項目溝通之用計劃撐起項目的成功

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本人從事通訊網(wǎng)絡(luò)工程，做過不少項目，尤其是在海外項目中，與很多各部門的同事接觸過，經(jīng)常能看到一些同事日以繼夜的工作，風(fēng)風(fēng)火火，有些縱使效率再高，但面對各種接踵而來的需求，也往往只能無奈的疲于奔命，非常辛苦，自己也曾有過類似的經(jīng)歷。誠然，我們工作當中需要做事雷厲風(fēng)行，需要大家“鞠躬盡瘁”的奉獻，但這并不是最好的工作方式和表現(xiàn)。 
　　每當這種時候，大家總會認為是人力、時間、設(shè)備等資源不足，而客戶的需求也源源不斷，突發(fā)的事情讓人措手不及。如何應(yīng)對這種局面呢？通過自己的實踐，我認為最妥當?shù)慕鉀Q辦法就是制訂詳細的可執(zhí)行計劃，并雷打不動的堅持。 
　　不管在項目中還是在職能部門的工作中，我們一直要求有工作計劃，周計劃、月計劃等，其實也就是大家常說的短期目標和長期目標，重要性大家很清楚，如果運用得好，往往會事半功倍，在工作中占據(jù)更多的主動性，只是可能很多朋友并沒有很好的用心去做。
　　以我在項目工作中的經(jīng)驗來理解，工作計劃有三個主要作用： 
　　1． 明確目標。有的放矢，明確的目標（包括時間、工作內(nèi)容、工作成果等要求）可激發(fā)工作熱情和提高工作效率，也是你的工作得到他人支持、配合、認可的前提?？紎試/大實際上，明確的目標是項目執(zhí)行的生命力，既是起點也是終點。 
　　2． 平衡資源。矛盾總是無處不在的，項目工作中資源沖突是最大的管理問題之一，資源總是缺乏的，我們能做的無非兩件事情，一是在資源相對充足的情況下利用計劃將資源最大化充分利用，二是在資源不足的情況下利用計劃來爭取一些可爭取的資源?？紎試/大在整個項目團隊當中，甚至在整個公司資源池中，有一些資源是可流動的，但如果你沒有一個很好的理由去說明管理層，那么本來就稀缺的資源為什么要給你呢？反之，如果你有充分的理由和足夠重要的需求，誰能不幫忙解決？ 
　　3． 最小化干擾。客戶的需求總是源源不斷的，而新的問題或工作也可能隨時出現(xiàn)，層出不窮，可是，一旦我們制訂好工作計劃后，就必須最大程度的、最小偏差地去執(zhí)行，并以此作為名正言順的理由暫時將其他需求延緩，或最小化外界對我們既定工作的影響，以讓大家最大可能的集中精神地做好一件事情（這點相當重要，不是每個人都有三頭六臂，能三心二用）。 
　　當然，具備這三個作用的計劃是有要求的，我把它定義為“詳細的可執(zhí)行計劃”。 
　　1． 詳細：如果能做到項目之外的人也能一目了然的話最好，具體問題具體分析，不同的項目和工作在計劃編制的時候肯定會不一樣的，個人認為至少需要精確到團隊每人每天做何事。 
　　2． 可執(zhí)行：這里有兩個問題，一個是計劃制訂是否合理，二是計劃是否能為你起到上述的三個功用。 
　　問題一取決于如何作計劃，是考驗個人或團隊對所需要做的工作、及工作本身各方面的要求的熟悉程度，以及對團隊能力的準確客觀的評估等，屬于專業(yè)問題，不展開。 
　　問題二則是一個權(quán)威性問題。你的計劃首先要得到三類人的認可：客戶、項目組、執(zhí)行人，只有這樣透明并得到大家認可的計劃，才能讓大家明確工作目標及各人的分工，才能充分合理的利用和分配資源，才能最小化干擾，讓大家最大可能的集中精神做一件事情，也就是可以拿這樣的雞毛來當令箭。
　　至于如何制訂一個好的計劃，確實不是一件簡單的事，個人認為一般可用5W1H的方便來做，即考慮when, where, who, what, which和how，在什么時間什么地點由誰用什么東西來做什么事情，并達到什么效果等，同時需要考慮風(fēng)險和應(yīng)對措施，并預(yù)留一定的裕量，或準備好應(yīng)急準備等。（項目管理中有相當好的方法，在日后以專題形式為大家奉上） 
　　以下是我個人經(jīng)歷的一個項目階段，跟大家分享一下（由于篇幅限制，僅作簡單描述，詳細案例將單獨給出，請留意，同時，由于個人從事的是通訊行業(yè)，可能不少朋友不太理解相關(guān)的工作，請見諒）。 
