基于Project Server的進(jìn)度管理

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基于Project Server的進(jìn)度管理

　　0 引言

　　隨著國內(nèi)項(xiàng)目管理水平的發(fā)展,項(xiàng)目管理軟件得到了越來越廣泛的應(yīng)用,其中,Microsoft Project因其功能強(qiáng)大、使用方便而深受歡迎。使用Microsoft Project,通過控制項(xiàng)目的工時(shí)、日程和財(cái)務(wù),可以隨時(shí)了解項(xiàng)目,從而更高效的管理項(xiàng)目。

　　Microsoft Project在彼此獨(dú)立的項(xiàng)目和資源下可以充分發(fā)揮其易用性,然而,企業(yè)現(xiàn)狀往往是多項(xiàng)目并發(fā),同時(shí)所屬資源也難以確保能夠全身心的投入到單一項(xiàng)目。對(duì)此,Microsoft Project Server提供了較完美的解決方案。

　　Microsoft Project Server通過共享日程和資源、中央跟蹤系統(tǒng)以及中央文檔倉庫,達(dá)到項(xiàng)目組合管理的目的。此外,Microsoft Project Server還為用戶提供了簡(jiǎn)單的網(wǎng)站界面Project Web Access(PWA)。

　　通過PWA,用戶可以極其方便的查看、分析和報(bào)告包括時(shí)間表在內(nèi)的項(xiàng)目信息,實(shí)時(shí)與其他成員、項(xiàng)目經(jīng)理或資源經(jīng)理交互信息。

　　1   搭建系統(tǒng)環(huán)境

　　Project Sever 2007的環(huán)境搭建較復(fù)雜,它需要搭建在Windows Server 2003服務(wù)器上,需要AD環(huán)境實(shí)現(xiàn)帳戶管理,需要SQL Server用來存儲(chǔ)項(xiàng)目管理數(shù)據(jù),需要SharePoint Services低層支持以實(shí)現(xiàn)PWA。

　　安裝完成后,需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用環(huán)境規(guī)劃并進(jìn)行相應(yīng)的配置,主要為以下幾點(diǎn):

　　(1)建立企業(yè)資源庫。ProjectServer中,企業(yè)資源需要一個(gè)重要的概念:RBS,即人力資源分解結(jié)構(gòu)。在建立企業(yè)資源之前,需要在企業(yè)自定義域中配置RBS,一般來說,RBS結(jié)構(gòu)按公司組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行配置即可。

　　(2)權(quán)限分配。ProjectServer2007的權(quán)限分配較靈活,可以針對(duì)單個(gè)用戶進(jìn)行設(shè)置,也可以針對(duì)組進(jìn)行設(shè)置;可以針對(duì)某個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)置,也可以針對(duì)全局進(jìn)行設(shè)置。正是由于這種靈活性,造成了權(quán)限配置的復(fù)雜性。

　　為便于日后的維護(hù),權(quán)限配置一般不針對(duì)單個(gè)用戶和單個(gè)項(xiàng)目,取而代之的是用戶組和項(xiàng)目類別。項(xiàng)目類別一般按產(chǎn)品組分配,如項(xiàng)目類別1、項(xiàng)目類別2、項(xiàng)目類別3,分別對(duì)應(yīng)產(chǎn)品組1、產(chǎn)品組2、產(chǎn)品組3的項(xiàng)目。

　　然后,對(duì)應(yīng)創(chuàng)建權(quán)限組,如產(chǎn)品工程師1僅對(duì)項(xiàng)目類別1具有更改發(fā)布權(quán)限、程序員3近對(duì)項(xiàng)目類別3具有讀取匯報(bào)權(quán)限等;研發(fā)經(jīng)理和測(cè)試人員可對(duì)全局項(xiàng)目設(shè)置對(duì)應(yīng)權(quán)限。

　　(3)更改全局設(shè)置。為便于企業(yè)項(xiàng)目的規(guī)范管理,可根據(jù)需要更改全局設(shè)置。使用管理員帳戶打開pro-ject,鏈接到server后,選擇工具———企業(yè)選項(xiàng)—打開企業(yè)全局設(shè)置,按企業(yè)需求進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置,如設(shè)置工作日歷和工作時(shí)間、更改默認(rèn)的任務(wù)類型、顯示和隱藏某列等,

　　保存后即可作為企業(yè)級(jí)的項(xiàng)目計(jì)劃模板。如果需要自定域(創(chuàng)建project中未提供的域名,如項(xiàng)目編號(hào),輸出文檔等),則需進(jìn)入PWA,在服務(wù)器設(shè)置中創(chuàng)建企業(yè)自定義域。

　　(4)定制視圖。ProjectServer2007中,可自定義的視圖主要用于在項(xiàng)目中心上查看項(xiàng)目的詳細(xì)信息,可定義部分包含顯示隱藏域、分組、排序、篩選等條件。可根據(jù)不同的使用需求定制不同的視圖,如研發(fā)經(jīng)理僅關(guān)心項(xiàng)目的概況,可隱藏基準(zhǔn)工時(shí)等內(nèi)控信息;

