淺析校校通工程中項(xiàng)目管理

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　　摘 要：如何規(guī)范與提高工程項(xiàng)目的管理水平，已成為現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)制度建設(shè)的一個(gè)重要課題。本文擬結(jié)合“校校通”工程實(shí)踐，就項(xiàng)目實(shí)施過程中的管理方法與途徑做簡單探討。

　　關(guān)鍵詞：校校通工程 項(xiàng)目管理 工程督導(dǎo) 制度建設(shè)

　　1、項(xiàng)目背景及特點(diǎn)

　　為加快在中小學(xué)普及信息技術(shù)教育的步伐，教育部2000年推出“校校通”工程。經(jīng)過激烈的投標(biāo)競爭，四創(chuàng)公司憑借其雄厚的資金實(shí)力和豐富的系統(tǒng)集成經(jīng)驗(yàn)，成為安徽“校校通”二期工程兩個(gè)最大的系統(tǒng)集成商之一，合同總額4千多萬元。

　　“校校通”工程特點(diǎn)是“時(shí)間緊，任務(wù)量大，施工地點(diǎn)分散，50天內(nèi)必須高質(zhì)量地完成全省7個(gè)地市176所學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)教室建設(shè)”。這無疑對四創(chuàng)公司系統(tǒng)集成部的工程管控能力是一個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

　　2、對“校校通”實(shí)施項(xiàng)目管理的方法與途徑

　　項(xiàng)目管理是將各種資源（人、材料、機(jī)械、資金、信息、技術(shù)和市場等）應(yīng)用于項(xiàng)目，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的期望目標(biāo)（時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量和信譽(yù)）的一種活動(dòng)。以項(xiàng)目的管理與運(yùn)作為核心來重新構(gòu)建企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)，提高網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)與運(yùn)作項(xiàng)目的實(shí)際能力已開始成為現(xiàn)代企業(yè)的共識。針對“校校通”工程的特點(diǎn)，系統(tǒng)集成部制定出新的項(xiàng)目管理運(yùn)作方式。

　　2.1項(xiàng)目組織管理

　　組建一個(gè)高效，有活力的項(xiàng)目經(jīng)理部是項(xiàng)目能否成功運(yùn)作的基本保證。

　　在與業(yè)主安徽省各地教育局簽訂工程承包合同后，為確保工期、質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，兌現(xiàn)對業(yè)主的承諾，系統(tǒng)集成部采取積極的組織形式來加強(qiáng)對工程的全面管理，以市場化的手段把相關(guān)企業(yè)捆綁在一起，實(shí)現(xiàn)“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”。把總承包商的責(zé)任落實(shí)分解到各個(gè)分包商的工作計(jì)劃和實(shí)施環(huán)節(jié)中，并加強(qiáng)檢查督促，減少因責(zé)任轉(zhuǎn)包而帶來項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、管理等可視性下降的風(fēng)險(xiǎn)。

　　具體做法是：

　　首先，按照項(xiàng)目施工法，組織起精干高效的項(xiàng)目班子，實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)扁平化。即挑選出技術(shù)過硬、工程經(jīng)驗(yàn)豐富的員工擔(dān)任項(xiàng)目部團(tuán)隊(duì)成員，同時(shí)明確項(xiàng)目班子各成員的職責(zé)，避免責(zé)任不清、授權(quán)不明。

　　其次，以項(xiàng)目為主體、以合同為紐帶，加強(qiáng)各分包商的相互配合管理。建立一個(gè)嚴(yán)密的合同網(wǎng)絡(luò)體系，像“校校通”這樣較大的工程，是由很多的建設(shè)者參加的共同體，這就需要有一個(gè)嚴(yán)密的合同體系來規(guī)范和約束人們的行為和調(diào)動(dòng)大家的積極性，避免相互拆臺(tái)與扯皮。然而，需要引起注意的是，國際上通行的做法即以合同為中心的工程項(xiàng)目管理理論并不完全適合中國國情。這是因?yàn)槠跫s制在中國貫徹不徹底，項(xiàng)目總包方和施工方之間很難做到100％的誠信。因此項(xiàng)目總包方有必要主動(dòng)介入到項(xiàng)目的具體實(shí)施過程中去。通過外派那些有經(jīng)驗(yàn)、懂技術(shù)的項(xiàng)目部成員到現(xiàn)場督導(dǎo)，對各分包施工單位的工程技術(shù)、質(zhì)量實(shí)施專業(yè)化管理與監(jiān)督，以提高整個(gè)項(xiàng)目的管控能力。