　　2007年在某國際大項目中，我負責(zé)組織團隊進行網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化，階段性任務(wù)是在11月內(nèi)完成J市區(qū)約300個站點的Cluster優(yōu)化，基本考慮如下： 
　　1） When：11月一個月examda.com
　　2） Where：J市區(qū)約300個站點的20個簇(Cluster) 
　　3） Who：團隊成員有6人，三個有經(jīng)驗的以及三個剛?cè)胄械男氯?nbsp;
　　4） What：Cluster簇優(yōu)化，從網(wǎng)絡(luò)建設(shè)階段來看，屬于網(wǎng)絡(luò)初建期，是第一次的優(yōu)化工作，以解決大的、明顯的問題為主 
　　5） Which：基于考慮，優(yōu)化的對象定位為天饋調(diào)整和后臺鄰區(qū)調(diào)整兩大類 
　　6） How：前臺路測，分析數(shù)據(jù)得出天饋調(diào)整方案，并在次日完成，同時給出部分鄰區(qū)優(yōu)化建議； 
　　后臺根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及在路測中給出的鄰區(qū)優(yōu)化建議進行調(diào)整； 
　　整個過程循環(huán)兩次。 
　　綜合考慮，任務(wù)具有時間緊、工作量大、人力資源匱乏、設(shè)備不足、工作優(yōu)先級高（因為網(wǎng)絡(luò)尚在建設(shè)中，但已經(jīng)商用）、外部干擾大（團隊同時還要兼顧網(wǎng)絡(luò)開通、解決用戶投訴、處理客戶新需求等工作）等特點。為按時完成，我制訂了執(zhí)行計劃，主要有如下特點：  
　　1） 必須增加至少一個前臺隊伍的人力投入（測試和分析數(shù)據(jù)），因為6人還需要安排人完成日常工作；同時需要塔工進行天饋調(diào)整； 
　　2） 將隊伍分成三類，將工作時間分成白天和夜晚兩班，一類夜晚進行測試（因白天塞車，工作效率低），一類白天進行數(shù)據(jù)分析和輸出調(diào)整方案，并由塔工進行天饋調(diào)整；一類在后臺進行鄰區(qū)配置和優(yōu)化； 
　　3） 將20個Cluster細分為城區(qū)和郊區(qū)，先城區(qū)后郊區(qū) 
　　4） 幾個Cluster并排進行，幾項工作時間上錯開以形成交迭式遞進開展，充分利用時間 
　　5） 讓所有團隊成員充分明確各自工作重點及時間要求，以及相關(guān)的標準和交付 
　　在形成這樣一份計劃后，利用計劃的充分說服力，向項目組申請了一個外包隊伍、形成了一個塔工資源池、特殊的車輛使用權(quán)和優(yōu)先權(quán)等；同時將此計劃與客戶方交流并雙方簽字確認，明確這是本月的工作重點，所有的資源都將集中在這里，在此期間其他任何的需求或突發(fā)事情，都要以此來衡量重要性和優(yōu)先級，從而決定是否要執(zhí)行。事實上后來在此期間，客戶確實向我們提出了很多需求工作，但最終我們都是以會延誤Cluster優(yōu)化工作為由暫時擱置或延緩執(zhí)行時間，examda.com從而保證了該任務(wù)的及時完成。
　　在執(zhí)行過程中，我們每天監(jiān)控完成的情況，考慮是否需要調(diào)整計劃及應(yīng)對措施，最終的結(jié)果是，在團隊真的是日夜奮斗一個月后，我們成功地一天不差的完成了這個在他人看來是“Mission Impossible”的重任，網(wǎng)絡(luò)性能顯著提高且穩(wěn)定，用戶投訴數(shù)量大大減少，客戶對我們的成果非常認同！（只是讓兄弟們辛苦了，實在是于心不忍！） 
　　實質(zhì)上，計劃在項目開展中的重要性是絕對的，在項目管理中有深入的闡述，同時也有如何運用和制訂、執(zhí)行計劃的方法，希望此文能為大家拋磚引玉，從而多快好省的完成工作，同時也希望大家多學(xué)習(xí)一些項目管理的理念和方法，如在本文中的很多內(nèi)容，在項目管理中有專門的術(shù)語和知識體系，希望大家能深入學(xué)習(xí)。 
　　最后以一句話收尾：項目工作必須“有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究”！