息的往來傳遞和人員的相互溝通，在項目管理過程中溝通可謂無處不在，無時不有。項目經(jīng)理最重要的工作內(nèi)容之一就是溝通，項目經(jīng)理90%的時間都花在溝通上。因此，溝通管理的作用是不容忽視的。良好的溝通能夠及時準(zhǔn)確地獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項目管理工作的各個方面、為項目的成功提供可靠的保障。
　　三、OEM企業(yè)中溝通管理
　　OEM企業(yè)中項目管理的溝通包括項目組內(nèi)部溝通、項目組之間的溝通，項目組外部的溝通。
　　1.OEM企業(yè)中項目組的內(nèi)部溝通。在OEM企業(yè)中，項目組內(nèi)部的溝通主要是幾個職能部門之間的相互溝通和協(xié)調(diào)。在整個項目管理的過程中，項目管理者充當(dāng)?shù)氖菂f(xié)調(diào)者的角色。項目組內(nèi)部溝通包括：
　　(1)同市場部溝通。項目經(jīng)理同市場部的溝通主要是為了及時準(zhǔn)確地了解客戶的需求，并根據(jù)客戶的需求制定可行的工作計劃?？蛻粜枨蟮拿恳淮巫兏?，都會對項目的實施造成一定的影響。因此同業(yè)務(wù)部門的溝通，是項目經(jīng)理及時掌握客戶需求變更的最佳途徑。
　　(2)同采購部門溝通。這一環(huán)節(jié)的溝通可以說是最為關(guān)鍵的溝通。原因在于：任何產(chǎn)品的生產(chǎn)都是以物料齊套為基礎(chǔ)。缺少任何一種物料，或者某種物料不符合規(guī)格要求，產(chǎn)品都無法進行正常的生產(chǎn)。如果采購職能部門不能及時、準(zhǔn)確地將生產(chǎn)所需的物料購買到，并保證物料的齊套性，那么后續(xù)的工作就是空談。做好采購部門的溝通、加快物料的采購進程，無疑可以節(jié)約大量的資源，提高產(chǎn)品開發(fā)的效率。
　　(3)同客戶的溝通。同客戶的溝通，主要是為了及時、準(zhǔn)確地了解客戶的需求。一個產(chǎn)品項目的成功與否，取決于客戶對最終交付物的認(rèn)可程度，得到客戶的認(rèn)可，就證明項目取得了成功。
　　(4)同生產(chǎn)制造部的溝通。生產(chǎn)制造部是產(chǎn)品制造過程中技術(shù)上最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。同生產(chǎn)制造部門的溝通主要是為了及時掌握生產(chǎn)狀況、組織相關(guān)的項目組成員解決問題，對生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題進行總結(jié)。為以后遇到類似問題，提供解決的參考方法，并定期為客戶提供相關(guān)生產(chǎn)信息的支持。
　　(5)同質(zhì)量保證部門的溝通。在這個環(huán)節(jié)的溝通中，質(zhì)量保證部門充當(dāng)“準(zhǔn)客戶”客戶的角色，在保證質(zhì)量方面起到了關(guān)鍵的作用。和質(zhì)量保證部門的溝通是及時掌握材料和產(chǎn)品質(zhì)量的最直接的方式。同時，也可以在第一時間，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)的問題，及時召集相關(guān)人員，找到解決方法，減少企業(yè)的損失。
　　(6)同公司高層領(lǐng)導(dǎo)的溝通。任何項目的啟動都要獲得企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，如果得不到高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，項目就不可能成功。同高層領(lǐng)導(dǎo)的溝通主要是為了讓高層領(lǐng)導(dǎo)隨時了解產(chǎn)品生產(chǎn)過程的進展?fàn)顩r、工作中遇到的困難、尋求協(xié)助，以及對項目的順利進行尋求支持的過程。
　　除此之外，還包括和物流部門的溝通、以及和財務(wù)部門的溝通等。
　　2.項目間的溝通。OEM企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，決定了項目管理并不是針對某一個單一項目所進行的管理，而是同時對多個項目所進行的管理。這些項目有可能屬于同一個客戶，也有可能屬于多個客戶。然而，同一客戶的不同訂單，往往在技術(shù)上有相關(guān)性，通過各個項目組之間的信息溝通、技術(shù)交流、關(guān)鍵技術(shù)人員的共享，就可以促進相互之間的學(xué)習(xí)，達到事半功倍的目的。
　　3.項目外部的溝通主要是同產(chǎn)品所涉及的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檢測機構(gòu)、原材料供應(yīng)商、相關(guān)政府部門等的溝通。
　　四、OEM企業(yè)溝通管理中存在的主要問題
　　1.信息反饋不及時，缺乏雙向溝通。項目組成員之間信息的傳遞只注重信息是否傳遞出去了，而不注重信息是否傳遞的準(zhǔn)確，缺乏雙向溝通。同時多項目的并存，使得項目組成員在溝通的時候，由于不明確各項目的優(yōu)先級，導(dǎo)致緊急的項目信息的傳遞和反饋產(chǎn)生了延遲。
　　2.溝通形式雖然多樣，但溝通效果不佳。OEM企業(yè)信息溝通雖然也采取多種多樣的溝通方式來進行，但是在進行溝通的時候項目組成員忽略各種溝通形式使用時的差異，造成溝通效果不佳。
