適合項目管理的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)制度研究方法

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　　項目存在于組織當中，企業(yè)只是其中一種比較常見的組織類型，為了便于說明問題，在后續(xù)的內(nèi)容中，僅涉及企業(yè)中項目管理方面的問題，但這并非意味著項目總是在企業(yè)內(nèi)部的，有時它會超越企業(yè)，在一個項目中包有多個企業(yè)的參與。在其它類型的組織中，項目、項目管理與組織的關(guān)系，與此非常相似，就不再展開。

　　項目管理對于企業(yè)的重要性

　　決策能力和執(zhí)行能力，是企業(yè)發(fā)展不可或缺的兩種基本能力。以往人們普遍關(guān)注企業(yè)的決策能力，但是在加速發(fā)展、不斷變化的內(nèi)部和外部壓力下，企業(yè)的執(zhí)行能力越來越受到人們的重視。如果每一次機會都能把握好，每一次努力都能達到預(yù)期的目的，也就是企業(yè)具有極強的執(zhí)行能力，這時公司的生存和發(fā)展，一定能夠得到有效的保障。

　　項目管理就是企業(yè)執(zhí)行能力的具體體現(xiàn)。項目管理，就是為了達到特定的目標而綜合運用各種方法、技術(shù)、技巧等，對項目的范圍、時間、成本和質(zhì)量進行有效的管理。項目管理在面向目標的同時更關(guān)注過程，使項目過程能夠緊緊圍繞目標發(fā)展。企業(yè)無論是已經(jīng)確定了戰(zhàn)略目標，還是為了生存而疲于奔命，它的每一次行動，其實都是一個項目，通過每一個具體項目的執(zhí)行，達到一個個具體的目標，通過完成這些具體的目標，從而實現(xiàn)企業(yè)的生存和發(fā)展，進而實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。因此，對項目的管理能力，直接反映出企業(yè)的執(zhí)行能力。

　　項目管理與傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的關(guān)系

　　在傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)理論中，已經(jīng)對于企業(yè)的戰(zhàn)略決策、市場營銷、新產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)運營、人力資源管理、財務(wù)管理等基本職能，進行了深入、細致的研究和總結(jié)，已經(jīng)形成了一套成熟的管理方法體系，近年來又在信息技術(shù)管理、知識管理等方面得到不斷的補充和完善。應(yīng)該說，從傳統(tǒng)企業(yè)的各個職能角度，相關(guān)的理論是成熟的，企業(yè)中的職能機構(gòu)，往往也是按照專業(yè)特點而設(shè)置的。但是，市場在不斷地發(fā)展、變化，特別是外部競爭的不斷加劇，使得企業(yè)必須具備高效的響應(yīng)能力，當出現(xiàn)任何新的機會時，必須能夠及時、有效的協(xié)調(diào)內(nèi)部和外部資源，通過必要的項目過程，達成企業(yè)的具體目標。而這種項目的組織，一般都需要不同的專業(yè)技能相互配合，所以往往會跨越企業(yè)的各項職能，跨越組織內(nèi)部不同的機構(gòu)。從另一方面，項目是為了完成具體目標的，當目標尚未確定，或者目標已經(jīng)達到，則針對具體目標的項目也就不會存在，這也就是項目的臨時性的特點，導(dǎo)致企業(yè)中對項目的動態(tài)管理，與日常相對穩(wěn)定的部門管理有很大不同，比較突出的例子，就是對項目和項目成員的績效考核，與傳統(tǒng)部門及部門中的成員的績效考核，兩者之間就存在著很大的不同。第三，也是更重要的一個方面，就是在具體項目中，項目經(jīng)理具有很大的權(quán)力，但項目經(jīng)理這個頭銜是由于項目的存在而存在的，是臨時的，不屬于傳統(tǒng)組織中的權(quán)力體系中，但有時卻又會超越傳統(tǒng)的權(quán)力體系，這就會對企業(yè)的權(quán)力體系、企業(yè)文化等方面，產(chǎn)生比較大的沖擊和挑戰(zhàn)，這在矩陣式的項目組織體系中表現(xiàn)得更加突出。因此，在現(xiàn)代企業(yè)中，職能化管理和項目管理，兩者不可偏廢，需要根據(jù)各自的特點，有機地結(jié)合，相得益彰，才能使企業(yè)健康地發(fā)展。

