信息系統(tǒng)實施階段監(jiān)理的投資如何控制

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　　雖然最能夠有效節(jié)約投資的是時間是設(shè)計系統(tǒng)階段，但是投資的使用卻是在實施階段，因此信息系統(tǒng)投資的控制主要還是實施階段。因此投資控制是實施階段主要任務(wù)之一。監(jiān)理方投資控制的要點是：在保證質(zhì)量、進度的前提下，對信息系統(tǒng)項目的資金使用計劃、工程款支付、工程變更和現(xiàn)場簽證、索賠處理和竣工結(jié)算等進行監(jiān)督控制，控制不合理的計劃外開支。本文通過筆者的監(jiān)理工作實踐體會，對信息系統(tǒng)實施階段監(jiān)理方投資控制的有關(guān)問題進行討論。

　　投資控制的基本思想就是通過對投資目標(biāo)的規(guī)劃和分解，通過技術(shù)優(yōu)化，健全的管理和監(jiān)督機制，減少不合理的開支，維護建設(shè)方的合法利益。信息系統(tǒng)實施階段的工作包含大量的內(nèi)容，如網(wǎng)絡(luò)實施、設(shè)備的采購和安裝、系統(tǒng)軟件安裝、應(yīng)用軟件開發(fā)和安裝和系統(tǒng)聯(lián)調(diào)等，這些工作產(chǎn)生大量的人力、財力、物力的消耗，是信息系統(tǒng)工程的投資主要發(fā)生階段，實施階段監(jiān)理投資控制是以工程承包合同價款為目標(biāo)，按投資構(gòu)成進行分解，在保證質(zhì)量進度的前提下，對承包方的資金使用計劃，工程款支付，工程變更和現(xiàn)場簽證，索賠處理和竣工結(jié)算等進行監(jiān)督控制，對投資的控制管理也是保證施工質(zhì)量進度的一個重要而又有效的手段。但在實際的監(jiān)理過程中，由于業(yè)主在投資控制方面授權(quán)不充分，監(jiān)理方的工作重心主要在于質(zhì)量控制，無法對投資進行有力的控制，于是到了竣工結(jié)算中時，不可避免地出現(xiàn)很多糾紛。鑒于這種情況，要求我們根據(jù)具體情況制定針對性措施，以解決出現(xiàn)的各種問題。

　　1、首先，監(jiān)理應(yīng)協(xié)助業(yè)主盡可能完善施工合同，業(yè)主和承包商在簽約時，應(yīng)對現(xiàn)有的條件，注意事項工程范圍要準(zhǔn)確定義，尤其是價格、工期、增加項目，優(yōu)惠條件應(yīng)明確清淅的進入合同有關(guān)條款，對于合同中有關(guān)材料、質(zhì)量、工期，進度款支付等盡可能詳述，避免留下活口。防止施工方利用“活口”成為結(jié)算的糾紛點。 在簽訂工程合同的時候，監(jiān)理方要認(rèn)真審設(shè)備清單，如果遇到市場上已經(jīng)買不到的設(shè)備一定要首先提出來，以防止實施的時候施工方借口設(shè)備淘汰而進行變更。

　　2、合理確定工程變更價款是投資控制的關(guān)健，工程變更的提出可能來自業(yè)主方，承包方、設(shè)計及監(jiān)理等方面。無論哪一方提出的工程變更監(jiān)理工程師都要認(rèn)真審查，嚴(yán)格把關(guān)，不是所有的變更都列入變更簽證，比如由于施工方自身技術(shù)水平達(dá)不到設(shè)計要求從而采用其他捕助措施而增加的費用，就不能作為追加費用給予簽認(rèn)。對各種發(fā)生的變更，應(yīng)認(rèn)真分析簽證發(fā)生原因，明確責(zé)任。嚴(yán)格禁止通過設(shè)計變更擴大建設(shè)規(guī)模，提高建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對必須要變更的事項，監(jiān)理應(yīng)先做工程量和造價分析，上報業(yè)主方認(rèn)可，由設(shè)計單位出具相應(yīng)圖紙，最后發(fā)出變更通知。工程的變更無疑會對投資產(chǎn)生影響，變更的設(shè)備或者項目的價格監(jiān)理方要認(rèn)真了解，因為很多情況下面投資失控是由于變更而引起的。