　　資源經(jīng)理更多的關(guān)注工作分配,可設(shè)置按資源名稱分組等。

　　2  編制項(xiàng)目計(jì)劃

　　任何項(xiàng)目管理都是從制定項(xiàng)目計(jì)劃開始的。在Project Server中創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃的方法與使用Project時(shí)基本一致,需要注意以下幾個(gè)方面:

　　(1)自企業(yè)建立工作組。Project中項(xiàng)目資源可以任意創(chuàng)建,而使用Project Server時(shí),必須從管理員創(chuàng)建的企業(yè)資源庫中選擇人員組成工作組,僅工作組中的資源可用。使用方法為選擇工具—自企業(yè)建立工作組,從左邊的資源列表中選擇可用資源。

　　(2)認(rèn)識(shí)工時(shí)、工期、資源的關(guān)系。初用Project編制項(xiàng)目計(jì)劃時(shí),經(jīng)常會(huì)很困惑,有時(shí)僅調(diào)整了工時(shí),卻發(fā)現(xiàn)工期被“意外”的更改了;有時(shí)只想更改工期,卻發(fā)現(xiàn)資源也隨之變化;究其原因,主要是project的自動(dòng)調(diào)整功能在起作用。任何時(shí)刻,project總是保持工時(shí)=

　　工期×資源×8(設(shè)置的每日工時(shí))的固定關(guān)系。所以在調(diào)整工時(shí)后,工期或資源必有一項(xiàng)會(huì)隨之改變,具體哪項(xiàng)改變則根據(jù)該任務(wù)的類型來判斷。若設(shè)置為固定工期,則資源會(huì)隨工時(shí)的調(diào)整而調(diào)整,若設(shè)置為固定資源,則工期會(huì)隨工時(shí)的改變而改變。

　　(3)任意設(shè)定資源投入。認(rèn)識(shí)了工時(shí)、工期、資源的對(duì)應(yīng)關(guān)系后,就可輕松的編制日程計(jì)劃了,然而,仍然達(dá)不到隨心所欲的程度。例如某資源,本周空閑時(shí)間較少,每日僅能投入1小時(shí)去做某項(xiàng)工作,而下周較空閑,每日能夠投入5小時(shí);

　　這種情況下,僅靠調(diào)整工時(shí)、工期、資源投入等均達(dá)不到理想的效果,不是工作安排不飽滿,便是被過渡分配。這種情況下,使用“任務(wù)分配狀況”視圖,可以任意調(diào)整每日的計(jì)劃工時(shí),而無需考慮工期和資源投入關(guān)系。

　　(4)調(diào)整過渡分配資源。在Project Server中,切換到“資源使用狀況”視圖,會(huì)顯示工作組資源在server中的所有工作分配信息;如果出現(xiàn)過度分配(如某日的分配工時(shí)累計(jì)超過8小時(shí)),則該資源名稱會(huì)以紅色顯示,以提醒項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行計(jì)劃調(diào)整。

　　只要具備相應(yīng)權(quán)限,項(xiàng)目經(jīng)理便可在該視圖中調(diào)整任意打開項(xiàng)目的日程,而無需逐個(gè)進(jìn)行調(diào)整,從而輕易的實(shí)現(xiàn)資源在項(xiàng)目群中的最合理分配。

　　3   使用PWA匯報(bào)進(jìn)度及批準(zhǔn)更新

　　Project Web Access為Web門戶,允許用戶連接到Project Server中的項(xiàng)目和資源信息,具備除排定日程外的所有功能。訪問方式是在IE瀏覽器地址欄中輸入服務(wù)器地址,如http://projectserver:8080/PWA,彈出共享驗(yàn)證時(shí)輸入用戶名和密碼即可。

　　3·1匯報(bào)進(jìn)度

　　進(jìn)入PWA主頁后,點(diǎn)擊“我的任務(wù)”鏈接,會(huì)顯示當(dāng)前分配給你的所有任務(wù)。點(diǎn)擊任務(wù)名稱,即進(jìn)入工作分配詳細(xì)信息界面,可查看常規(guī)詳細(xì)信息、事務(wù)注釋和任務(wù)歷史記錄、附件、聯(lián)系人、相關(guān)工作分配、備注等信息。

　　匯報(bào)進(jìn)度時(shí),點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)任務(wù)的進(jìn)度欄,即彈出本周的對(duì)應(yīng)工時(shí);需要注意的是第一行工時(shí)為計(jì)劃值,在PWA中無法更改;第二行為實(shí)際工時(shí),可根據(jù)工作情況進(jìn)行填寫。填寫對(duì)應(yīng)工作的實(shí)際工時(shí)后,ProjectServer會(huì)根據(jù)實(shí)際累加工時(shí)和剩余工時(shí)自動(dòng)更新任務(wù)完成百分比。

