矩陣型組織中進(jìn)行項(xiàng)目管理的有關(guān)問(wèn)題

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組織機(jī)構(gòu)作為項(xiàng)目管理的組織保證，對(duì)項(xiàng)目的成敗起著決定性的作用，因?yàn)榻M織結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目管理的骨架，它擔(dān)負(fù)著溝通信息，下達(dá)指令、協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一步調(diào)，組織運(yùn)轉(zhuǎn)和決策的重任。矩陣型組織是是職能型組織和項(xiàng)目型組織結(jié)構(gòu)的混合體，它既有項(xiàng)目型組織結(jié)構(gòu)注重項(xiàng)目和客戶的特點(diǎn)，也保留了職能性組織結(jié)構(gòu)的職能特點(diǎn)。一般說(shuō)來(lái)，同時(shí)有多個(gè)規(guī)模及復(fù)雜程度不同項(xiàng)目的公司，適合采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)。 
　　在矩陣型組織中，來(lái)自各個(gè)職能部門的人員在可以為某一個(gè)具體項(xiàng)目專職工作，也可以同時(shí)在兩個(gè)或更多個(gè)項(xiàng)目中兼職工作。由于人員屬于職能部門，他們能夠?yàn)檫m應(yīng)項(xiàng)目的變化需要而在各項(xiàng)目間流動(dòng)。例如某個(gè)項(xiàng)目因?yàn)橛脩粢髸簳r(shí)停工，或者其它項(xiàng)目進(jìn)度吃緊時(shí)，就可以將項(xiàng)目成員調(diào)配到其他項(xiàng)目中去。這樣通過(guò)在項(xiàng)目間共享人員的工作時(shí)間，可以充分利用資源，全面降低公司及每個(gè)項(xiàng)目的成本。另外，在矩陣型組織中的基礎(chǔ)核心職業(yè)技能可供所有項(xiàng)目共享，這樣這些技能就能得到很好應(yīng)用。同時(shí)，由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以通過(guò)兩條渠道向項(xiàng)目經(jīng)理和部門經(jīng)理反映情況，從而可以更及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提醒注意的潛在危險(xiǎn)，提高反應(yīng)能力。
　　項(xiàng)目經(jīng)理與職能經(jīng)理之間的矛盾及解決辦法探討：
　　當(dāng)公司接到新任務(wù)訂單后，項(xiàng)目副總裁將為項(xiàng)目委派一位項(xiàng)目經(jīng)理。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理可以同時(shí)管理幾個(gè)小項(xiàng)目，但大型的項(xiàng)目就要有專職的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)負(fù)責(zé)。接下來(lái)項(xiàng)目經(jīng)理就要與有關(guān)職能經(jīng)理協(xié)商，從各個(gè)部門中為項(xiàng)目分配工作人員。這些人員根據(jù)實(shí)際需要為項(xiàng)目工作一定時(shí)間，其中部分人員專職為項(xiàng)目工作，其他人員只為項(xiàng)目某一部分工作，甚至只在項(xiàng)目中出現(xiàn)一兩次，這要根據(jù)項(xiàng)目何時(shí)需要他們的技術(shù)以及項(xiàng)目預(yù)算允許他們工作時(shí)間長(zhǎng)短而定。如果項(xiàng)目人員未被利用的時(shí)間累計(jì)很多，那么，即使每個(gè)項(xiàng)目在預(yù)計(jì)的時(shí)間內(nèi)完成，公司也可能虧損。因此在其他項(xiàng)目即將結(jié)束的同時(shí)，公司應(yīng)不斷獲得新的項(xiàng)目，以便使員工有較高的實(shí)際工作時(shí)間率。從行政關(guān)系上來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理與部門經(jīng)理處于同一地位，同時(shí)均領(lǐng)導(dǎo)著項(xiàng)目成員，這樣便出現(xiàn)了“多頭領(lǐng)導(dǎo)”現(xiàn)象，必然導(dǎo)致在涉及到項(xiàng)目?jī)?yōu)先次序，資源配備（包括人員、資金、時(shí)間等）等問(wèn)題上造成沖突。
　　要解決這一問(wèn)題，首先從企業(yè)內(nèi)部應(yīng)明確項(xiàng)目經(jīng)理與職能經(jīng)理的職責(zé)，保證在項(xiàng)目經(jīng)理與職能經(jīng)理間適當(dāng)?shù)臋?quán)利平衡。
