CIO讓企業(yè)流程進(jìn)入信息化管理軌道

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

企業(yè)信息化管理的一個(gè)主要對(duì)象就是企業(yè)管理流程。如何讓企業(yè)管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、符合信息化管理的序號(hào)這是企業(yè)信息化項(xiàng)目管理中的一個(gè)核心問題。若能把這個(gè)問題處理好了，那么信息化項(xiàng)目也就成功一半了。
　　眾所周知，企業(yè)信息化管理的一個(gè)主要對(duì)象就是企業(yè)管理流程。如何讓企業(yè)管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、符合信息化管理的序號(hào)這是企業(yè)信息化項(xiàng)目管理中的一個(gè)核心問題。若能把這個(gè)問題處理好了，那么信息化項(xiàng)目也就成功一半了。
　　筆者自從擔(dān)任企業(yè)的CIO以來，負(fù)責(zé)過好幾個(gè)信息化項(xiàng)目。小到一個(gè)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)，大到企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)。筆者一路就是這么走過來的，所以對(duì)這個(gè)工作流程的重要性，可以說了解的非常的透徹。當(dāng)然，在如何把企業(yè)的管理流程納入到信息化管理的軌道，也有一些自己的心得。筆者今天在這里權(quán)當(dāng)作拋磚引玉，看看能否對(duì)大家有所幫助。
　　一、立足企業(yè)實(shí)際情況，做好工作流梳理工作
　　如想讓信息化管理軟件來規(guī)范企業(yè)的工作流程。那么，我們CIO首先需要做的就是，立足企業(yè)現(xiàn)有狀況，做好工作流的梳理工作。也就是說，企業(yè)把現(xiàn)有的工作流程都一一列出來，然后，根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)有需求，把它一一的梳理清楚。
　　如筆者前不久在給集團(tuán)旗下的一家制造企業(yè)部屬ERP項(xiàng)目。在推進(jìn)項(xiàng)目的過程中，筆者跟其他的項(xiàng)目小組成員一起，就狠抓企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。如銷售部門現(xiàn)在主要進(jìn)行哪些業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)是否都具有對(duì)應(yīng)的工作流程。若有，則讓實(shí)施顧問審視，看是否符合erp系統(tǒng)管理的需要；如沒有，在參考ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程結(jié)合公司的實(shí)際情況，來進(jìn)行制定。一個(gè)多月的流程梳理下來，公司的主要業(yè)務(wù)都有了對(duì)應(yīng)的工作流程。
　　如此的話，在后續(xù)進(jìn)行ERP系統(tǒng)配置、測試、培訓(xùn)等等，都可以按照這些工作流程一一展開。一步步的就把企業(yè)的管理流程納入到信息化管理軌道上來。
　　在梳理流程的時(shí)候，需要做到如下幾點(diǎn)：
　　一是對(duì)于主要業(yè)務(wù)，都要建立工作流程。對(duì)于員工平時(shí)工作中遇到的主要業(yè)務(wù)，都要一一的建立對(duì)應(yīng)的工作流程。如銷售員、采購員、生產(chǎn)計(jì)劃員等等要把自己平時(shí)的工作步驟，一一的紀(jì)錄下來。這么做的目的只有一個(gè)，就是要求員工，以后處理類似的業(yè)務(wù)，只能夠按照這個(gè)流程來進(jìn)行。不能夠憑自己的興趣，想怎么處理就這么處理。要求用戶建議工作流程，是流程標(biāo)準(zhǔn)化管理的起始步驟。
