和諧會議中的“項目管理”

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開會早在學生時代就已開始，不時要參加各類學生會議，有的會議是學校硬性規(guī)定需要參加的，顯然很難調(diào)動全體參與人員的積極性，有的甚至只是走走過場而已；有的會議是自己牽頭，組織一些干部或同學一起開會，當然這下輪到組織者為調(diào)動到場同學的積極性犯難了。會議中遇到的問題遠遠不止于此，更何況那些產(chǎn)業(yè)做到幾億、十幾億的企業(yè)，人事調(diào)動要開會、技術(shù)研討要開會、營銷策劃要開會、業(yè)務(wù)改進要開會、出現(xiàn)突發(fā)問題又要開會；開會日期一再拖延、開會時與會人員積極性不高、會議主題混亂、會議過程無序、開會最后議而不決……如果對會議沒有很好的管理意識和相關(guān)管理體系，那么“開會”多多少少會成為企業(yè)進一步發(fā)展的不“和諧”因素之一。  
　　一般把會議管理分為五個步驟、會前準備、會議開始、會議進行，會議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行。在一個會議的不同階段，會有不同的原因?qū)е聲h效率低下。 
　　* 會前準備：會議主題日程不明確，任務(wù)分配不明確，參會人員無針對性，人員準備不充分。 
　　* 會議開始：會議程序繁復(fù)冗長，會議主題隨意變動，主會人能力有限，參會人員層次混亂。 
　　* 會議進行：會議討論氛圍消極，超出議題范圍，會議過程拖沓，議而不決。 
　　* 會議總結(jié)：會議總結(jié)不清晰，會議效果不明顯，工作安排沒有針對性。 
　　* 跟蹤執(zhí)行：缺乏及時有效的后續(xù)工作跟進和反饋機制。  
　　對于會議中出現(xiàn)的諸多問題，經(jīng)理人作為一般會議的主要組織者和重要參與者，更有責任去管好會議，使得會議變得更有效率，成為新時代的“和諧會議”。會議管理與項目管理有很多相同之處，經(jīng)理人們可以借用較為基礎(chǔ)的項目管理思想來更好地理解會議管理。  
　　像做項目那樣去開會  
　　☆ “項目名稱”——會議名稱或主題，這類名稱應(yīng)該在會議開始之前的準備工作中確定，務(wù)求簡單明了、“一針見血”，讓相關(guān)人員一看就知道會議的主題，以及開會時間、地點、參會人員等等。  
　　☆ “項目類型”——會議的類型，對于會議類型的識別，我們可以從不同的角度和維度去分析與識別，如根據(jù)會議涉及的企業(yè)職能，會議可以分為戰(zhàn)略類會議、運營類會議、項目工作類會議等；根據(jù)會議舉行的時間周期，可以分為年會、季度會議、月報會議、周例會、臨時會議等；根據(jù)會議開展的實際內(nèi)容形式，又可以分為研討會議、培訓會議、信息發(fā)布會、訂貨交流會等。    
　　不同類型的會議，對于不同行業(yè)的企業(yè)而言也有著不同的意義。對于很多快速消費品行業(yè)和零售行業(yè)的企業(yè)來說，一年內(nèi)固定幾次的訂貨交流會是至關(guān)重要的，直接關(guān)系著本年度甚至今后幾年相關(guān)產(chǎn)品的銷售計劃和銷售總額；而對于項目型企業(yè)如建筑公司等，一周一次或一月一次的項目計劃和總結(jié)會議就顯得尤為重要。因此，會議組織者要明白，哪些會議是必須開的，對企業(yè)而言十分重要，擁有較高的優(yōu)先級；哪些會議是遵循慣例開的，內(nèi)容和會議過程都相對固定，有很好的模板可以參照；哪些會議是由于突發(fā)事件而可能會開的，具有相當?shù)牟淮_定性；甚至哪些會議在時間、參會人員、討論主題方面都比較相似，可以進行合并，從而節(jié)約資源等等?？傊?，在某個行業(yè)的企業(yè)中，什么樣類型的會議將直接決定這個會議應(yīng)該怎么開。     
　　☆ “項目人員”——也就是與會議相關(guān)的一系列人員了。從會議前期準備，到會議進行，到會議總結(jié)跟進；從“幕前”的主導策劃，到“幕后”的后勤輔助，所有的相關(guān)人員包括參會人員都應(yīng)該明確自己的工作以及在會議中的角色。對于安排參會人員這方面，要有十分明確的針對性，相關(guān)人員的缺席會導致會議無法正常進行，而無關(guān)人員的出現(xiàn)又明顯會增加現(xiàn)場的消極情緒，同時也浪費了無關(guān)參會人員的時間。 
　　☆ “項目目標”——許多會議開了是需要最終形成可見的或可交付的成果，如有的會議能夠形成相關(guān)的報表報告；有的會議結(jié)果是確定一套策劃方案；有的會議甚至會間接形成企業(yè)利潤和業(yè)務(wù)量（比如訂貨交流會）。首先明確會議的目標，那么安排起會議的相關(guān)事宜時就會更加有針對性，會議也會更容易產(chǎn)生效果。     
　　☆ “項目范圍”——會議涉及的主題范圍，這個需要主會人對會議現(xiàn)場進行較好地控制，以明確的會議目標為基礎(chǔ)，盡量不要涉及與本次會議關(guān)系不大的議題。也不要使會議冷冷淡淡、草草收場，從而沒有完成會議預(yù)定的目標。 
　　☆ “項目進度”——除了對會議前期充分準備之外，會議現(xiàn)場的流程安排和控制，以及會后相關(guān)的書面總結(jié)和計劃執(zhí)行，也都是會議進度控制的一部分。跟項目進度的概念是貫穿滲透項目生命周期的道理是一樣的。就會議現(xiàn)場而言，很難想象，在一個內(nèi)部研討會上有繁復(fù)冗余開場白和領(lǐng)導總結(jié)，在一個新產(chǎn)品說明會上卻沒有像樣的發(fā)言人和吸引眼球的相關(guān)介紹。會議進度安排中的任何一個疏忽都可能導致會議氣氛的失控，會議主題的偏離和會議效果的降低。  
　　☆ “項目風險”——會議過程中同樣具有風險，事先確定出席的關(guān)鍵人物是否會突然缺席？事先已經(jīng)決定的計劃在宣布時會不會突然遭到反對？事先準備完善的發(fā)布會有沒有可能被問到令人尷尬的問題？事先將內(nèi)容安排得豐富多彩的會議，為什么現(xiàn)場氣氛還是不冷不熱？……有越多的“事先”，就有越多的風險。同項目管理中一樣，我們無法預(yù)料到所有可能出現(xiàn)的問題以及問題的嚴重性，但我們努力盡量考慮周全，將容易導致會議失敗的因素出現(xiàn)的可能性降到最低，并準備好相關(guān)的應(yīng)對方法。  
　　會議本身是一個很重要的管理工具，需要我們對會議中的各個細節(jié)嚴格把關(guān)，就象對整個項目而言，需要進行不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進，以確保項目及時、出色地完成。