　　3、對于各種變更簽證的處理監(jiān)理應(yīng)及時到位，簽證是施工過程的記錄，也是最終工程價款結(jié)算、索賠的依據(jù)。監(jiān)理應(yīng)明確劃分簽證中的內(nèi)容，是否在合同或定額中包含，準(zhǔn)確及時的進行變更簽證審核，盡可能在最終結(jié)算時少留活口，例如臺式電腦的更換過程中，不同型號的電腦的配制是不同的，如果更換后的電腦是帶音箱的，那么以前的音箱就不需要重復(fù)購買。這就要求監(jiān)理必須對更換的設(shè)備和更換前的設(shè)備配置情況了如指掌。簽證過程中還要防止施工方報增不報減，屬于相關(guān)減少的內(nèi)容，要求施工方補充完善。要求施工方報送的簽證中盡可能詳盡描述尺寸、部位及數(shù)量，必要時可依靠攝影照相等手段幫助，防止漏項、錯算、高估冒算、多算的簽證。對簽證量大的額外工程，必須擬定施工方案，經(jīng)監(jiān)理及業(yè)主優(yōu)化認(rèn)可后方可施工。

　　現(xiàn)場簽證的簽認(rèn)工作還要求業(yè)主代表及監(jiān)理工程師同時簽字，保證簽證的法律文書效力。

　　4、嚴(yán)格控制材料的代用。施工過程中往往是用單價高的材料替代單價低的材料，造成投資增加。因此，監(jiān)理應(yīng)做好兩方面的工作，一方面是控制材料的合理代用，另一方面是充分了解材料的供求情況，盡量避免材料的代用。對于不可避免的材料代用，須由材料供應(yīng)方書面提出，報設(shè)計方認(rèn)可，監(jiān)理審批。 如果將五類雙絞線換成六類雙絞線，投資將增加將近二分之一。

　　5、做好進度款撥付的控制。加強合同管理，嚴(yán)格計量支付，堅持做到合同內(nèi)支付有手續(xù)，合同外支付有依據(jù)，嚴(yán)禁超前支付和不合理支付。工程支付進度款的原則是使工程的經(jīng)濟支付與實際工程完成量吻合，其前提條件是質(zhì)量合格。變更項目要有相應(yīng)的監(jiān)理通知和相關(guān)文件，要符合合同條件，支付金額為已完工程清單項目的款額。

　　6、索賠的控制，是建設(shè)工程信息系統(tǒng)實施階段投資控制的重要手段。監(jiān)理應(yīng)及時協(xié)調(diào)，將可能引起索賠的因素及早消除。如綜合布線工程中，由于業(yè)主方提供的一些設(shè)備未及時到場，監(jiān)理應(yīng)向業(yè)主反映要求加快設(shè)備進場的進度，另一方面調(diào)整施工作業(yè)面，盡量減少承包商的損失，避免索賠事件的發(fā)生。對不可避免的索賠發(fā)生，監(jiān)理應(yīng)以相關(guān)法律有合同為依據(jù)，公正客觀的處理，盡量避免矛盾激化。

　　7、做好施工進度合理控制：利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要求，找出關(guān)健路線，合理確定工期進度，建設(shè)周期過長或過短都會增加投資費用。受經(jīng)濟利益，“形象工程”的驅(qū)使，業(yè)主方往往無限度的壓縮工期，造成各種趕工費增加；建設(shè)周期過長，又使管理費用增加。含有軟件開發(fā)的項目，軟件開發(fā)一定要先進行，因為軟件開發(fā)的進度比較難控制，而設(shè)備安裝的時間比較固定，因此多為軟件開發(fā)留機動時間是保證項目如期完成的有利條件。

　　8、做好監(jiān)理日記，詳細(xì)記錄與變更有關(guān)的各種情況，如變更原因、施工過程參與人員、工程量增減情況、以及一些突發(fā)事件的過程等，這些在記錄當(dāng)時可能覺得不重要，但事后卻是重要的備查依據(jù)。

　　監(jiān)理人員基本素質(zhì)的高低也是投資控制不可低估的影響因素，監(jiān)理要秉公辦事，恪盡職守公正嚴(yán)明，同時不斷加強自身的學(xué)習(xí)，在技能上技高一籌，所做的工作才能使業(yè)主方滿意，施工方誠服。應(yīng)盡量減少不必要的糾紛事件發(fā)生。只要監(jiān)理人員在日常的工作中，按監(jiān)理規(guī)范要求，針對具體項目對可能引起投資增減變化的因素，事前制定出相應(yīng)的控制計劃及措施；在發(fā)生過程中做好相關(guān)的記錄；在事后的處理中認(rèn)真審查核準(zhǔn)，現(xiàn)場的監(jiān)理投資控制工作是可以做好的。