項目管理：企業(yè)OA項目實施六大注意事項

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辦公自動化(OA)軟件，作為一種信息化的工具，通過統(tǒng)一辦公規(guī)范，加快信息流動，可以有效地提高員工工作效率，降低企業(yè)運營成本。由于它適時地順應了信息技術發(fā)展的潮流，目前已逐漸成為企業(yè)日常運轉(zhuǎn)的必備工具。 
　　有鑒于此，濟南柴油機股份有限公司配合企業(yè)整體搬遷規(guī)劃，根據(jù)公司信息化建設總體方案的要求，從2004年12月起，開始了濟柴OA項目的實施工作。經(jīng)過近一年時間的辛勤工作，于2005年11月底基本完成項目建設工作，2005年12月1日開始在公司范圍內(nèi)進行為期一個月的試運行，于2006年1月1日在公司正式上線運行。
　　從調(diào)研到上線，其間經(jīng)過多次溝通、測試、調(diào)整，上線運行以后又根據(jù)各部門用戶的意見添加了多個模塊，部分流程也進行了相應調(diào)整。在此，根據(jù)這兩年全程參與該項目實施的工作經(jīng)驗，就實施中各個階段的一些注意事項談一下個人的看法。
　　一、 調(diào)研
　　在調(diào)研階段，比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過注冊會員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡論壇等都多少對信息系統(tǒng)有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復的工作的想法。其實這就是對OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調(diào)研的目的，并且對之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。
　　在產(chǎn)品調(diào)研方面要"廣泛撒網(wǎng)，重點撈魚"。首先，要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀，也更方便我們了解其功能。其次，應帶有一定標準去了解各產(chǎn)品，這個標準應從前期對本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來，不一定要形成書面材料，但在產(chǎn)品調(diào)研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色，數(shù)量不菲，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業(yè)需求的重點產(chǎn)品，以備詳細了解和比較，為下面的選型工作打好基礎。
　　二、 選型
　　有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個重點產(chǎn)品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因為這些產(chǎn)品在主要功能實現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關面試，取舍更難。以本人尚不算豐富的經(jīng)驗認為，應從以下幾方面多加考慮：
　　第一，從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件，可以隨時根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點上說，要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。
　　第二，從售后服務方面考慮，應選擇能及時提供服務支持的開發(fā)代理商。要從根本上解決服務的保證問題，應盡可能使服務本地化，這樣有利于得到及時服務，而且服務費相對來說也較低，否則越來越高的服務費將成為單位的一個沉重負擔。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務可多可少，沒有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時間里，只會越來越凸顯出售后服務的重要性。
　　第三，從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。