如何啟動(dòng)和開(kāi)展“企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理”

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在市場(chǎng)需求快速變化、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)、多項(xiàng)目并發(fā)、資源有限的環(huán)境下，由于項(xiàng)目延期、資源沖突、項(xiàng)目執(zhí)行不力等原因?qū)е碌捻?xiàng)目失敗，最終導(dǎo)致了企業(yè)戰(zhàn)略計(jì)劃難以實(shí)現(xiàn)。是誰(shuí)決定了項(xiàng)目的成敗，是項(xiàng)目經(jīng)理嗎？如何避免因無(wú)序、混亂而導(dǎo)致的失敗和挫折，滿足不斷變化的市場(chǎng)需求和面對(duì)挑戰(zhàn)？項(xiàng)目經(jīng)理從項(xiàng)目的角度對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理和企業(yè)從組織的角度對(duì)一批項(xiàng)目進(jìn)行管理，最終的結(jié)果有本質(zhì)的不同。從項(xiàng)目的角度管理好項(xiàng)目，即要做好項(xiàng)目管理；從組織的角度管理好一批項(xiàng)目，則是要做好企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理。企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理將項(xiàng)目管理理念滲透到企業(yè)管理和流程控制的方方面面，它從整個(gè)企業(yè)的組織程序、工作流程、項(xiàng)目和資源組合等方面對(duì)企業(yè)進(jìn)行精確的、全局化的戰(zhàn)略規(guī)劃，它奠定了企業(yè)面對(duì)不斷變化的市場(chǎng)需求和挑戰(zhàn)做出快速的、信息周詳?shù)臎Q定和采取合適行動(dòng)的基礎(chǔ)。
　　企業(yè)在開(kāi)展項(xiàng)目管理的過(guò)程中應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到：提高企業(yè)項(xiàng)目管理水平，只靠提高項(xiàng)目人員的管理能力是不夠的，企業(yè)自身更需要建造完善的企業(yè)級(jí)的項(xiàng)目管理體系與流程。下面，筆者將通過(guò)實(shí)際案例來(lái)對(duì)如何建立企業(yè)級(jí)的項(xiàng)目管理體系和流程進(jìn)行描述。首先，對(duì)企業(yè)當(dāng)前的項(xiàng)目管理狀況和未來(lái)的愿景進(jìn)行充分的評(píng)估，在此基礎(chǔ)上明確了我們面臨的挑戰(zhàn)和問(wèn)題，確定了“價(jià)值實(shí)現(xiàn)、基礎(chǔ)建設(shè)、持續(xù)改進(jìn)”的原則，將開(kāi)展企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理的過(guò)程分為了“啟動(dòng)、逐步推進(jìn)、全面開(kāi)展”三個(gè)實(shí)施階段。開(kāi)展和推行企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理會(huì)帶來(lái)創(chuàng)新和管理的變革、思想意識(shí)的變革，雖然面臨著多種困難，但我們還是成功的積累了一定的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，而最直接的結(jié)果是對(duì)項(xiàng)目的運(yùn)作、管理模式進(jìn)行了全面的改進(jìn)，企業(yè)逐步建立了一套適合自身發(fā)展的項(xiàng)目管理體系和流程。
　　1、第一階段：“啟動(dòng)”階段
　　1.1 評(píng)估現(xiàn)狀
　　在這個(gè)階段，首先應(yīng)明確建立企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理的過(guò)程受誰(shuí)的影響大、對(duì)誰(shuí)有影響，挖掘他們的需求、期望和目標(biāo)，請(qǐng)他們參與進(jìn)來(lái)，組織他們進(jìn)行討論，分析企業(yè)的項(xiàng)目管理現(xiàn)狀和所面臨的困難，在此基礎(chǔ)上形成了評(píng)估報(bào)告。評(píng)估報(bào)告顯示：1、企業(yè)的項(xiàng)目類型復(fù)雜。既有新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、市場(chǎng)推廣和實(shí)施服務(wù)類型的項(xiàng)目，又有企業(yè)組織建設(shè)、流程控制等類型的項(xiàng)目，涉及的部門(mén)多、業(yè)務(wù)流程多，流程變動(dòng)多。2、項(xiàng)目管理體系缺乏。一些不通用、不規(guī)范的項(xiàng)目管理方法越來(lái)越缺乏效率，缺少企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理的工具和平臺(tái)，對(duì)項(xiàng)目無(wú)法進(jìn)行高效的管理和監(jiān)控，缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)性，企業(yè)和員工的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)無(wú)法積累，信息分散，無(wú)法共享。3、項(xiàng)目經(jīng)理都是技術(shù)人員出身，沒(méi)有受過(guò)項(xiàng)目管理培訓(xùn)，重技術(shù)、輕管理，項(xiàng)目的任務(wù)細(xì)分與計(jì)劃性不夠，領(lǐng)導(dǎo)技能較弱，風(fēng)險(xiǎn)防范和成本意識(shí)缺乏，項(xiàng)目進(jìn)度延遲、資源浪費(fèi)。
　　1.2 制定計(jì)劃
　　雖然面臨著困難多、時(shí)間緊、資源有限的壓力，但我們?cè)诒３珠L(zhǎng)期遠(yuǎn)景目標(biāo)的同時(shí)必須能夠立刻獲得成果以滿足企業(yè)的短期利益和需求，所以我們?cè)趯?duì)企業(yè)項(xiàng)目管理現(xiàn)狀和愿景進(jìn)行了充分的評(píng)估和分析后形成了“企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理的短期計(jì)劃和長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃”，將企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理的實(shí)施分為“啟動(dòng)”階段（主要工作是：評(píng)估現(xiàn)狀、制定計(jì)劃、設(shè)立和宣傳項(xiàng)目管理辦公室、確定合適的此階段的工作流程）、“逐步推進(jìn)”階段（主要工作是：幫助項(xiàng)目成功、建立項(xiàng)目管理工具包、建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理隊(duì)伍）、“全面推進(jìn)”階段（主要工作是：全面支持與改進(jìn)）三個(gè)實(shí)施階段，使企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理既能夠在短期內(nèi)產(chǎn)生效果，同時(shí)也可以持續(xù)的實(shí)現(xiàn)價(jià)值和產(chǎn)生影響。
