一級建造師復習指導：項目管理中的計劃與變化

　　一、項目管理計劃及子計劃的基本概念及相應(yīng)注意事項

　　計劃是任何一個組織成功的核心，它存在于組織各個層次的管理活動中。管理者的首要職責就是做計劃。管理者要根據(jù)組織內(nèi)外部的實際情況，通過科學的預測，確定在未來一定時期內(nèi)組織所要達到的目標以及實現(xiàn)目標的行動方案的過程。

　　項目管理九大知識領(lǐng)域中，幾乎每一個領(lǐng)域都涉及到項目管理計劃或其子計劃的規(guī)劃過程。主要包括項目管理計劃、范圍管理計劃、進度管理計劃、費用管理計劃、質(zhì)量管理計劃、過程改進計劃、人員配備管理計劃、溝通管理計劃、風險管理計劃、采購管理計劃、合同管理計劃、項目驗收計劃等。現(xiàn)在簡要介紹一些這些計劃及應(yīng)用時的注意事項。

　　1.項目管理計劃

　　項目管理計劃是項目的主計劃或稱為總體計劃，它確定了執(zhí)行、監(jiān)控和結(jié)束項目的方式和方法，包括項目需要執(zhí)行的過程、項目生命周期、里程碑和階段劃分等全局性內(nèi)容。項目管理計劃是其他各子計劃制訂的依據(jù)和基礎(chǔ)，它從整體上指導項目工作的有序進行。

　　在初次制訂項目管理計劃時，由于各方面的信息還不十分明朗，因此項目經(jīng)理只需要從宏觀上把握住項目的主體管理思路，切記不能理想化而期望項目管理計劃一步到位。

　　2.范圍管理計劃

　　范圍管理計劃是項目管理團隊確定、記載、核實、管理和控制項目范圍的指南，需要包括如何制定詳細項目范圍說明書、進行范圍核實和范圍變更等內(nèi)容。該計劃為后續(xù)范圍定義、制定工作分解結(jié)構(gòu)、范圍核實和范圍控制等工作提供指導。實踐經(jīng)驗告訴我們，項目范圍管理計劃需要盡可能在其他子計劃之前制訂，因為它為其他子計劃的合理制訂提供基礎(chǔ)信息。

　　3.進度管理計劃

　　進度管理計劃中需要確定制定項目進度表的格式與控制項目進度的準則。該計劃為后續(xù)活動定義、活動排序、活動資源估算、活動歷時估算、制定進度表和進行進度控制等工作提供指導。在制訂進度管理計劃時，需要根據(jù)項目的實際情況，明確定義好進度偏差的閾值，方便后續(xù)進度控制和計劃的變更。

　　4.費用管理計劃

　　費用管理計劃中需要選定費用管理的模板，制定費用規(guī)劃、結(jié)構(gòu)、估算、預算和控制的標準。包括費用估算精確等級、費用測量單位、費用偏差標準和費用報告格式等主要內(nèi)容。該計劃為后續(xù)費用估算、費用預算和費用控制等工作提供指導。項目的費用管理與范圍管理、進度管理、人力資源管理、風險管理等息息相關(guān)，因此在制訂費用管理計劃時，需要綜合考慮范圍、進度、人力資源、風險等對費用管理及費用偏差閾值可能造成的影響。

　　5.質(zhì)量管理計劃

　　質(zhì)量管理計劃需要說明項目管理團隊如何執(zhí)行實施組織的質(zhì)量方針。該計劃為后續(xù)質(zhì)量保證、質(zhì)量控制和過程持續(xù)改進等工作提供指導。質(zhì)量管理計劃貫穿于項目的始終（從啟動到收尾），因此質(zhì)量管理計劃需要涵蓋項目前期的質(zhì)量工作，以保證先期決策的正確性和質(zhì)量標準的前后一致性。

　　6.過程改進計劃

　　過程改進計劃需要詳細分析過程分析的具體步驟，包括過程測量標準、過程改進目標等內(nèi)容。該計劃直接為項目過程改進（通過質(zhì)量保證）提供指導，間接為組織過程改進（通過經(jīng)驗和教訓）提供指導。過程持續(xù)改進的目標是實現(xiàn)過程質(zhì)量改進和項目質(zhì)量改進，因此，項目經(jīng)理在進行質(zhì)量規(guī)劃時需要非常重視過程改進計劃的制訂。