　　我們實(shí)行總部項(xiàng)目主管和向各地市派駐工程督導(dǎo)跟蹤負(fù)責(zé)的二級管理模式來保證工程推進(jìn)的總體進(jìn)度及整體協(xié)調(diào)性。實(shí)踐證明，這種項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的確起到了協(xié)調(diào)、督促與監(jiān)督作用：

　　1. 充分發(fā)揮公司的管理和技術(shù)優(yōu)勢，對確定的各分包商進(jìn)行督促協(xié)調(diào)管理，以完成總承包經(jīng)營的目標(biāo)。要求和監(jiān)督分包商（設(shè)備供應(yīng)商）、各分包施工單位按工程合同、施工圖設(shè)計(jì)及相關(guān)文件按階段如期完成工程進(jìn)度。

　　2. 根據(jù)項(xiàng)目不同階段的需求，調(diào)動(dòng)公司人力、物力，確保各控制點(diǎn)和里程碑目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，為工程如期竣工提供保障條件，充分體現(xiàn)公司的整體實(shí)力。

　　3. 派駐工程督導(dǎo)及時(shí)解決現(xiàn)場中出現(xiàn)的各種施工、技術(shù)問題，使問題能在下層解決的既在下層解決，無須無謂的逐級上報(bào)、請示，大大減輕項(xiàng)目本部和項(xiàng)目主管的工作負(fù)擔(dān)。

　　2.2 進(jìn)度管理

　　進(jìn)度管理，主要是對項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)展程度和為保證進(jìn)度及調(diào)控可能出現(xiàn)的偏差而采取的常規(guī)防范措施和應(yīng)急措施的管理。

　　為保障工程的順利實(shí)施，系統(tǒng)集成部以省教育廳所確定的竣工交付日為總工期最終目標(biāo)，充分考慮人力資源、物資供應(yīng)和現(xiàn)金流量等其他保證性因素綜合后，將各項(xiàng)工作逐周進(jìn)行分解和安排（WBS），編制出“校校通”整體網(wǎng)絡(luò)施工進(jìn)度計(jì)劃，確定出可能影響工程施工的關(guān)鍵線路和關(guān)鍵施工工序，并把此作為施工控制的重點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)“校校通”進(jìn)度目標(biāo)控制。

　　要搞好項(xiàng)目的進(jìn)度管理，就必須做好以下二點(diǎn)：

　　一是做好諸如施工單位的招標(biāo)、評標(biāo)及施工合同的簽訂，材料、設(shè)備供貨合同的簽訂等各項(xiàng)工作，并在“校校通”施工中的綜合布線、課桌與電腦設(shè)備進(jìn)場、硬軟件安裝等各施工階段（關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）制定出詳細(xì)的階段性實(shí)施計(jì)劃。同時(shí)要求施工方清華同方各地經(jīng)銷商也制定出階段性的二級網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，并按天按周定期檢查自己計(jì)劃的落實(shí)情況。而項(xiàng)目經(jīng)理部則進(jìn)行總體進(jìn)度協(xié)調(diào)控制。貫徹計(jì)劃進(jìn)度的具體途徑之一是：定期召開項(xiàng)目例會(huì)或不定期召開專題會(huì)議，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人了解各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況和需要解決與配合的問題。