　　1.3設(shè)立和宣傳項(xiàng)目管理辦公室
　　制定設(shè)立和宣傳項(xiàng)目管理辦公室的短期目標(biāo)和長(zhǎng)期目標(biāo)，確定在啟動(dòng)階段將“評(píng)估現(xiàn)狀、制定計(jì)劃、設(shè)立和宣傳項(xiàng)目管理辦公室、確定合適的此階段的工作流程”作為此階段的關(guān)鍵工作，通過(guò)電子郵件、狀況公告等形式和舉行各種會(huì)議向企業(yè)高層、各級(jí)部門(mén)和人員廣泛宣傳和溝通設(shè)立項(xiàng)目辦公室的目的、工作任務(wù)和如何獲得成功，使項(xiàng)目辦公室能夠立刻開(kāi)展工作，以取得短期效果。
　　在人員的選擇和配備上，由于企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理都是出身于技術(shù)人員，缺乏項(xiàng)目管理專業(yè)知識(shí)，因此我們引進(jìn)了具有一定經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理專業(yè)人士，同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部選擇具有項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的人員。在內(nèi)部選擇時(shí)，我們重點(diǎn)關(guān)注候選人員的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、溝通能力、分析和解決問(wèn)題的能力、學(xué)習(xí)能力。實(shí)踐證明在進(jìn)行企業(yè)現(xiàn)狀評(píng)估時(shí)，他們的這些特質(zhì)發(fā)揮了重大作用。我們安排項(xiàng)目管理專業(yè)人士直接對(duì)這類人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了項(xiàng)目管理基礎(chǔ)知識(shí)、工具和方法使用技巧、溝通技巧、此階段工作流程等方面，在工作中兩類人員不斷的溝通和磨合，相互傳遞信息和知識(shí)，從而快速的建立了一支高效的團(tuán)隊(duì)。
　　1.4 確定合適的此階段的工作流程
　　在企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查和評(píng)估中涉及的關(guān)鍵部門(mén)和人員很多，有大量的信息需要收集和整理，需要舉行多次定期和非定期的會(huì)議。為此，我們制定了信息收集、處理和發(fā)布流程，在流程中規(guī)定了如何進(jìn)行文檔的配置管理，包括統(tǒng)一的文檔書(shū)寫(xiě)格式、統(tǒng)一的文檔目錄、文檔的存放和讀寫(xiě)權(quán)限等，使文檔的書(shū)寫(xiě)、保存和檢索非常清晰和方便；同時(shí)在流程中規(guī)定了如何舉行高效的會(huì)議，設(shè)立了兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前的準(zhǔn)備和會(huì)后的跟蹤，這兩點(diǎn)是最容易被忽視的，但它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。流程規(guī)定：會(huì)前的準(zhǔn)備須將會(huì)議目的、議程和時(shí)間安排、預(yù)先準(zhǔn)備和閱讀的資料等信息提前發(fā)給參會(huì)人員并得到反饋，會(huì)議進(jìn)行中須按照會(huì)議的議程和規(guī)范進(jìn)行會(huì)議并做好記錄，會(huì)后的跟蹤包括寫(xiě)、發(fā)會(huì)議備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，安排下次匯報(bào)人選等工作。
　　在“啟動(dòng)”階段結(jié)束時(shí)，我們的短期、長(zhǎng)期計(jì)劃和目標(biāo)及其它成果，獲得了企業(yè)高層主管和關(guān)鍵干系人的認(rèn)可和支持，為企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理順利進(jìn)入“逐步推進(jìn)”階段打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
　　2、第二階段：“逐步推進(jìn)”階段
　　2.1 幫助項(xiàng)目成功
　　為了能夠獲得實(shí)際的成果同時(shí)避免面面俱到，我們將項(xiàng)目按照進(jìn)度延期、預(yù)算超支、項(xiàng)目組織渙散等條件進(jìn)行了排序，這些項(xiàng)目或多或少都由于不充分的計(jì)劃、不明確的目標(biāo)、資源沖突、溝通不良、人員士氣渙散、范圍蔓延、項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目管理能力缺乏等原因而造成項(xiàng)目失控。項(xiàng)目辦公室選擇了五個(gè)優(yōu)先級(jí)最高的失控項(xiàng)目來(lái)幫助它們成功，評(píng)估這些項(xiàng)目，提供解決方案，并為實(shí)施這些方案提供計(jì)劃、咨詢、指導(dǎo)和專業(yè)人員的實(shí)際支持，幫助進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)。幫助失控的項(xiàng)目成功的目的和意義在于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、防止犯同樣的錯(cuò)誤、評(píng)估項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、為績(jī)效考核積累數(shù)據(jù)、對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理體系建設(shè)和項(xiàng)目文化起到了不可或缺的作用。雖然幫助失控的項(xiàng)目成功并不容易，但項(xiàng)目最終都在計(jì)劃內(nèi)完成并達(dá)到了質(zhì)量目標(biāo)，我們?cè)谑Э仨?xiàng)目上的務(wù)實(shí)精神和取得的實(shí)際效果，得到了普遍認(rèn)可。