　　二是對(duì)于工作流程規(guī)定的要比較細(xì)。有些企業(yè)在制定工作流程的時(shí)候，很粗。如制定一個(gè)銷售訂單管理業(yè)務(wù)的流程，就沒有進(jìn)行細(xì)分。在圖上，密密麻麻的畫了一大堆，員工看看都顯得麻煩，那怎么還會(huì)按照這個(gè)來進(jìn)行處理呢？所以，在制定流程圖的時(shí)候，要細(xì)化。如在制定銷售訂單管理流程時(shí)，有時(shí)候，客戶第一次下訂單、訂單的返單、樣品訂單等等，往往其具有不同的處理方式。我們?cè)谥贫鞒痰臅r(shí)候，就需要把這些業(yè)務(wù)進(jìn)行分開訂立。如此的話，才能向客戶提供清晰明了的流程圖。員工現(xiàn)在接到客戶這個(gè)產(chǎn)品的第一次下單，該如何處理就會(huì)在圖上精確的反映出來。
　　三是不要照搬照抄手工處理流程。說實(shí)話，企業(yè)的手工作業(yè)流程跟信息化管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)流程有一定的差距。也很難說，到底哪一個(gè)是準(zhǔn)確的。筆者的意見是，作為CIO，要召集各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人做到一起，然后把兩個(gè)流程都擺在大家的面前，讓大家去進(jìn)行分析。哪個(gè)流程更加合理、更加符合公司的實(shí)際情況，就采用哪個(gè)流程。若覺得兩個(gè)都不合適的話，則可以取長補(bǔ)短，把兩個(gè)流程進(jìn)行融合，形成一個(gè)新的流程。但是，當(dāng)新的流程出現(xiàn)之后，就要求員工以后必須按照確定的流程來處理?？荚嚧缶庉嬚?BR>　　總之，CIO想要把企業(yè)的管理流程納入到信息化管理流程的軌道上來，第一步就是要做好流程的梳理工作。只有這些流程確定了，我們才能夠在后續(xù)的工作中，圍繞這些流程，把它在信息化管理軟件中實(shí)現(xiàn)起來。
　　二、調(diào)整系統(tǒng)配置，通過系統(tǒng)強(qiáng)制工作流流程
　　CIO在項(xiàng)目管理中，有時(shí)候會(huì)自欺欺人。有時(shí)候，他們會(huì)把員工看的很高尚，認(rèn)為即使不通過系統(tǒng)來規(guī)范這個(gè)流程，用戶也會(huì)自覺的按照標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)來處理相關(guān)的業(yè)務(wù)。但是，往往事與愿違。筆者以前也遇到過幾次員工的“欺騙”。走過幾次彎路之后，讓筆者明白了，若光靠員工的自覺，很讓把企業(yè)管理流程納入到信息化的管理軌道中來，很難實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理。
　　如以前筆者在企業(yè)中維護(hù)ERP系統(tǒng)的時(shí)候，就多次遇到過這種情況。如在流程梳理的時(shí)候，規(guī)定采購訂單傳真給客戶之前，必須要在系統(tǒng)中先審核?？墒窃趯?shí)際工作中，很多員工擔(dān)心在企業(yè)收貨之前還會(huì)進(jìn)行更改，所以，對(duì)采購單沒有及時(shí)審核。為此，一方面跟供應(yīng)商對(duì)帳的時(shí)候，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)客戶的采購單與系統(tǒng)中的采購單有不一致的地方。而此時(shí)財(cái)務(wù)部門已經(jīng)結(jié)帳，修改起來就會(huì)比較麻煩。另一方面，有時(shí)會(huì)倉庫管理員也會(huì)抱怨在倉庫管理系統(tǒng)中，找不到采購單（他們這個(gè)模塊，只能夠查詢到審核過的采購單）。這個(gè)小小的失誤，就給系統(tǒng)操作帶來了很大的麻煩。
　　筆者后來發(fā)現(xiàn)這個(gè)問題后，不得已只好從系統(tǒng)上加以控制。筆者通過系統(tǒng)配置，只有審核過的采購訂單才能夠打印并傳真給供應(yīng)商。如此的話，就可以保證供應(yīng)商收到的采購單跟系統(tǒng)中的采購單是一致的，在對(duì)帳的時(shí)候，就可以避免兩者不一致所造成的麻煩。而且，倉庫管理員在供應(yīng)商送貨過來后，也能夠及時(shí)收到信息。
　　類似的情形還有很多。這一個(gè)個(gè)“血”的案例，告訴我們，CIO若想通過信息化管理軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的話，就不能夠太過于依賴員工的自覺性。而是最好通過軟件的配置，強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)流程的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)。
