項目辦公室的職能指定項目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法

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項目辦公室作為組織內(nèi)部項目管理專業(yè)技術(shù)的指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，除了其他功能外，還擔(dān)負(fù)著維持項目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法的重要功能。如果要使項目管理方法得以很好地實施，組織中的所有人員都保持同一節(jié)奏，步調(diào)一致是至關(guān)重要的。而這種同一節(jié)律就體現(xiàn)在項目辦公室所建立的項目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法之中。
　　有了完善的標(biāo)準(zhǔn)和方法，項目人員就有了統(tǒng)一的操作指南，從而確保不同項目所交付產(chǎn)品的一致性。軟件工程協(xié)會（SEI）能力成熟度模型的基本觀點就是，有效的組織建立了能對重復(fù)出現(xiàn)的過程進(jìn)行指導(dǎo)的方法和程序。在項目管理中，我們試圖遵從SEI的觀點，通過建立方法和程序以便得出可重復(fù)的結(jié)果。標(biāo)準(zhǔn)和方法在幾個領(lǐng)域都應(yīng)得到開發(fā)和維護(hù)，包括項目管理執(zhí)行程序、文檔維護(hù)以及適宜軟件識別等領(lǐng)域。
　　執(zhí)行程序標(biāo)準(zhǔn)
　　隨著項目遠(yuǎn)離以往單一的運作形式而逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織運作的一個重要組成部分，項目辦公室必須制定出適用于跨部門的協(xié)調(diào)一致的項目管理程序。這項認(rèn)為費時且不容易，可是沒有一致的程序，項目管理工作就很可能陷入混亂。缺乏適宜的執(zhí)行程序的項目管理非但不能幫助組織更有效地運作，反而會給組織造成傷害。
　　開發(fā)統(tǒng)一的項目管理程序需要作細(xì)致的平衡工作。程序要足夠詳細(xì)以對項目開展提供有意義的指導(dǎo)，但它又不能過于繁瑣，以至于變成扼殺創(chuàng)新的官僚重負(fù)。項目辦公室的人員如果要開發(fā)和執(zhí)行項目管理程序，其第一步就要確定程序的涵蓋范圍和詳細(xì)程度。
　　項目管理程序不能憑空創(chuàng)造，開發(fā)程序的人員必須與將要使用這些程序的專業(yè)人士保持不斷的溝通，其中有些使用者直接在項目團(tuán)隊中工作，其他的可能附屬于一些職能部門，如采購部門、維修部和設(shè)計室等。還有些人被作為傳統(tǒng)的客戶來看待，因為這些人將使用項目的產(chǎn)品。要想使有效的程序得以開發(fā)和執(zhí)行，所有主要的干系人必須接受這些程序并愿意用其指導(dǎo)工作。而取得他們支持的最好辦法就是讓他們在程序評審中發(fā)揮各自的積極作用。
　　可以通過項目管理程序來處理的項目活動領(lǐng)域是沒有限制的。下面就是一些應(yīng)該用項目管理程序來明確規(guī)定的重要項目活動。
　　投標(biāo)準(zhǔn)備程序
　　在需要進(jìn)行項目投標(biāo)的組織中，投標(biāo)準(zhǔn)備活動的整個工作內(nèi)容都應(yīng)該包含在定義明確的執(zhí)行程序中。例如，可明確地規(guī)定在執(zhí)行下述工作時必須遵循的步驟：如任命投標(biāo)負(fù)責(zé)人，選擇標(biāo)書編制小組，制定標(biāo)書起草計劃，安排印刷以及獲得管理層的批準(zhǔn)等。
　　項目選擇程序
　　項目的成敗常常取決于能否做到承接易成功的項目而回避易失敗的項目。必須建立系統(tǒng)的項目選擇程序來識別潛在的成功項目。項目辦公室可以使用一系列的項目選擇方法以篩選最佳項目，可以考慮使用收益成本比率，同級審核以及通過評審委員會評估等方法。貫徹執(zhí)行一個客觀的項目篩選過程能夠確保組織在挑選項目是是基于對自身有利的因素考慮，而不是因感情沖動或受到政治因素的影響。
