工作分解結構(WBS)在項目控制中的應用

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WBS的基本概念和一些應用在上面文章已提到過。這里想要介紹的是通過將細分化了的所有項目要素統(tǒng)一編碼，使其代碼化，WBS還可以充當一個共同的信息交換語言，為項目的所有信息建立一個共同的定義。這樣，將所有的要素在一個共同的基礎上相關聯(lián)，在此基礎上建立信息系統(tǒng)之間的所有信息溝通。應用WBS作為信息的共同基礎的最大優(yōu)點是，為監(jiān)控及預測費用、進度、實施不同的項目信息，WBS的應用給所有的項目管理人員提供了一個均可以與之作對比的一致基準，并且在大型項目中，由于參加者眾多及人員可能發(fā)生的變化，使所用的全部名詞對所有的參加者都具有相同意義是很重要的，而WBS通過代碼和代碼字典的編制可使這一點得到保證。
1．WBS－－信息溝通的共同基礎

　　在現(xiàn)代大型復雜項目中，一般要涉及大量的資源，涉及許多公司、供貨商、承包人等等，有時還會有政府部門的高技術設施或資金投入，因而要求的綜合信息和信息溝通的數(shù)量往往相當大。這些大項目涉及巨資并歷時若干年，因此項目開始進行時設想的項目環(huán)境隨著項目的進展有時會發(fā)生很大的變化，即我們已多次提到的項目早期階段的不確定性。這就要求所有的有關集團要有一個共同的信息基礎，一種各有關集團或用戶從項目一開始到最后完成都能用來溝通信息的工具。這些集團包括：業(yè)主、供貨商、承包人、項目管理人員、設計人員以及政府有關部門等等。而一個涉及恰當?shù)腤BS將能夠使這些集團或用戶有一個較精確的信息溝通聯(lián)接器，成為一種相互交流的共同基礎，因為WBS具有編碼結構及代碼字典，利用WBS作為基礎來編制預算、進度和描述項目的其他方面能夠使所有與項目有關的人員或集團都明了為完成項目所需作的工作以及項目的進程。
2． WBS－－系統(tǒng)綜合與控制的手段

　　我們已經知道，典型的項目控制系統(tǒng)包括進度、費用、會計等不同的子系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)在某種程度上都是相互獨立的，但是各個系統(tǒng)之間的系統(tǒng)信息轉移是不可缺少的，必須將這些子系統(tǒng)很好地綜合起來，才能真正達到項目管理的目的。WBS的應用可以提供一個這樣的手段。
　　在WBS的應用中，各個子系統(tǒng)都利用它收集數(shù)據(jù)，這些系統(tǒng)都是在與WBS有直接聯(lián)系的代碼字典和編碼結構的共同基礎上來接受信息的。由于WBS代碼的應用使所有進入到系統(tǒng)的信息都是通過一個統(tǒng)一的定義方法作出來的，這樣就能確保所有收集到的數(shù)據(jù)能與同一基準相比較，并使項目工程師、會計師以及其他項目管理人員都參照有同樣意義的同種信息，這對于項目控制的意義是顯而易見的。例如許多項目中的典型問題之一是會計系統(tǒng)和進度控制系統(tǒng)不是采用完全相同的分類或編碼，但在一個有組織的共同基礎之上對成本和進度作出統(tǒng)一、恰當?shù)慕忉?、分析和預測對于項目的有效管理是非常重要的。此外，各個子系統(tǒng)之間在WBS基礎上的共同聯(lián)系越多，對項目控制就越有益，因為這樣可以減少或消除分析中的系統(tǒng)差異。
3． WBS的設計

　　WBS的基本要素有三個：結構、代碼和報告。
（1） WBS的結構

　　WBS結構的總體設計對于一個有效的工作系統(tǒng)來說是個關鍵。結構應以等級狀或樹狀來構成，使底層代表詳細的信息，而且其范圍很大，逐層向上。即WBS結構底層是管理項目所需的最低層次的信息，在這一層次上，能夠滿足用戶對交流或監(jiān)控的需要，這是項目經理、工程和建設人員管理項目所要求的最低水平；結構上的第二個層次將比第一層次要窄，而且提供信息于另一層次的用戶，以后依此類推。 結構設計的原則是必須有效和分等級，但不必在結構內建太多的層次，因為層次太多了不易有效管理。對一個大項目來說，4到6個層次就足夠了。在某些情況下，可以用兩組，例如，每組5個層次，一組詳細搜集直到一個合同層次或一個主要設施層次的數(shù)據(jù)，而另外一組作為與設施較大的組成部分或較大的合同結合在一起的上層部分或綜合部分。這種雙層次結構的WBS只要設計得當也可以工作得很好，而且不限制WBS的發(fā)展。
　　在設計結構的每一層中，必須考慮信息如何向上流入第二層次。原則是從一個層次到另一個層次的轉移應當以自然狀態(tài)發(fā)生。此外，還應考慮到使結構具有能夠增加的靈活性，并從一開始就注意使結構被譯成代碼時對于用戶來說是易于理解的。
（2）代碼設計

　　代碼設計對作為項目控制系統(tǒng)應用手段的WBS來說是個關鍵。不管用戶是現(xiàn)場會計，現(xiàn)場其他職員或高級管理人員，代碼對所有的人來說應當有共同的意義。在設計代碼時，對收集的信息以及收集信息所用的方法必須仔細考慮，使信息能自然地通過WBS代碼進入應用記錄系統(tǒng)。
　　代碼設計與結構設計是有對應關系的。結構的每一層次代表代碼的某一位數(shù)，有一個分配給它的特定代碼數(shù)字。在最高層次，項目不需要代碼；在第二層次，要管理的關鍵用代碼的第一位數(shù)來編。如果要管理的關鍵活動數(shù)目小于9，假設只用數(shù)字編碼，則代碼是一個典型的一位數(shù)代碼，如果用字母加數(shù)字，此層可能有35個；下一個層次代表上述每一關鍵活動所包含的主要任務，這個層次將是一個典型的兩位數(shù)代碼，其靈活性范圍為99以內，或者，如果再加上字母，則大于99；以下依此類推。如果結構有26個層次，需要的代碼至少有20位，那就未免太長了，這也是結構層次不宜過多的原因之一。
　　在一個既定的層次上，應盡量使同一代碼適用于類似的信息，這樣可以便代碼更容易理解。此外，設計代碼時還應考慮到用戶的方便，使代碼以用戶易于理解的方式出現(xiàn)。例如，在有的WBS設計中，用代碼的第一個字母簡單地給出其所代表的意義，例如用M代表人力，用E代表設備綽。
（3）報告設計

　　設計報告的基本要求是以項目活動為基礎產生所需的實用管理信息，而不是為職能部門產生其所需的職能管理信息或組織的職能報告。即報告的目的是要反映項目到目前為止的進展情況，通過這個報告，管理部門將能夠去判斷和評價項目各個方面是否偏離目標，偏離多少。