項目型企業(yè)的知識管理及IT實(shí)現(xiàn)

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　由于項目運(yùn)作的一次性和獨(dú)特性，使項目型企業(yè)不論是傳統(tǒng)的如建筑、房地產(chǎn)等工程類項目型企業(yè)，還是高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)、設(shè)計研究、咨詢等服務(wù)型項目型組織，都面臨同樣的挑戰(zhàn)，即如何積累項目的最佳實(shí)踐，提高項目的及時交付能力，重復(fù)項目實(shí)施的成功。知識管理的有效實(shí)施將有效應(yīng)對這種挑戰(zhàn)。

　　根據(jù)對多家項目型企業(yè)的知識管理咨詢經(jīng)驗，AM咨詢認(rèn)為，項目型企業(yè)實(shí)施知識管理可以實(shí)現(xiàn)三大目標(biāo)：

　　★ 項目知識經(jīng)驗積累：通過項目案例庫實(shí)現(xiàn)所有項目過程文檔和經(jīng)驗總結(jié)的積累，從而形成項目型企業(yè)的核心財富。

　　★ 項目的快速交付：通過提煉項目運(yùn)作過程中的標(biāo)準(zhǔn)方法，提高項目的快速復(fù)制能力，使每一個新的項目站在一個較高的起點(diǎn)上，在已有經(jīng)驗的基礎(chǔ)上進(jìn)行，避免了每個新項目都是從“零”開始。

　　★ 人才培養(yǎng)和經(jīng)驗復(fù)制：項目管理人才和專業(yè)人才的缺乏是項目型企業(yè)發(fā)展普遍面臨的瓶頸，通過知識管理可以系統(tǒng)地梳理專家經(jīng)驗，通過知識的學(xué)習(xí)共享進(jìn)而加速人才的培養(yǎng)，使企業(yè)和員工個人通過知識管理實(shí)現(xiàn)雙贏。

　　項目型企業(yè)的知識該如何管理

　　對于項目型企業(yè)知識管理的實(shí)施，AMT咨詢認(rèn)為，首先要識別項目型企業(yè)需要哪些核心知識，一個完善的知識分類體系反映了該企業(yè)業(yè)務(wù)的內(nèi)在邏輯和核心知識。知識分類體系構(gòu)建的核心是根據(jù)業(yè)務(wù)部門工作的習(xí)慣和需要的信息，重點(diǎn)分析客戶、項目、人員、文檔、工作流之間的關(guān)系，從傳統(tǒng)的單維度的文檔管理轉(zhuǎn)變成多維度的知識管理，圖1為某項目型企業(yè)的知識分類體系示例。

　　圖1 知識分類體系示例

　　我們可以從顯性知識和隱性知識兩個維度來具體分析項目型企業(yè)的核心知識及其管理方式。

　　◆ 顯性知識的知識管理方式

　　項目型企業(yè)的顯性知識主要包括各種項目過程文檔、產(chǎn)品信息、外部資料等等，顯性知識管理的主要目標(biāo)是形成企業(yè)穩(wěn)定的、可積累的知識分類體系，以便于知識的沉淀和獲取。

　　通過長期的業(yè)務(wù)運(yùn)營和項目運(yùn)作，很多項目型企業(yè)都積累了豐富的顯性知識，那么這些知識應(yīng)該如何管理呢？這里，我們介紹幾種適合項目型企業(yè)的顯性知識管理方式：

　　項目案例庫：項目型企業(yè)對知識管理需求的重點(diǎn)在于如何積累各產(chǎn)品在運(yùn)作過程中的成功模式，并逐步建立和形成產(chǎn)品模式的最佳實(shí)踐，并以項目案例庫和知識地圖的形式進(jìn)行管理和展現(xiàn)。項目型企業(yè)的項目案例庫，內(nèi)容一般包括：項目過程文檔管理、項目中的經(jīng)驗總結(jié)。項目案例庫的建立可以使項目成員在任何需要的時候都可以很方便的找到之前的類似項目，為目前工作提供有參考價值的經(jīng)驗以及借鑒各種可復(fù)用的知識成果。