　　工作分解結(jié)構(gòu)
　　在項目執(zhí)行中所采用的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）顯示了項目各部分之間是如何銜接配合的，同時為采用自下而上的成本估算方法奠定了基礎(chǔ)。工作分解結(jié)構(gòu)可由幾種方法來表示，項目辦公室必須就采用的方法給予明確的說明。例如，工作分解結(jié)構(gòu)是以產(chǎn)品為導(dǎo)向還是以任務(wù)為導(dǎo)向？工作分解結(jié)構(gòu)應(yīng)該分幾個層次？
　　變更管理程序
　　項目要求經(jīng)常會發(fā)生變化。項目辦公室應(yīng)該規(guī)定一個清晰明確的變更管理過程。例如，項目辦公室可以推出一個技術(shù)規(guī)格管理方法來管理變更，此方法中規(guī)定了變更請求如何提出，向誰提交，以及變更控制委員會（CCB）的作用，等等。
　　PERT/CPM網(wǎng)絡(luò)程序
　　PERT/CPM網(wǎng)絡(luò)圖是一個重要的項目管理計劃工具，它能夠識別項目的關(guān)鍵路徑以及顯示任務(wù)間的相互關(guān)聯(lián)。因為PERT/CPM網(wǎng)絡(luò)圖能夠以多種方法建立，因此項目辦公室應(yīng)該建立一個標(biāo)準(zhǔn)方法。項目辦公室通?？捎玫囊环N方法就是創(chuàng)建PERT/CPM圖表模板，以供項目工作人員在編制計劃時使用。這種模板的方法在管理具有相同結(jié)構(gòu)的工作元素方面有著特殊的效果。例如，在電信項目中開關(guān)的安裝、通過FDA的批準(zhǔn)過程以及在一個大型房地產(chǎn)開發(fā)項目中建造房屋的地基等。
　　風(fēng)險評估程序
　　如果組織使用系統(tǒng)的風(fēng)險評估程序，則項目的風(fēng)險是可以識別和減輕的。項目辦公室應(yīng)該開發(fā)維護(hù)風(fēng)險檢查表，列出項目中可能發(fā)生的不利事件并且對其影響作出評估。很多現(xiàn)有的手段，如建立情景假設(shè)、蒙特卡洛仿真法等都能夠幫助進(jìn)行風(fēng)險影響的分析。項目辦公室還應(yīng)提出應(yīng)對風(fēng)險的建議方法，特別是應(yīng)建立風(fēng)險規(guī)避和轉(zhuǎn)移的手段。
　　文檔標(biāo)準(zhǔn)
　　項目通常是以文件的形式記錄下來的，一個項目的確立通常也是源于文件。例如，當(dāng)投標(biāo)小組對客戶的招標(biāo)書作出回應(yīng)時，這一投標(biāo)文件就預(yù)示著一個新的項目的產(chǎn)生。像預(yù)算和資源需求、范圍說明、月進(jìn)度報告、變更單和其他要求都是與項目相關(guān)的文檔的一小部分。
　　項目辦公室經(jīng)常要為項目組成員提供指導(dǎo)，告訴他們選用何種文檔、何時使用以及如何使用等。通過履行這個角色，項目辦公室使組織內(nèi)的溝通加強，從而保證項目的參與者協(xié)調(diào)一致地工作。通常地，項目辦公室人員必須在渴望一致性又需要合理的靈活性之間進(jìn)行平衡，其中一項主要任務(wù)就是要確認(rèn)何種文檔應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化。下面列出的是項目辦公室應(yīng)該予以標(biāo)準(zhǔn)化的一些文檔例子。
　　狀態(tài)報告
　　狀態(tài)報告要定期發(fā)布，通常是每周一次，以便項目組成員能夠及時掌握項目進(jìn)展的最新情況。狀態(tài)報告通常應(yīng)包括報告期內(nèi)的成本和進(jìn)度情況的數(shù)據(jù)。項目的實際進(jìn)展與計劃相對照可以使項目成員明確在成本和進(jìn)度方面的差異，因此是項目控制的重要工具。項目辦公室應(yīng)該負(fù)擔(dān)編制狀態(tài)報告的主要職責(zé)，使其能夠在整個組織中使用；項目辦公室還應(yīng)決定狀態(tài)報告中應(yīng)包含哪些信息以及這些信息的表述方式。