　　l、項目過程與企業(yè)的關(guān)系

　　企業(yè)中的項目自然屬于企業(yè)，所以企業(yè)是項目的生態(tài)環(huán)境。企業(yè)為項目設(shè)定目標、提供資源、控制過程和獲取成果，這與現(xiàn)代項目管理理論中項目包括的五大過程——啟動、計劃、執(zhí)行、控制和收尾，是對應(yīng)的。在項目啟動過程中，企業(yè)為項目設(shè)定項目目標、落實項目責(zé)任；在計劃過程中，企業(yè)為項目準備所需的資源，或者是獲取資源的手段；在控制過程中，除了項目的自我控制外，企業(yè)也會在必要的環(huán)節(jié)上進行控制；在項目收尾過程中，企業(yè)獲取最終的項目成果；只有項目的執(zhí)行過程，完全是項目團隊的責(zé)任，企業(yè)基本不會越俎代庖。由此可見，在項目的各個過程中，項目管理與網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，存在著密切的關(guān)系，企業(yè)的管理制度，直接影響著項目的各個過程。因此，一個企業(yè)的管理制度能否有效地支持項目管理的需要，直接關(guān)系到項目的工作方式，影響著項目管理的工作效率，最終導(dǎo)致項目的成敗。

　　建立企業(yè)項目管理制度需要具備的前提條件

　　前面已經(jīng)提到，在傳統(tǒng)的職能化網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)體系中，企業(yè)所需要的各項基本職能都必須首先完備：

　　1、企業(yè)的戰(zhàn)略是清晰的，企業(yè)非常清楚自己的目標，包括自身在市場中的定位，自己的優(yōu)勢、劣勢，知道自己想要什么。例如在一定階段中，有的企業(yè)主要追求市場份額，有的追求營業(yè)額，有的追求利潤率，企業(yè)的戰(zhàn)略將直接影響著對項目的選擇和項目目標的設(shè)定。

　　2、市場營銷、新產(chǎn)品開發(fā)和日常運營，是企業(yè)的三項重要職能，而項目往往會貫穿這三項職能，至少與三項職能也是密切相關(guān)、相互影響的。企業(yè)的存在，必然需要對外提供產(chǎn)品（或服務(wù)），這三項職能都將圍繞著企業(yè)的產(chǎn)品而工作，產(chǎn)品管理是企業(yè)的一條主要線索。不同產(chǎn)品由于其自身特點的不同，所要求的產(chǎn)品開發(fā)方法不同、生產(chǎn)工藝不同、市場策略不同，總之，不同企業(yè)的產(chǎn)品管理體系會存在很多不同。例如軟件開發(fā)項目，項目的提交成果是軟件，那么針對軟件產(chǎn)品的軟件工程方法，就直接決定了項目需要經(jīng)過需求分析、設(shè)計、開發(fā)、測試等必要的過程，不同企業(yè)還會根據(jù)自己的特點需要，在軟件過程中提出不同的要求。項目管理方法是一種通用的管理方法，凡是面向具體目標對過程進行管理的企業(yè)活動，都可以采用項目管理方法。不同的項目成果，產(chǎn)出不同的產(chǎn)品，所需要的生產(chǎn)工藝也不盡相同，對項目管理而言，就是由不同生產(chǎn)工藝決定的項目活動的硬邏輯（hard logic）不同，所要求的資源也不同，從而具體項目過程和具體管理要求也就存在不同。因此，雖然項目管理方法作為一種方法論，具有著普遍意義，但是在具體企業(yè)的項目管理中，還需要與具體項目內(nèi)容的專業(yè)特點相結(jié)合，才能使其落到實處，具有可操作性。正是項目管理的這一特點，就要求企業(yè)必須首先具備產(chǎn)品管理的規(guī)范，項目管理的過程必須能夠體現(xiàn)并滿足產(chǎn)品管理規(guī)范的要求，產(chǎn)品管理規(guī)范至少包括工藝過程的規(guī)范和成果質(zhì)量的規(guī)范，由此來指導(dǎo)、約束項目的過程和成果。

　　3、人力資源管理和財務(wù)管理，直接管理著企業(yè)的核心資源，為企業(yè)的各項活動提供支持。項目作為企業(yè)的一種活動方式，必然需要企業(yè)提供資源的支持，人力資源和資金，都是項目所需要的基本資源，當項目所需要的某些資源企業(yè)不具備的時候，就需要從外部采購。在許多企業(yè)中，將項目視為一種投資行為是非常恰當?shù)?，項目所需要的資金和管理項目的人，是開展項目的重要前提。因此，企業(yè)中的人力資源管理和財務(wù)管理，必須也是完備的，能夠有效地支持企業(yè)的各項活動。