　　知識地圖：知識地圖是一種幫助用戶知道在什么地方能夠找到知識的知識管理工具，知識地圖是一種向?qū)?，它本身并不是一個知識的集合，而是關(guān)于知識來源的知識，知識地圖指向的是知識源。知識地圖不僅能揭示知識的存儲地，通常也能揭示知識之間的關(guān)系，知識地圖的最終目標(biāo)是幫助企業(yè)員工實(shí)現(xiàn)知識的共享。

　　通過項目案例庫和知識地圖，可以將存在于企業(yè)中的豐富的知識轉(zhuǎn)化成為可分享、可復(fù)用的知識資源，讓各部門、各項目組的知識轉(zhuǎn)移和分工協(xié)作更加容易，使項目成員可以參考更多的以往成功項目的工作經(jīng)驗，降低項目運(yùn)作的成本，提升項目運(yùn)作的效率。

　　隱性知識的管理方式

　　項目型企業(yè)的隱性知識主要包括：項目運(yùn)作的經(jīng)驗、教訓(xùn)、技能、思維方式等。這些知識看不見，摸不著，但是這些隱性知識對于項目型企業(yè)的作用較顯性知識更有效，更有價值。因此，對隱性知識的管理方式實(shí)際上就是使隱性知識顯性化。

　　AAR是一個結(jié)合了技術(shù)和人的因素的快速報告的方法或工具，是一個簡單而有效的過程，供團(tuán)隊用來獲取從過去的成功和失敗中得到的經(jīng)驗教訓(xùn)，以便改進(jìn)未來的表現(xiàn)。它為團(tuán)隊提供反思一個項目、活動、事件或任務(wù)的機(jī)會，讓團(tuán)隊成員參與診斷和評估過程的形式來加強(qiáng)他們的學(xué)習(xí)過程，并同時提供關(guān)于團(tuán)隊表現(xiàn)的反饋。

　　警示報告是一種通過建立快速響應(yīng)的機(jī)制和渠道，將經(jīng)驗教訓(xùn)、重要問題的解決方法快速在整個組織內(nèi)部進(jìn)行擴(kuò)散的一種知識管理工具。組織中的不同團(tuán)隊在工作過程中經(jīng)常會碰到一些實(shí)效性強(qiáng)，對其他團(tuán)隊又有重要參考價值的問題與疑惑，通過警示報告可以迅速將解決方案傳遞到可能需要的團(tuán)隊那里去，避免組織內(nèi)部不同的團(tuán)隊間重復(fù)解決同樣的問題，避免組織犯同樣的錯誤。

　　導(dǎo)師制是一種應(yīng)用非常廣泛的知識管理工具，類似于以前“幫傳帶”的師徒關(guān)系。它是指為每一位新員工有針對性的指定一位導(dǎo)師（Mentor），這位導(dǎo)師通過正式與非正式的途徑將自己的知識傳授給新員工，使新員工能夠在新的工作崗位上更好地適應(yīng)和發(fā)展。導(dǎo)師一般由企業(yè)里富有經(jīng)驗的資深員工擔(dān)任，他有培養(yǎng)和指導(dǎo)別人的責(zé)任和義務(wù)。對新員工來說，借助導(dǎo)師的經(jīng)驗也可以早點(diǎn)進(jìn)入工作狀態(tài) .

　　員工黃頁是一個特定的員工名單目錄，通過查詢促進(jìn)內(nèi)部某個領(lǐng)域、某個知識點(diǎn)的員工與需要該知識的員工之間的交流，從而促進(jìn)知識在組織內(nèi)部得到傳播和共享。員工名單目錄里面包含了員工擅長的知識信息，通過查詢的方式讓大家都知道：誰能夠幫助我？

　　CoP（Community of Practice），實(shí)踐社團(tuán)。實(shí)踐社團(tuán)是由一群專業(yè)工作者所組成的正式或非正式的團(tuán)體，社群因為共同的興趣或目標(biāo)而聚集在一起。他們有著共同的關(guān)注點(diǎn)，通過在不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上相互影響，加深在這一領(lǐng)域的知識和專業(yè)技術(shù)。

