項(xiàng)目中的溝通——理論與實(shí)踐（下）

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　　這一部分，我們將深入了解當(dāng)前比較常用的項(xiàng)目溝通方式以及一些易于實(shí)施的成功實(shí)踐。

　　1.會(huì)議

　　會(huì)議是迄今為止項(xiàng)目中最為常見(jiàn)的溝通方式，但人們對(duì)它卻褒貶不一。

　　通常，會(huì)議的目的包括：

　?、夙?xiàng)目啟動(dòng)與計(jì)劃活動(dòng)，這些活動(dòng)旨在理解和定義項(xiàng)目;

　?、诠蚕砼c解釋有關(guān)項(xiàng)目狀況、未解決的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)的信息

　?、壑贫?xiàng)目決策;

　?、苡懻摵徒鉀Q與項(xiàng)目主題相關(guān)的問(wèn)題;

　?、萁F(tuán)隊(duì);

　　⑥解決沖突。

　　顯然，在一次會(huì)議中，可能會(huì)有多個(gè)目的交織在一起。但是通常來(lái)講，如果會(huì)議有明確、唯一的目的，而且不需要參會(huì)者在思維方式上做出重大轉(zhuǎn)變，則會(huì)更加富有成效?；谶@一觀察結(jié)果，產(chǎn)生了一些技術(shù)，其中包括Edwardde Bono的“六頂思考帽”(SixThinking Hats)方法。

　　使用這種方法時(shí)，每個(gè)參會(huì)者都要“戴上相同顏色的帽子”，而每一種顏色的“帽子”代表了一種特定的思維方式：白帽子表示實(shí)事求是，紅帽子表示從感覺(jué)出發(fā)，黑帽子表示危機(jī)感或風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向，黃帽子表示積極或成功導(dǎo)向，綠帽子表示創(chuàng)新，藍(lán)帽子表示過(guò)程控制。

　　更通俗地講，這意味著以找到項(xiàng)目解決方案為目的的創(chuàng)造性的頭腦風(fēng)暴會(huì)議不應(yīng)與分析性的風(fēng)險(xiǎn)分析會(huì)議合并在一起進(jìn)行，因?yàn)閷?duì)于參會(huì)者來(lái)說(shuō)，在角色之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換可能會(huì)比較困難。

　　因此，認(rèn)識(shí)到這一情況后，經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理通常會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)安排不同類型的會(huì)議，

例如：①項(xiàng)目(或項(xiàng)目階段)啟動(dòng)會(huì);②計(jì)劃會(huì);③決策會(huì)(如指導(dǎo)委員會(huì)會(huì)議);④定期的團(tuán)隊(duì)會(huì)議;⑤項(xiàng)目評(píng)審會(huì)，如狀態(tài)評(píng)審會(huì)、里程碑或階段評(píng)審會(huì)以及最終評(píng)審會(huì)等;⑥經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)會(huì);⑦沖突解決會(huì);⑧正式的項(xiàng)目收尾會(huì)議。

　　對(duì)于這些會(huì)議，其安排方式、所用技術(shù)和做法等可能會(huì)因目的及參會(huì)者的不同而有所差異。不過(guò)，遵守以下第5條基本規(guī)則可能會(huì)有所裨益：僅組織必要的會(huì)議，因?yàn)橹挥羞@樣的會(huì)議才會(huì)有成果。要安排高效的會(huì)議，

　　逐一考慮下列問(wèn)題可能會(huì)有所幫助(理想情況下，對(duì)每個(gè)問(wèn)題的回答都應(yīng)為“是”)：①所安排的會(huì)議是否有明確的目的?②相對(duì)于其他方式來(lái)說(shuō)，會(huì)議是否是達(dá)到這一目的的最佳方式?③會(huì)議是否有主題和議程?

　　④如果以前召開(kāi)過(guò)相同主題的會(huì)議，這次的會(huì)議是否會(huì)參考那些會(huì)議?⑤需要參會(huì)的人員名單是否明確?⑥會(huì)議議程中是否考慮了屆時(shí)將參會(huì)的人員?⑦會(huì)議主持人是否明確?⑧會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)是否明確?