　　在某些情況下百分比可能與實(shí)際不符,如計(jì)劃工作已用完(百分比自動(dòng)更新為100%)而實(shí)際上工作并未完成的情況,此時(shí)可手動(dòng)更改剩余工時(shí),然后選擇“重新計(jì)算”,便可更新百分比情況。全部?jī)?nèi)容核實(shí)完成后,選擇“提交選擇的內(nèi)容”,即將工作完成情況匯報(bào)到項(xiàng)目經(jīng)理處。

　　3·2批準(zhǔn)更新

　　在Project Server中,工作組成員并沒有權(quán)限直接更新server中的數(shù)據(jù),所有內(nèi)容(含進(jìn)度、備注、完成情況等)均需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后才能更新到server。這種機(jī)制確保了數(shù)據(jù)的有效、可靠,并促進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)理掌握第一手的項(xiàng)目信息。

　　進(jìn)入PWA主頁后,點(diǎn)擊審批欄下的“任務(wù)更新“鏈接,此時(shí)會(huì)顯示所有未經(jīng)批準(zhǔn)的更新。點(diǎn)擊任務(wù)名稱,即彈出工作組成員填寫的待批準(zhǔn)內(nèi)容、備注信息等。如果項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)該更新有效,則選中更新后點(diǎn)擊“批準(zhǔn)”,否則,點(diǎn)擊“拒絕”。

　　項(xiàng)目經(jīng)理拒絕更新后,一般需要在備注欄中填寫拒絕理由,被拒絕的更新會(huì)在工作組成員的任務(wù)前顯示紅色叉形圖標(biāo),點(diǎn)擊進(jìn)入即可查看被拒絕的原因。項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)和拒絕更新也可在Project中進(jìn)行,在打開項(xiàng)目文件時(shí)如有更新會(huì)自動(dòng)彈出更新界面,操作方式同PWA。

　　4  項(xiàng)目進(jìn)度的總結(jié)分析

　　Project可以對(duì)項(xiàng)目的整體狀況(尤其是進(jìn)度和成本)進(jìn)行深層次的分析和度量,Project Server還提供了強(qiáng)大的項(xiàng)目組合分析管理功能。此處著重介紹一下進(jìn)度分析方法。

　　(1)創(chuàng)建比較基準(zhǔn)。最基本的進(jìn)度分析是分析項(xiàng)目的原計(jì)劃與實(shí)際進(jìn)度之間的差異。Project Server中,實(shí)際進(jìn)度通過工作組成員每天的匯報(bào)來進(jìn)行實(shí)時(shí)更新,計(jì)劃值通過創(chuàng)建比較基準(zhǔn)來設(shè)定。

　　在project中完成項(xiàng)目計(jì)劃后,選擇工具———跟蹤———設(shè)定比較基準(zhǔn),即可將初始計(jì)劃完整的保存下來,用于之后的進(jìn)度分析。如果項(xiàng)目的周期較長(zhǎng),則在項(xiàng)目執(zhí)行過程中一般會(huì)經(jīng)過幾次計(jì)劃調(diào)整;project提供了多達(dá)11個(gè)比較基準(zhǔn),每次在計(jì)劃調(diào)整后可重新保存為一個(gè)新的計(jì)劃基準(zhǔn),而不需要將原計(jì)劃覆蓋。

　　(2)分析進(jìn)度情況。隨著項(xiàng)目的進(jìn)行,實(shí)際進(jìn)度會(huì)與計(jì)劃逐漸偏離,不定時(shí)的分析進(jìn)度情況并采取必要的糾正措施十分必要。在Project中打開項(xiàng)目文件,選擇試圖———跟蹤甘特圖,即呈現(xiàn)分析進(jìn)度的典型信息:

　　左邊欄顯示具體的任務(wù)進(jìn)度信息,如任務(wù)名稱、開始時(shí)間差異、結(jié)束時(shí)間差異,通過視圖定制還可以顯示出工期差異、工時(shí)差異等;右邊甘特圖欄則通過直觀的圖形方式顯示當(dāng)前的進(jìn)度情況,每個(gè)任務(wù)均分為兩行,下面的灰色陰影行為比較基準(zhǔn)(即計(jì)劃值),

　　上面的藍(lán)色陰影行為實(shí)際進(jìn)度,其中,關(guān)鍵任務(wù)會(huì)用紅色提示。

　　5  結(jié)語

　　Project Server作為微軟公司推出的企業(yè)項(xiàng)目管理平臺(tái)(EPM:Enterprise Project Management),可以方便的完成任務(wù)拆分、資源調(diào)配、日程安排、進(jìn)度跟蹤等工作,從而協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)現(xiàn)高效的項(xiàng)目進(jìn)度管理。泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)