　　內(nèi)部演講是組織內(nèi)部的一種非正式的交流與培訓(xùn)活動，是互相學(xué)習(xí)的渠道、充分共享的工作氛圍與環(huán)境，有利于經(jīng)驗的交流與思想火花的碰撞，是一種有效的知識管理工具；內(nèi)部演講也是員工充分展示自我的舞臺。

　　上面我們介紹了六種隱性知識的管理方式，那么這些方式如何在項目運(yùn)作中應(yīng)用呢？

　　圖2清晰地展現(xiàn)六這6種隱性知識管理方式適用的項目階段。

　　圖2 隱性知識管理方式的使用階段

　　如何保障項目型企業(yè)的知識管理有效實(shí)施

　　其實(shí)，很多項目型組織已經(jīng)意識到知識管理的重要性，但真正地實(shí)施起來還是有一定難度。因此，在具體的實(shí)施過程中需要注意一下幾點(diǎn)：

　　知識管理需要和業(yè)務(wù)緊密結(jié)合

　　大部分項目型組織已意識到知識管理的重要性，但實(shí)施起來依然難以推行，其存在的最大問題是知識積累和業(yè)務(wù)過程相脫離。具體表現(xiàn)為項目實(shí)施過程中重點(diǎn)關(guān)注進(jìn)度，忽略相關(guān)知識文檔的同步提交和保存，相關(guān)文檔往往是在項目結(jié)束后再整理，這就導(dǎo)致知識的完整性和時效性無法保障，很多寶貴的資料散落在各項目組內(nèi)部。另外，企業(yè)內(nèi)獨(dú)立的知識管理部門往往脫離業(yè)務(wù)部門，通過知識管理平臺收集到的都是一些和核心業(yè)務(wù)關(guān)系不大的文檔資料。

　　“1＋1＋1”解決方案（項目型組織的項目管理、流程管理、知識管理有機(jī)集成）是解決知識管理與業(yè)務(wù)過程脫節(jié)問題的一種很好的方式。這種解決方案的核心在于項目過程和知識管理過程的同步。在項目活動和流程環(huán)節(jié)的每一步明確相應(yīng)的輸出文檔和參考文檔以實(shí)現(xiàn)顯性知識的傳播。通過對輸出文檔制訂模板和樣例，對于以往的項目最佳實(shí)踐予以提煉，同時相關(guān)的參考文檔可方便項目組快速地獲取相關(guān)的知識資料，從而實(shí)現(xiàn)快速學(xué)習(xí)和交付。

　　知識管理的核心價值在于和業(yè)務(wù)過程緊密結(jié)合，發(fā)揮作用。 在流程梳理優(yōu)化的基礎(chǔ)上，在流程的每一個關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，我們需要找到最佳做法，并大面積共享，從而提升流程的執(zhí)行效果，而非簡單的執(zhí)行效率。

　　知識管理需要有共享的文化來保證

　　知識管理最終需要形成一個共享的文化來保證。如果沒有文化的保證，項目就非常容易失敗。據(jù)一項學(xué)者的研究調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有高達(dá)54%的企業(yè)主管認(rèn)為知識管理的最大障礙來自于組織文化層面。 為什么文化的作用如此重要？還在于文化就如企業(yè)的空氣一樣，其質(zhì)量狀況如何，直接會影響到所有員工的身心健康。由于其輻射圈很大、繼承性很深，要想凈化它并不容易，而一旦得以凈化則會對企業(yè)所有員工的行為規(guī)則產(chǎn)生影響。

　　塑造有利于知識管理的項目型企業(yè)的共享文化應(yīng)關(guān)注以下幾個方面：

　?。箚T工具有積極的知識取向。員工聰慧、好奇、愿意自由探索，管理人員鼓勵知識創(chuàng)造和運(yùn)用，高度評價各種學(xué)習(xí)活動。

　　＊使員工愿意與別人共享知識。員工沒有和別人共享自己知識的原因主要有兩個：一是沒有時間和精力來共享知識；二是不愿與別人分享成功經(jīng)驗，相信自己的價值及工作保障在于獨(dú)有的專業(yè)技術(shù)和經(jīng)驗?！?/P>