　　二是要特別重視對待那些可能會(huì)對工期產(chǎn)生延誤的各種因素，例如人員不穩(wěn)定和人員缺乏責(zé)任心；信息反饋和解決問題的渠道不通暢；設(shè)備到位不及時(shí)；發(fā)現(xiàn)設(shè)備質(zhì)量問題的時(shí)間嚴(yán)重滯后，影響安裝、調(diào)試和運(yùn)行；因施工不規(guī)范而造成返工或因一些施工材料準(zhǔn)備不足而耽誤時(shí)間等等，應(yīng)努力避免和解決之。

　　通過上述二點(diǎn)舉措，使“校校通”工程在人為控制而不是任其自然下，有節(jié)奏、均衡地進(jìn)行。

　　2.3過程質(zhì)量管理

　　過程質(zhì)量管理是指客戶滿意服務(wù)和項(xiàng)目質(zhì)量保證體系的執(zhí)行和完善。

　　首先，在項(xiàng)目部團(tuán)隊(duì)制度建設(shè)當(dāng)中和各分包單位及施工方的合同條款里加以明確，使“質(zhì)量第一”成為項(xiàng)目干系人的共同認(rèn)識。

　　其次，為確保質(zhì)量，統(tǒng)一采購大宗材料（主材）；系統(tǒng)集成部采用競爭機(jī)制，優(yōu)勝劣汰，并嚴(yán)格按合同和制度實(shí)施獎(jiǎng)罰，例如我們就曾對一個(gè)設(shè)備分包商進(jìn)行了換貨和退貨處罰。

　　第三，在施工過程中努力做到“三嚴(yán)”：嚴(yán)格按圖紙施工，嚴(yán)格按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)施工，嚴(yán)格按科學(xué)程序施工。采取多種防范措施如外派工程督導(dǎo)對施工單位的工程技術(shù)、質(zhì)量實(shí)施監(jiān)督來消除質(zhì)量通病，杜絕返工現(xiàn)象的發(fā)生。

　　2.4項(xiàng)目部團(tuán)隊(duì)管理

　　把保證工程按時(shí)竣工通過驗(yàn)收，提高上至省教育廳下至省各地教育局和學(xué)校的客戶滿意度，樹立起四創(chuàng)電子良好的服務(wù)品牌作為團(tuán)隊(duì)的總體目標(biāo)。為順利實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，要建立良好的團(tuán)隊(duì)精神和文化氛圍，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)之間協(xié)同合作，減少?zèng)_突。為此，我們加強(qiáng)了以下二方面的工作：

　　一方面，建立健全項(xiàng)目管理制度，提高管控能力

　　為保證項(xiàng)目總體目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目經(jīng)理部建立健全了一整套行之有效的管理制度，如施工標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收規(guī)范、物資采購制度、費(fèi)用管理制度、資料管理制度、業(yè)績考核及獎(jiǎng)罰制度等來規(guī)范和激勵(lì)項(xiàng)目管理人員的積極性和主觀能動(dòng)性，進(jìn)一步促進(jìn)其項(xiàng)目管理水平和項(xiàng)目控制能力的提高。比如說我們可根據(jù)（1）所負(fù)責(zé)區(qū)域的進(jìn)度、質(zhì)量；（2）進(jìn)度報(bào)告遞交的及時(shí)性及全面性；（3）發(fā)現(xiàn)、解決問題的及時(shí)性、徹底性；（4）是否服從項(xiàng)目部主管的統(tǒng)一協(xié)調(diào)等幾項(xiàng)操作性較強(qiáng)的考評標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行績效考核。

　　另一方面，由于外派工程督導(dǎo)承擔(dān)著對所轄區(qū)域工程項(xiàng)目實(shí)施“三控（成本、工期、質(zhì)量），二管（合同、信息），一協(xié)調(diào)（組織））”的職責(zé)，其項(xiàng)目監(jiān)控的好壞，將直接影響著項(xiàng)目總承包商的信譽(yù)。建立完善的工程督導(dǎo)監(jiān)督機(jī)制，可以有效地防范人為的風(fēng)險(xiǎn)和因能力、責(zé)任心等誘因造成的損失。工程督導(dǎo)須以上述制度為準(zhǔn)則來規(guī)范和約束諸如施工材料的選購、工作日志匯報(bào)等一些重要行為，這樣既可從制度上防止工程督導(dǎo)在實(shí)施過程中利用職權(quán)牟取私利，又可通過對施工方案的理解和技術(shù)規(guī)范的掌握來增強(qiáng)其臨場決斷能力。