　?、嵩诖_定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)的時(shí)候是否考慮了參會(huì)者的到會(huì)情況?⑩是否會(huì)提供適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段?組織良好、主持人明確的會(huì)議很容易被參會(huì)者欣然接受。下面是一些簡(jiǎn)單的一般規(guī)則：

　　(1)應(yīng)提前向所有參會(huì)者(應(yīng)區(qū)分必須參加者和選擇參加者)發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)，并注明主題、議程和預(yù)期成果。如果需要參會(huì)者事先準(zhǔn)備材料，也應(yīng)告知參會(huì)者。由于很難在會(huì)議召開(kāi)之前確保所有人都能夠到會(huì)，因此，項(xiàng)目經(jīng)理常常將會(huì)議安排在一個(gè)固定時(shí)間(例如每個(gè)周二下午兩點(diǎn))。項(xiàng)目經(jīng)理圈子

　　(2)伴有可視展示的會(huì)議通常更受歡迎。簡(jiǎn)單的可以是一張議程幻燈片，而詳細(xì)的則可以采用多張幻燈片來(lái)闡述會(huì)議各個(gè)方面的內(nèi)容。理想情況下，每張幻燈片都應(yīng)對(duì)會(huì)議目的和議程做出提醒。

　　(3)應(yīng)做好會(huì)議記錄，以便參會(huì)者能在日后回顧一下自己的發(fā)言、意見(jiàn)和會(huì)議成果，以及了解自己做出的承諾。會(huì)議記錄可以零散，但要詳細(xì)，即便這樣做是“多余”的，也仍可用來(lái)對(duì)以后的會(huì)議進(jìn)行優(yōu)化。由于會(huì)議的信息量可能會(huì)非常大，

　　因此最安全的做法是在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中做好記錄，以避免產(chǎn)生誤解。實(shí)踐中，可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)將會(huì)議記錄展示給大家，這樣，參會(huì)者就可以審核一下自己的發(fā)言，并做一些必要的修正。

　　(4)會(huì)議記錄文件應(yīng)便于搜索、結(jié)構(gòu)清晰。內(nèi)容通常包括會(huì)議摘要(主題、議程等)及以下部分：會(huì)議期間提供的信息、制定的決策、行動(dòng)計(jì)劃(責(zé)任人、行動(dòng)內(nèi)容以及時(shí)間)、未解決的問(wèn)題以及對(duì)交換文件的引用(如果有)等。

　　(5)比較好的做法是，早點(diǎn)到會(huì)并檢查一下是否一切就緒。如果有幻燈片，在會(huì)議開(kāi)始時(shí)就應(yīng)該已開(kāi)始放映或做好了放映準(zhǔn)備。項(xiàng)目經(jīng)理博客

　　(6)會(huì)議應(yīng)按時(shí)開(kāi)始。有時(shí)，為了等待重要客人而不得不推遲一段時(shí)間，即使如此，出于禮貌，也應(yīng)征得已經(jīng)到會(huì)人員的同意。在會(huì)議過(guò)程中，要做好以下工作：①確保參會(huì)者有機(jī)會(huì)相互認(rèn)識(shí)和了解各自的身份;②介紹會(huì)議主題和預(yù)期成果;③提出會(huì)議議程建議并征求意見(jiàn)——可能有人希望增加會(huì)議內(nèi)容;
④選擇一個(gè)人做會(huì)議記錄(或者自己做);⑤積極地對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理，要使會(huì)議按照計(jì)劃的范圍和時(shí)間框架(包括會(huì)間休息)進(jìn)行，并要保持參會(huì)者的活躍程度。在會(huì)議結(jié)尾環(huán)節(jié)，要做好以下工作：①感謝參會(huì)者抽出時(shí)間參加會(huì)議;