　　三、要重復(fù)、再重復(fù)，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作的培訓(xùn)
　　員工的“記性”往往不是很好。若你不多次、重復(fù)的對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)的話，他們往往就會(huì)忘記怎么操作。無論員工是否是得了“有選擇的失憶癥”還是其他原因，作為CIO來說，可以做的就是加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)。特別是項(xiàng)目剛開始的時(shí)候，要重復(fù)、再重復(fù)，才能夠把企業(yè)的管理流程順利的納入到信息化管理的軌道上來。
　　如筆者在企業(yè)中負(fù)責(zé)信息化項(xiàng)目的時(shí)候，就非常強(qiáng)調(diào)這個(gè)“重復(fù)”的培訓(xùn)工作。筆者記得這次在給員工進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)的時(shí)候，筆者就讓所有的項(xiàng)目組成員每天大家花一個(gè)小時(shí)的時(shí)間，聚在一起。在系統(tǒng)中跑管理流程。每天一個(gè)小時(shí)，跑四遍到五遍，一直堅(jiān)持了兩個(gè)星期。如此的話，當(dāng)系統(tǒng)真槍實(shí)彈的上線之后，他們對(duì)于系統(tǒng)的操作與標(biāo)準(zhǔn)化流程已經(jīng)耳熟能詳。通過這重復(fù)的培訓(xùn)，加深了員工對(duì)于新流程的認(rèn)識(shí)。可以非常好的幫助用戶忘掉以前的手工作業(yè)流程，接受新的標(biāo)準(zhǔn)化管理流程。
　　在培訓(xùn)的時(shí)候，為了提高培訓(xùn)效果，需要注意以下幾個(gè)小問題。
　　一是在時(shí)間運(yùn)行的情況下，要讓員工跑完整個(gè)作業(yè)流程。如對(duì)于銷售訂單作業(yè)流程來說，要讓員工獨(dú)立的跑完銷售訂單、生產(chǎn)、出貨等等環(huán)節(jié)。如此做的目的，就是要讓員工明白，若自己不按規(guī)定操作的話，可能對(duì)其他員工所造成的麻煩。如銷售訂單中交貨日期若填寫錯(cuò)誤，則會(huì)對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃、出貨計(jì)劃等等所造成的不利影響。這就可以無形中給他們添加一些壓力，讓員工重視數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。若讓員工明白自己的失誤可能會(huì)給其他員工帶來困擾的話，就可以對(duì)員工起到一定的約束力。
　　二是在要培訓(xùn)過程中，不斷的進(jìn)行總結(jié)。失敗不是成功之母，總結(jié)才是成功之母。當(dāng)用戶在操作中發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題之后，在下次培訓(xùn)過程中，就要把這個(gè)“錯(cuò)誤案例”再真實(shí)的反映到培訓(xùn)環(huán)境中。筆者的做法是，對(duì)一些員工錯(cuò)誤操作的情形，做成一個(gè)個(gè)沙盤。然后，通過沙盤模擬，加深員工的印象。如此的話，就可以最大程度的避免用戶老是在同一個(gè)地方載跟斗。
　　三是要重視新員工的培訓(xùn)。雖然說，企業(yè)員工的流動(dòng)是正常的。但是，這也成為了大部分CIO所面臨的難題。因?yàn)橐粋€(gè)新員工來公司后，要讓其成為一個(gè)合格的信息化管理軟件的使用者，往往需要花費(fèi)比較長的時(shí)間與精力。但是，這仍然是CIO所必需面對(duì)的。筆者的做法是采取上崗考核的方式。筆者會(huì)把相關(guān)的培訓(xùn)光盤、模擬流程等資料放在網(wǎng)絡(luò)上，讓新員工自學(xué)。然后，過一段時(shí)間后進(jìn)行考核。只有考核過了，才會(huì)給其帳戶與密碼。否則的話，其不能夠進(jìn)行系統(tǒng)的相關(guān)操作。