　　健全的項(xiàng)目管理制度和有效的監(jiān)控措施有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理中所出現(xiàn)的問題，減少和規(guī)避施工風(fēng)險(xiǎn)。

　　2.5溝通管理

　　溝通管理是一個(gè)技術(shù)與商務(wù)相交融的過程，良好的溝通環(huán)境是項(xiàng)目成功的重要因素，應(yīng)與項(xiàng)目有關(guān)單位搞好關(guān)系，使項(xiàng)目在協(xié)調(diào)的氛圍下進(jìn)行。

　　四創(chuàng)公司一直秉承“客戶是我們服務(wù)的中心”理念，公司各級領(lǐng)導(dǎo)都十分注意與省教育廳各級管理部門的溝通與交流，加強(qiáng)與省各地教育局和學(xué)校的溝通更是我們項(xiàng)目部團(tuán)隊(duì)工作不可缺少的部分，執(zhí)行工程匯報(bào)制度也是其中之一。團(tuán)隊(duì)把與省教育廳、各地教育局和學(xué)校的定時(shí)書面交流作為工程匯報(bào)制度的主體。

　　建立暢通的雙向信息來源與處理通道，避免諸如信息溝通不暢、可供決策的信息不能及時(shí)提供，決策相對滯后、總部與項(xiàng)目部之間的物資和人員難以及時(shí)合理調(diào)配等各種現(xiàn)象出現(xiàn)。為此，我們采取了一些舉措：

　　1. 各地工程督導(dǎo)之間保持建議、反饋等工作交流機(jī)制，做到信息共享；

　　2. 建立起聯(lián)系總表，各地工程督導(dǎo)每天用電話或E-mail方式，向項(xiàng)目主管通告各地進(jìn)度等相關(guān)情況。

　　事實(shí)證明，加強(qiáng)與客戶的定期交流，建立起團(tuán)隊(duì)暢通的溝通渠道，在保證工程進(jìn)度順利推進(jìn)以及樹立公司服務(wù)形象方面都發(fā)揮很大作用，為推動(dòng)團(tuán)隊(duì)總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)獲取了很大空間。

　　3、幾點(diǎn)體會(huì)

　　對“校校通”工程實(shí)施項(xiàng)目管理，在工期、質(zhì)量等控制目標(biāo)上都取得了較明顯的效果，得到省教育廳“四創(chuàng)公司的工程竣工質(zhì)量在某種程度上已超過了其余廠商”的好評，同時(shí)也在客觀上提高了系統(tǒng)集成部對大型工程的總承包能力：

　　1、通過項(xiàng)目化活動(dòng)，使新工程從方案設(shè)計(jì)到工程竣工的速度變得更快，成本更低。

　　2、初步形成了強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)和相互支持的企業(yè)文化，改進(jìn)了問題的處理和溝通，降低了項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。通過鼓勵(lì)使用WBS等技術(shù)工具，培養(yǎng)了基礎(chǔ)的項(xiàng)目執(zhí)行人員。

　　3、有了一種風(fēng)險(xiǎn)管理意識，徹底改變了以前那種在項(xiàng)目出現(xiàn)重大變化時(shí)被動(dòng)的亡羊補(bǔ)牢的工作方式，提高了風(fēng)險(xiǎn)管理的技能。

　　4、結(jié)束語

　　本文結(jié)合“校校通”工程實(shí)踐，對項(xiàng)目組織、進(jìn)度、質(zhì)量、團(tuán)隊(duì)、溝通等五個(gè)方面管理進(jìn)行了較為詳細(xì)的闡述，所涉及到的一些管理方法與思路對企業(yè)項(xiàng)目管理應(yīng)用體系（PMAS）有一定的借鑒作用。