　?、诳偨Y(jié)會(huì)議情況及會(huì)議成果;③告知接下來(lái)的工作。這些規(guī)則適用于某些特定類型的會(huì)議，而由高層管理人員參加的啟動(dòng)會(huì)可能會(huì)更加正式，或者可以分成正式與非正式兩部分。

　　2.電話、電子郵件、電話會(huì)議和視頻會(huì)議電話、電子郵件、電話會(huì)議和視頻會(huì)議也是常用的項(xiàng)目溝通方式。這些方式同樣存在最佳實(shí)踐，不過(guò)這些內(nèi)容不在本文討論范圍之內(nèi)。

　　3.其他工具和技術(shù)

　　項(xiàng)目管理IT系統(tǒng)能夠通過(guò)時(shí)間表記錄、任務(wù)進(jìn)度報(bào)告、問(wèn)題記錄、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告等功能為結(jié)構(gòu)化溝通提供最佳支持，對(duì)此，本文不再進(jìn)行討論。需要強(qiáng)調(diào)的是，盡管項(xiàng)目經(jīng)理通常并不能只為了一個(gè)項(xiàng)目而訂購(gòu)一套新的IT系統(tǒng)，但卻應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施能實(shí)現(xiàn)的功能做出調(diào)查。

　　使用專用項(xiàng)目管理IT系統(tǒng)進(jìn)行溝通時(shí)，也存在一些問(wèn)題：①項(xiàng)目參與者需要學(xué)會(huì)使用該系統(tǒng);②項(xiàng)目參與者可能更愿意使用傳統(tǒng)的溝通手段，而不愿意使用這一系統(tǒng)，例如，他們可能更愿意查看郵箱，而不習(xí)慣查看系統(tǒng)消息;③關(guān)鍵的利益相關(guān)方可能還沒(méi)有使用該系統(tǒng)。

　　對(duì)這些問(wèn)題的解決可能已在項(xiàng)目經(jīng)理的能力范圍之外，因而應(yīng)被置于整個(gè)管理框架內(nèi)。另外，在實(shí)際中還有一些溝通工具比較常用：

　　(1)談話是電話和電話會(huì)議的一種很好的替代方式。談話的侵?jǐn)_性更低，并且仍然具有同步性。談話記錄可以被保存起來(lái)，以用于以后的項(xiàng)目文檔。缺點(diǎn)是談話一般進(jìn)行得比較緩慢，而且錄音方式不能記錄下表情。

　　(2)文檔共享是一種可以讓參與者在自己的計(jì)算機(jī)上查看會(huì)議主持人屏幕內(nèi)容的溝通方式。在一些文檔共享方案中，主持人還可以讓參與者進(jìn)行操作，對(duì)演示的文檔進(jìn)行更改。這是一種非常有用的方法，可與電話會(huì)議或視頻會(huì)議一起使用，進(jìn)行協(xié)同工作。

　　總結(jié)

　　本文介紹了溝通對(duì)于項(xiàng)目尤其是項(xiàng)目管理的重要意義。溝通管理是一個(gè)至關(guān)重要的項(xiàng)目管理過(guò)程，這一思想可能已被重申過(guò)多次，然而卻仍然被一些項(xiàng)目經(jīng)理所忽視——他們總是將注意力集中在范圍管理、時(shí)間管理及成本管理等所謂的“核心”項(xiàng)目管理技術(shù)上。

　　盡管在一些簡(jiǎn)單的項(xiàng)目中溝通可以自然而然地完成，但在一些比較復(fù)雜的項(xiàng)目中，溝通卻是應(yīng)該經(jīng)過(guò)精心計(jì)劃的。幸運(yùn)的是，溝通計(jì)劃的制訂是一項(xiàng)簡(jiǎn)單工作，對(duì)于大多數(shù)項(xiàng)目，都不需要專門的訣竅，只要具備一般的計(jì)劃技能，并理解一些基本規(guī)則就可以了。

　　計(jì)劃充分的溝通不僅會(huì)使項(xiàng)目更易于管理，并且會(huì)給所有的參與方帶來(lái)回報(bào)。