　　7.人力資源配備管理計劃

　　人力資源配備管理計劃是規(guī)劃項目人力資源的獲取、使用、遣散安置等的文件。其主要內(nèi)容是何時通過何種方式滿足項目人力資源的要求。該計劃為后續(xù)項目團隊組建、項目團隊建設(shè)、項目團隊管理等工作提供指導。項目經(jīng)理在制訂人力資源配備管理計劃時，需要認真分析項目的范圍、進度等基本要求，結(jié)合項目實際情況進行規(guī)劃，否則很容易導致計劃的人力資源不能滿足項目的需要或不能充分發(fā)揮他們的作用的現(xiàn)象。

　　8.溝通管理計劃

　　溝通管理計劃需要確定利害關(guān)系者的信息與溝通需求，主要內(nèi)容包括什么人什么時候通過何種方式獲得何種項目信息。該計劃為后續(xù)信息發(fā)布、績效報告和項目利害關(guān)系者管理等工作提供指導。項目經(jīng)理制訂溝通管理計劃時，不但需要認真分析和記錄項目團隊外的利害關(guān)系者的信息與溝通需求，而且也需要分析和記錄項目團隊成員的信息和溝通需求。

　　9.風險管理計劃

　　風險管理計劃需要描述如何規(guī)劃、安排與實施項目風險管理。該計劃為后續(xù)風險識別、風險定性分析、風險定量分析、風險應(yīng)對規(guī)劃和風險監(jiān)控等工作提供指導。項目經(jīng)理在制訂風險管理計劃時，需要充分考慮項目團隊的風險管理水平和能力，可以借鑒但不可盲目套用其他項目的風險管理計劃，否則將會導致后續(xù)風險管理工作很難開展。

　　當然還有很多項目管理計劃，在這里就不一一羅列了。項目管理計劃及其子計劃的制訂和完善，是一個“滾動式”的過程，需要執(zhí)行PDCA（計劃、執(zhí)行、檢查、修正）循環(huán)。現(xiàn)實世界中沒有哪個項目的計劃制訂是“一勞永逸”的。因此，作為項目經(jīng)理，一定需要養(yǎng)成在項目的推進過程中不斷檢查、修正和完善項目管理計劃及其子計劃的習慣，唯有這樣，項目管理計劃才能真正發(fā)揮作用。

　　二、如何避免項目管理中“動”的發(fā)生

　　項目管理中“動”的原因非常多，大到國際形勢的改變、政府政策的實施，小到某一個人的因素都可能導致項目計劃的不完美實施。有很多方面只能在制訂計劃時就充分考慮，這些在上述注意事項中已有提及，篇幅和能力有限，這里就不一一詳述了。主要談一下比較容易掌握卻又極容易出問題的資源管理計劃。

　　當一個項目被提出來以后，很難對于你可能需要的所有資源有一個很全面的概念。這里提出一個估計進行該項目所需要的工作量和其他資源的方法。這樣你就可以估計項目持續(xù)時間和項目費用，獲得認可，然后開始工作。就如同你所知道的，你預先進行的估計只是一個估計，只有當項目結(jié)束了之后你才能夠知道該項目所用的工作量、費用和時間。到那個時候，你要處理預計中的不確定和風險問題。

　　首先估計偶然性。所有的項目都有一定程度的不確定性。如果可能，你通過使用一個偶然性預算來解決估計的不確定問題。如果你相信你的估計有80% 的準確性，你就需要20%的偶然性預算。例如，如果你的項目預計要花費$100，000，你可能需要$20，000的偶然性預算來解決估計錯誤以及完成那些應(yīng)該在范圍以內(nèi)，但是在你最初的估計中遺漏掉的工作。偶然性預算中剩下來的所有的錢都會在項目結(jié)束后歸還給客戶，還要做好計劃好的儲備，一些項目需要項目經(jīng)理把對于意外做好更充足的準備。對于一些項目，你必須為偶然需要的資源以及在需要時你怎樣能夠獲得它們做好準備。你需要制定一個策略來保證需要的時候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬件、設(shè)備或者補給等。很多時候你需要對于儲備資源提前做好計劃。

　　比如時間。在一個典型的項目里，如果你發(fā)現(xiàn)項目比你預期的時間要長，你可能會要求延長時間，并增加費用預算。但是如果最后期限已經(jīng)定死，不能推遲，而你第一次意識到你需要新的資源的時候，你可能就沒有時間去找它們了。你需要一個已經(jīng)準備好的計劃來告訴你這些資源在哪里，以及如何能夠獲得它們。

　　獲得增加的資源的高成本。你可能會遇到有些資源批量購買的時候會比較便宜的情況，但如果追加采購的話就會比較貴。例如，如果你的解決方案需要新的硬件，你會發(fā)現(xiàn)如果你購買的數(shù)量比較多的話，單價會比較便宜。讓我們假設(shè)你估計你會需要100套硬件。由于你估計中的不確定性，你可能會采購110套，留10套作為余量。這樣做是因為你現(xiàn)在購買這10套硬件的價格（作為批量采購的一部分）比以后單獨購買10套硬件要便宜得多。