　　3.缺乏完善的信息溝通體系。信息的發(fā)布與項目的成功直接相關(guān)。在OEM企業(yè)中，重要信息的發(fā)布是通過召開會議的方式進行的。然而在項目實施的過程中，信息的發(fā)布渠道應(yīng)該是多種多樣的。項目組成員空間上的阻隔性，也是影響信息發(fā)布的一個原因所在。
　　4.忽視對溝通計劃的審查和控制。OEM企業(yè)在進行項目管理的過程中，過分地強調(diào)項目的時間管理，而忽視了項目的溝通管理。在項目啟動伊始，雖然對項目管理溝通計劃也進行了編制，但是在整個項目生命周期的執(zhí)行過程中卻缺少對這個計劃的審查工作。
　　五、提高溝通管理效率的有效途徑
　　1.培養(yǎng)項目組成員的主動溝通意識。溝通是雙向的，而非單向的。培養(yǎng)項目組成員的主動溝通意識主要是改變他們溝通的態(tài)度。在多數(shù)溝通中，下級都是被動的接收者，缺乏主動溝通的意識。通過培養(yǎng)他們在項目中的主動溝通意識，可以及時地發(fā)現(xiàn)問題，盡早更正問題。培養(yǎng)項目組成員的主動溝通意識可以通過在組建項目組的時候，挑選責(zé)任意識強的項目組成員，對在溝通過程中成績突出者給與獎勵來強化他們主動溝通的行為。 2.采取多種多樣的溝通方式，提高溝通的效果。針對溝通的對象、溝通事項的緊急程度、溝通信息是否需要反饋等，采取不同的溝通方式。如：召開會議、電話、電子郵件、傳真等。在采用電子郵件進行溝通時，須注意要有針對性地發(fā)郵件、并寫清郵件主題、標(biāo)清郵件緊急程度，只發(fā)給相關(guān)的人員，而不是到處亂發(fā)。對于特別重要的郵件，要求對方給與回執(zhí)。采用會議方式的時候，要注意寫清會議主題、會議需要持續(xù)的時間、與會的相關(guān)人員、會議的進程等，而不是只約定會議時間和地點。對一些重要的信息，則應(yīng)該要求各相關(guān)人員簽字，進行確認(rèn)，以保證信息確實傳遞給了相關(guān)的人員。
　　3.建立有效的溝通體系。有效的溝通體系的建立，主要是為了項目組成員在遇到問題或者需要溝通時，能夠準(zhǔn)確及時地找到需要溝通的對象，做到有的放矢。應(yīng)該建立以項目經(jīng)理為關(guān)鍵溝通點的內(nèi)部溝通機制，以項目總監(jiān)為主要溝通點的項目組間溝通機制。如果有可能盡量將同一項目組的成員集中在一起辦公，為他們提供一個便于相互交流的空間。
　　4.選擇合適的項目經(jīng)理。項目經(jīng)理在整個項目管理過程中的地位，決定了他在溝通過程中所起的作用。所以，在項目經(jīng)理的選聘過程中，我們更應(yīng)該注重對其溝通能力、技術(shù)背景以及個人性格方面的考慮。依據(jù)OEM企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，在選擇項目經(jīng)理的時候，也可以邀請客戶參與，通過客戶提供的意見和建議，在同客戶協(xié)商的基礎(chǔ)上對項目經(jīng)理候選人進行選擇，這樣既體現(xiàn)了對客戶的尊重，也可以挑選出比較合適的項目經(jīng)理。
　　5.加強對項目溝通管理計劃的審查和控制工作。任何計劃都要受到控制。沒有控制的計劃，就如同失去了舵手的航船。因此，我們在項目管理的過程中要時刻加強對項目溝通計劃的審查和控制。這樣我們才能保持企業(yè)的凝聚力，使我們的員工同心同德按照既定的計劃推動企業(yè)的前進。基于上述考慮我們可以建立項目管理辦公室對溝通過程進行監(jiān)督和審查，對溝通中產(chǎn)生的問題進行協(xié)調(diào)管理和控制。當(dāng)溝通計劃的執(zhí)行出現(xiàn)偏差時，相關(guān)職能部門或責(zé)任人就可以通過激勵和懲罰等手段加強對溝通計劃的控制，糾正業(yè)已出現(xiàn)的偏差(當(dāng)既定溝通計劃與實際相符的時候，則應(yīng)全力確保這一計劃的有效執(zhí)行)，從而提高溝通的效率。
　　6.營造良好的網(wǎng)絡(luò)溝通環(huán)境，建立共享的知識平臺，主要是針對OEM企業(yè)項目管理過程中項目在技術(shù)上的相關(guān)性提出來的。通過對每次項目實施過程中產(chǎn)生的問題和解決的方法進行歸納、總結(jié)和記錄，達到知識的可重用性。在對問題和解決方法進行歸納和總結(jié)的時候要考慮如何將這些問題進行合理的歸類并保證問題解決方法的可操作性和可行性(經(jīng)濟上的可行性和技術(shù)上的可行性)。
　　有時可能針對同一問題有不同的解決方法，所以在選擇解決方法的時候要考慮相關(guān)的成本，如：時間成本、資金成本、人力成本等。通過利用相關(guān)軟件建立方法庫和問題庫，提供便捷的關(guān)鍵字和模糊查找功能，使得以后在項目實施的過程中如果遇到類似的問題，項目組成員可以快速的通過檢索數(shù)據(jù)庫，來找到相應(yīng)的解決方法，提高問題解決的效率。
　　伴隨著項目管理技術(shù)的發(fā)展和日臻成熟，越來越多的OEM企業(yè)在生產(chǎn)過程中開始運用項目管理的技術(shù)和方法進行產(chǎn)品項目管理，相信項目管理所提供的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理技術(shù)和方法必將成為OEM企業(yè)在新的競爭環(huán)境下獲取勝利的法寶。
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