　　企業(yè)項目管理制度研究方法

　　研究企業(yè)的項目管理制度，通常存在兩種思路。一種是以企業(yè)現(xiàn)有的管理制度為基礎(chǔ)，各個職能部門都有自己的管理要求，通過項目管理制度將這些管理要求聯(lián)系起來。另一種是以項目管理的需要為出發(fā)點，首先確定適宜的項目管理流程和制度，然后結(jié)合企業(yè)已有各職能部門的要求，對項目管理制度和職能部門的管理制度進行調(diào)整，使兩方面有機地結(jié)合起來。這兩種方法，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況來選擇。如果企業(yè)各項基礎(chǔ)職能管理已經(jīng)比較完備，運行比較穩(wěn)定，就可以考慮采用第一種方法。如果企業(yè)的基礎(chǔ)職能尚在不斷調(diào)整、完善之中，則可以考慮采用第二種方法，將基礎(chǔ)的職能管理和項目管理通盤考慮，一次到位，這樣可以大大提高工作效率，降低企業(yè)內(nèi)部因多次調(diào)整所帶來的不穩(wěn)定性，同時也能夠使職能管理和項目管理能夠更有效地配合。

　　無論采用哪一種方法，我們都可以按照下面的步驟來進行：

　　1、確定在項目管理的整個過程以及各個知識領(lǐng)域中，有哪些環(huán)節(jié)牽扯到項目管理之外的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的內(nèi)容，會受到企業(yè)的管理制度的制約。

　　2、在這些環(huán)節(jié)中，確定必須由網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)制度承擔的責(zé)任，和必須由項目經(jīng)理（項目組）來承擔的責(zé)任。

　　3、對于那些既可以屬于網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)制度，也可以屬于項目管理范疇的部分，將來可以根據(jù)企業(yè)的各種可能情況進行分析。

　　4、將上述分析結(jié)果按照項目管理的完整過程貫穿起來，形成圍繞項目管理的完整體系。這個體系被分成三個部分，一是必須由網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)制度來約束的，二是必須由項目管理來負責(zé)的，三是可以根據(jù)企業(yè)具體情況具體安排，既可以屬于企業(yè)的管理制度，也可以屬于項目管理的范疇。

　　5、在具體的企業(yè)中，通過對第三部分的分析和確定，即可明確出具體企業(yè)中項目管理和網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)兩者之間的邊界和配合關(guān)系，明確項目經(jīng)理的權(quán)力范圍，為項目管理提供一個相對適宜的外部生態(tài)環(huán)境。

　　6、隨著項目管理制度的施行，可以根據(jù)需要不斷調(diào)整，不斷改進。

　　根據(jù)以上的思路，我們整理出項目管理知識領(lǐng)域各項內(nèi)容在企業(yè)職能與項目之間分配的基礎(chǔ)模版，說明一般情況下，哪些工作由企業(yè)負責(zé)，哪些工作由項目負責(zé)，哪些工作可以由企業(yè)或項目負責(zé)?；诖四０妫Y(jié)合具體企業(yè)的實際情況，就可以比較快地定義出企業(yè)中項目管理與網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)在權(quán)責(zé)方面的邊界，指導(dǎo)企業(yè)逐步建立起項目管理的制度體系。

　　項目管理與職能管理的邊界清楚后，下一步就是分別從項目和職能兩個角度，分別整理項目管理的制度體系和職能管理的職能體系。

　　1、在項目管理體系方面，以PMI的項目基本過程為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)實際情況，形成具體的項目管理流程，根據(jù)項目管理所具有的權(quán)責(zé)，明確項目管理的有關(guān)制度，并強調(diào)需要與網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)保持溝通的內(nèi)容和時機，明確各項問題的報告路線。

　　2、從職能角度，在界定清楚項目與企業(yè)的權(quán)責(zé)邊界后，還需要從職能的角度，調(diào)整原有的管理制度和流程，特別是將原來一管到底的職責(zé)，分割出一部分交給項目來管理，并明確出由項目管理的部分與相應(yīng)職能部門的管理部分之間如何銜接，其目的是仍要保持各職能管理體系的完整性。例如在人力資源管理中，項目需要對其內(nèi)部人力資源進行一定的管理，項目中對人員的考核與公司人力資源管理部門對員工的考核，就需要銜接、配合；再如在成本管理方面，項目的成本管理體系，應(yīng)該屬于公司的成本管理體系的一個組成部分，兩者也應(yīng)該是一致的、連續(xù)的。對各職能管理體系的相應(yīng)調(diào)整工作如果不及時跟進，會導(dǎo)致新的項目管理體系與公司管理體系的脫節(jié)，甚至還會產(chǎn)生出新的矛盾。

　　總之，項目管理體系與職能管理體系是相互配合、密不可分的，兩者需要不斷協(xié)調(diào)，求得均衡，它們共同構(gòu)成了企業(yè)的完整管理體系。