　?。c原有的企業(yè)文化相融合。公司原有的企業(yè)文化有時并不利于知識管理，甚至?xí)恋K人們共享知識，如在一些大的設(shè)計公司里，設(shè)計師們往往對個人設(shè)計有很高的成就感，因此不屑于使用已有的設(shè)計。但知識管理要真正在公司中有效的實(shí)施，就必須要考慮到公司已有的文化，因為要改變它是一個非常困難和長期的事情，尤其是當(dāng)一個公司的文化已被實(shí)踐證明是非常有效時，就沒有必要對其做大的改變。

　?。獞?yīng)取得企業(yè)高層管理者的支持。高層管理者的支持有利于在公司內(nèi)形成知識管理的氛圍，也可以取得資金或其他資源的支持。

　　“分享”是知識管理的核心理念，是團(tuán)隊建設(shè)的基礎(chǔ)，也是知識管理成敗的難點(diǎn)和重點(diǎn)。每個想實(shí)施知識管理的企業(yè)，都可以拿起“K文化”這把鏡子照照自己，看著你的現(xiàn)在，想像你的未來。

　　知識管理的IT實(shí)現(xiàn)

　　管理和業(yè)務(wù)的需求最終要落實(shí)到IT系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)。“1＋1＋1”解決方案對于IT系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)提出以下特殊功能需求：權(quán)限管理要求：對于流程和知識的管理，如何使“合適的人在合適的時間看到合適的知識信息”，對系統(tǒng)權(quán)限管理提出比較高的要求。在項目管理過程中，比較特殊的就是根據(jù)項目的授權(quán)，如項目的文檔根據(jù)項目組成員自動進(jìn)行授權(quán)。

　　項目任務(wù)、工作流程、項目文檔的三位一體：可按照項目類型和項目級別定義所對應(yīng)的項目過程標(biāo)準(zhǔn)化模版，包括項目工作任務(wù)分解，相應(yīng)的流程和每個活動相關(guān)的項目文檔定義，實(shí)現(xiàn)項目任務(wù)、工作流、項目文檔管理的統(tǒng)一，從而通過IT系統(tǒng)使知識共享和復(fù)用得到強(qiáng)制進(jìn)行。

　　項目過程標(biāo)準(zhǔn)化模板的積累與應(yīng)用：項目實(shí)施完成后，可將實(shí)際實(shí)施的項目導(dǎo)入到組織經(jīng)驗知識庫中進(jìn)行提煉、完善與改進(jìn)，從而形成新的項目標(biāo)準(zhǔn)模板。項目建立時，系統(tǒng)會根據(jù)項目的類型和項目的重要級別所對應(yīng)的項目過程標(biāo)準(zhǔn)模版自動初始化項目，實(shí)現(xiàn)知識的再利用。

　　項目動態(tài)知識地圖的生成：可按照項目、項目階段、項目類型等動態(tài)地提取相關(guān)的知識資料生成知識地圖，以進(jìn)行項目知識的聚類展示，從而以簡化信息檢索過程，提高知識獲取的便利性。

　　經(jīng)營分析和決策支持：隨著項目型組織的持續(xù)積累和發(fā)展，如何基于以往的數(shù)據(jù)進(jìn)行提煉挖掘，形成知識以支持高層決策也是信息系統(tǒng)需要考慮的新需求。對于項目型組織經(jīng)營分析可從客戶、項目、人員和知識四個維度去分析，其中客戶和項目是業(yè)務(wù)管理的核心，而人員和知識構(gòu)成項目型組織的核心競爭力，是項目型組織成長和發(fā)展的基礎(chǔ)。通過經(jīng)營分析體系構(gòu)建穩(wěn)定的分析結(jié)構(gòu)，通過對歷史數(shù)據(jù)的各種分析從而促進(jìn)項目型組織的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。

　　綜上所述，項目型組織要保證做正確的項目和正確地做項目，需要利用知識管理的手段，通過一定的知識管理的組織形式，借助于先進(jìn)的信息技術(shù)平臺，在組織內(nèi)部有步驟、分階段地開展知識管理活動。