　　有足夠的時間尋找專業(yè)資源。有時候你有足夠的時間來獲得難以尋找的專業(yè)資源。你可能需要儲備好這些資源以備將來之需。例如，你可能會提前接觸顧問公司來尋找專業(yè)資源，比如某種難以使用工具的專家，同時你也知道你并不見得就一定會需要他。這樣顧問公司可以提前安排好這些人，以便在你將來需要的時候，這些人能夠很快到位。

　　有時要把儲備計劃作為風險計劃的一部分，這時需要使用下面的步驟來確認對于儲備的需求并在需要時準備好它們：

　　1.承認這種需求

　　首先重要的一步是要理解你對于儲備的需求。如果你不承認這一點，等到對于額外資源的需求出現(xiàn)以后，你就沒有時間作出反應(yīng)了。對于儲備資源的需要通常是你風險管理策略的一部分。你可能已經(jīng)認識到一些項目風險，并且認定降低這些風險的辦法就是保留一定的資源儲備。

　　2.會產(chǎn)生額外費用

　　確實制訂并執(zhí)行風險計劃需要花費一定的項目管理時。但是，很多時候還有額外的項目費用。

　　3.獲得贊同

　　關(guān)于風險、費用和收益的信息應(yīng)該被提交給項目發(fā)起人以獲得批準。你需要確保項目發(fā)起人同意你的儲備計劃能夠有效地降低項目的風險。你還需要項目發(fā)起人認識到增加費用的必要性，并能夠在你需要獲得額外資源的時候批準你增加項目費用。

　　4.管理風險計劃

　　和風險計劃有關(guān)的行為應(yīng)該在工作計劃和管理計劃中提前被考慮到。項目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)進程對于風險進行再評估，可能是每月一次或者在重要事件結(jié)束之后，以檢查是否還需要儲備，以及這些儲備是否能夠有效降低項目的風險。

　　總之，在大多數(shù)的項目中，如果你發(fā)現(xiàn)需要更多的資源，應(yīng)告訴你的發(fā)起人，如果需要的話還要調(diào)整預算和進度表。但是，在一些項目中，你不會有更多的時間。在這樣的情況下，項目經(jīng)理必須確定項目的風險在哪里，并且有一個計劃來保證如果需要的話，備用資源已經(jīng)準備好了。有時候你需要資源隨時備用。另一些時候，你只是需要知道你在需要時能夠很快獲得它們。項目儲備的需求通常是由風險管理流程來確定并管理的，而儲備的資源是針對某種確定的項目風險的。

　　三、將項目管理中的計劃與生活相結(jié)合

　　坦白說，這種強理論的知識對我們現(xiàn)在的能力來說還是非常遙遠的事情，我們可以在紙上做出自認為非常完美的計劃，但這并不等同于我們已經(jīng)掌握了這一門復雜的科學?？梢哉f，沒有人可以真正掌控計劃中的變化。為了一門考試訂的學習計劃都有可能因為很多原因被打亂，更何況涉及社會方方面面的大項目計劃。但是我們完全可以以這種計劃變化的精神來面對我們的工作和生活。

　　我們現(xiàn)在是兩年制的研究生，應(yīng)當說這是一個相當緊湊的時間段，我們有不到一年的時間來學習一些知識，這期間已經(jīng)要考慮畢業(yè)論文題目、發(fā)表論文等，剩下的前半年要找工作和寫論文，最后半年答辯。我們要把以前三年才能完成的任務(wù)濃縮在兩年之內(nèi)，時間非常緊張。這就需要我們對自己的研究生生涯制訂出詳盡的計劃。這一計劃中比較稀缺的資源就是時間，另外還有兩地辦學給我們與老師之間的溝通帶來的不便，我們必須在計劃中充分地利用時間，珍惜所有可利用資源，而當老師來的時候要多溝通，這里面就有一個時間差的問題，所以在整體計劃的涵蓋下，能夠靈活地調(diào)整時間，讓自己的時間表能夠跟老師來的時間相吻合，不能因為有變化就打亂了所有的計劃。另外這中間還有很多不確定因素，像是論文選題能否順利通過，論文又不一定能夠順利發(fā)表，找工作的時候變數(shù)就更多了。這里面的計劃與變化必須充分考慮到，讓我們對自己的研究生生活，坦然面對，充實度過，美好結(jié)束，沒有因為任何原因產(chǎn)生遺憾，完成最初心中的計劃。

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