　　在矩陣型組織中，項(xiàng)目經(jīng)理是公司與客戶之間的媒介，項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)是確定做什么（工作內(nèi)容、何時(shí)完成、進(jìn)度計(jì)劃）、多少費(fèi)用（預(yù)算）等問(wèn)題，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)、使客戶滿意。他應(yīng)作好工作結(jié)構(gòu)分析（WBS），確定那些工作由公司內(nèi)部完成，那些工作由承包商完成。同時(shí)組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，制定進(jìn)度計(jì)劃及預(yù)算，為公司相關(guān)部門劃分具體工作任務(wù)、工作界面和預(yù)算，并監(jiān)控項(xiàng)目有關(guān)部門執(zhí)行情況，確保項(xiàng)目目標(biāo)完成。
　　而部門經(jīng)理的職責(zé)是決定如何完成好項(xiàng)目經(jīng)理分配給本部門的任務(wù)，并確定每項(xiàng)任務(wù)由誰(shuí)負(fù)責(zé)。組織結(jié)構(gòu)中每個(gè)職能經(jīng)理要在技術(shù)上指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目中的本部門工作人員。同時(shí)他有責(zé)任確保該部門承擔(dān)的所有任務(wù)都能在給定的預(yù)算范圍內(nèi)，按照項(xiàng)目的質(zhì)量及技術(shù)要求準(zhǔn)時(shí)完成。部門經(jīng)理一定要對(duì)他部門內(nèi)人員的工作任務(wù)保持監(jiān)控，并根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目情況的變化――如進(jìn)度拖延或客戶要求作出變化等，進(jìn)行重新配置。如果項(xiàng)目進(jìn)度落后，無(wú)法按客戶要求日期完成，使項(xiàng)目陷入困境，部門經(jīng)理可以同項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)商，從正常工作的一些項(xiàng)目中調(diào)派人員補(bǔ)充到這些項(xiàng)目中去。
　　其次，要明確團(tuán)隊(duì)成員匯報(bào)關(guān)系，以及對(duì)什么職責(zé)和任務(wù)進(jìn)行匯報(bào)。矩陣型組織結(jié)構(gòu)中的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員有兩層匯報(bào)關(guān)系：臨時(shí)性的項(xiàng)目經(jīng)理（業(yè)務(wù)上）及相對(duì)永久性的部門經(jīng)理（行政上），一般說(shuō)來(lái)，這些人員對(duì)他們所在的部門有較牢固的忠誠(chéng)，但項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也需要他們的忠誠(chéng)奉獻(xiàn)。
　　另外，必要時(shí)應(yīng)通過(guò)調(diào)整項(xiàng)目成員的配備來(lái)調(diào)節(jié)雙方的矛盾。
　　當(dāng)然，為了達(dá)到整個(gè)組織在時(shí)間、費(fèi)用及效能之間更好的平衡，項(xiàng)目經(jīng)理與部門經(jīng)理進(jìn)行有效的溝通是十分必要的。要根本解決雙方之間的沖突時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理及部門經(jīng)理必須共同站在企業(yè)的高度上對(duì)項(xiàng)目加以認(rèn)識(shí)及理解，了解項(xiàng)目所在的企業(yè)，了解企業(yè)所處的環(huán)境，這樣才能對(duì)項(xiàng)目重要性、對(duì)資源的需求，以及資源的可獲得性有一個(gè)更充分的認(rèn)識(shí)，從而管理好項(xiàng)目。因此，若項(xiàng)目經(jīng)理僅僅關(guān)心自身項(xiàng)目的完成，或者部門經(jīng)理只注重本部門的小利益時(shí)，犧牲的是企業(yè)的利益，最終也必然阻礙項(xiàng)目執(zhí)行，同時(shí)損害部門利益。
　　最后，當(dāng)兩者之間的沖突難以解決時(shí)，就必須有更高層的管理人員出面解決。這里項(xiàng)目副總裁，作為項(xiàng)目經(jīng)理的匯報(bào)對(duì)象，也是職能經(jīng)理的行政領(lǐng)導(dǎo)，在矩陣組織中的角色十分重要。例如他可以解決組織內(nèi)兩三個(gè)項(xiàng)目間在先后次序上的沖突，并對(duì)沖突進(jìn)行仲裁。