做好項目知識地圖提高項目管理效率

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最近整理過兩個項目知識地圖，期間曾經(jīng)存在不同的問題和錯誤，為了大家避免出現(xiàn)類似的錯誤并提高整理知識地圖的效率，現(xiàn)與大家分享一下整理知識地圖的經(jīng)驗，以供大家參考。
　　總體而論，整理項目知識地圖是一件很細致的事情，需要耐心。
　　整理知識地圖大概分為三個階段：第一個階段：按照文件的內(nèi)容對所有的文檔進行分類，這樣的分類遵守的原則是歸集到一起的內(nèi)容相似，本質(zhì)相同，且遵守 MECE原則；考|試/大分類的用途有兩個：在傳文檔的名稱中注明文檔的分類以及在最終整理知識地圖按照原來的分類展示；分類的一個技巧是：考慮不同版本的文檔，以體現(xiàn)出項目過程中思路和方法。
　　因此，分類的層級和分類的內(nèi)容就非常重要，這件事情要先行，對于自己不熟悉的項目，先按照一定的標準進行分類，在上傳的過程中了解了文檔的內(nèi)容時可能對文檔的分類進行重新整理。另外，對項目文檔本身有一個要求：即項目組成員在文檔命名時盡量保持同一個命名規(guī)則，否則在整理知識地圖時會帶來一定的難度。
　　第二個階段上傳文檔階段。這里與大家共享一下幾個小技巧：
　　1 上傳項目文檔時，在咨詢文檔下面還有更為詳細的分類，包括企業(yè)資料、項目管理等文檔，對于分類為客戶資料的文檔在項目目錄下歸集到企業(yè)資料，項目計劃、項目周報在項目目錄下歸集到項目管理 。其余分類類似。
　　2 在上傳文檔時為了節(jié)省時間，盡量使用“后退”箭頭，減少重新設(shè)定的麻煩?？紎試/大比如上傳一個文檔后，選擇后退箭頭時，在文檔目錄、文檔權(quán)限和文檔標題上就無需重新選擇，可以節(jié)省很多時間。(開始整理知識地圖時還是一個文檔一個文檔的重新設(shè)置浪費了很多時間)
　　3 在文檔權(quán)限設(shè)置上，考慮客戶的要求和文檔內(nèi)容的不同，選擇不同的分類，這就要求對不同的文檔設(shè)置不同的權(quán)限。
　　4 在各個文檔命名中使用前述的分類結(jié)果或者是采取其它可替代的辦法，以便在整理知識地圖時不會出現(xiàn)邏輯混亂，例如在文檔名稱后用括號列示文檔的歸類。
　　第三階段為整理知識地圖階段，上傳文檔是基礎(chǔ)，整理出的知識地圖是最終展現(xiàn)。此步驟一般做三件件事情：
　　一、在word文檔上，按照前述的分類原則將上傳的所有文檔展示出來，本身已經(jīng)包含了前述設(shè)置的邏輯；
　　二、將word文檔中體現(xiàn)的部分知識地圖整理出來上傳到internal中，對于項目文檔較多、邏輯關(guān)系較為復雜(主要在文檔編號中表現(xiàn)為三個層次的部分)的文檔要經(jīng)過二次上傳文檔，考|試/大使得最終展示出的知識地圖是邏輯清晰的(本步驟不是必須的)。
　　三、根據(jù)已整理出的文檔，在一個word文檔中形成最終的知識地圖(建議：在open一個 新的word文檔，在本階段第一步、第二步上傳的時候即將最終在知識地圖中展示出的文檔copy下來)，并附有一段文字對其說明即可。至此，項目知識地圖整理完畢。
　　例如：系統(tǒng)實施應用文檔為第一層次，項目測試、系統(tǒng)推廣為第二層次；項目測試文檔中內(nèi)部測試文檔以及客戶測試文檔為第三層次。
　　在此情況下，第一步，將所有的系統(tǒng)實施應用文檔全部上傳，并將所有上傳的文檔按照分類歸集到相應的項目測試、系統(tǒng)推廣目錄下；考|試/大第二步，對于有三層次分類的文檔就要經(jīng)過二次上傳文檔，即將測試文檔上傳一次，并包括內(nèi)部測試文檔和客戶測試文檔兩類；第三步將第一步、第二步做出的最終分類體現(xiàn)在一個 word文檔中，形成最終知識地圖即可。