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淺談企業(yè)國(guó)際投標(biāo)的方法
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國(guó)際投標(biāo)是指供貨人或建筑承包商得到一國(guó)投標(biāo)邀請(qǐng)后,按照招標(biāo)機(jī)構(gòu)的要求報(bào)價(jià)并提出投標(biāo)條件。目前世界上許多國(guó)家的政府和大買家采購(gòu)時(shí),越來(lái)越多面向全球招標(biāo),企業(yè)參與國(guó)際投標(biāo)不但可以擴(kuò)大出口量,而且可以帶來(lái)許多其他的機(jī)會(huì)。參加國(guó)際投標(biāo)是一場(chǎng)全球范圍內(nèi)既公平又非常殘酷的競(jìng)爭(zhēng),是實(shí)力,信譽(yù)和經(jīng)驗(yàn)等多方面的綜合能力的比拼,投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)的勝負(fù)不僅取決于各投標(biāo)人的實(shí)力,也取決于投標(biāo)人的投標(biāo)策略和投標(biāo)技巧運(yùn)用的是否得當(dāng)。國(guó)際投標(biāo)的程序一般由投標(biāo)前的準(zhǔn)備,國(guó)際投標(biāo)定價(jià)、制作投標(biāo)書(shū)和競(jìng)標(biāo)四個(gè)步驟組成。要在國(guó)際招標(biāo)中順利中標(biāo),建議企業(yè)做好以下幾方面的工作。
一、 投標(biāo)前的準(zhǔn)備
?。ㄒ唬┦占稑?biāo)資料和信息
出口企業(yè)要及時(shí)準(zhǔn)確地掌握國(guó)際國(guó)內(nèi)招標(biāo)信息,在公開(kāi)招標(biāo)方式下,按規(guī)定應(yīng)當(dāng)通過(guò)國(guó)家指定的報(bào)刊,信息網(wǎng)絡(luò)或者其他媒介發(fā)布招標(biāo)公告。這是企業(yè)了解招標(biāo)信息的重要渠道。國(guó)外的專業(yè)雜志,刊物、大報(bào)及專業(yè)網(wǎng)站也經(jīng)??钦袠?biāo)信息,應(yīng)多加留意。選定招標(biāo)目標(biāo)后,投標(biāo)人即著手進(jìn)行具體投標(biāo)資料的準(zhǔn)備,這些資料包括投標(biāo)項(xiàng)目資料,企業(yè)內(nèi)部資料和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料。
1 投標(biāo)項(xiàng)目資料
投標(biāo)開(kāi)始前,投標(biāo)人要對(duì)具體投標(biāo)項(xiàng)目,搜集全面、詳細(xì)的情況和信息,以便使投標(biāo)人進(jìn)行綜合分析,做出正確的投標(biāo)決策。 投標(biāo)項(xiàng)目資料包括投標(biāo)環(huán)境資料和投標(biāo)項(xiàng)目資料兩部分。
?。?) 投標(biāo)環(huán)境資料是投標(biāo)人做出是否參加投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)決策的依據(jù)。為了保證投標(biāo)人利潤(rùn)的獲取,減少經(jīng)營(yíng)成本,投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)的估計(jì)與分析是投標(biāo)前一項(xiàng)十分關(guān)鍵的工作。投標(biāo)項(xiàng)目環(huán)境分析包括招標(biāo)國(guó)政治文化環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境和自然環(huán)境的分析研究。通過(guò)分析研究,投標(biāo)人可以得出該項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的險(xiǎn)的估計(jì),決定是否投標(biāo)。
(2) 投標(biāo)項(xiàng)目資料是投標(biāo)人進(jìn)行投標(biāo)成本分析的基礎(chǔ)。投標(biāo)項(xiàng)目資料越全面,投標(biāo)的制作越合理,中標(biāo)可能性越大。貨物投標(biāo)時(shí)投標(biāo)企業(yè)要調(diào)查招標(biāo)機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)貨物的要求,如貨物的規(guī)格和設(shè)計(jì),交貨期,支付方式等。對(duì)于工程招標(biāo),投標(biāo)企業(yè)要取得有關(guān)工程的性質(zhì)、范圍、招標(biāo)機(jī)構(gòu)對(duì)工程的技術(shù)要求,施工場(chǎng)地的位置,排水、供電、通訊條件; 建設(shè)工程的資金來(lái)源;材料、設(shè)備的供應(yīng);業(yè)主對(duì)工程的支付條件等有關(guān)資料。
2 企業(yè)內(nèi)部資料
企業(yè)內(nèi)部資料指投標(biāo)企業(yè)自身情況的調(diào)查,這類資料主要用于招標(biāo)單位要求的資格審查。主要包括企業(yè)人員、設(shè)備、機(jī)械清單;企業(yè)過(guò)去履約情況報(bào)告;資產(chǎn)負(fù)載標(biāo)和企業(yè)財(cái)務(wù)狀況;企業(yè)各項(xiàng)法律、注冊(cè)文件;免費(fèi)項(xiàng)目管理系統(tǒng)人員的自立;企業(yè)各項(xiàng)證明文件等等。
3 競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料
掌握競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況是企業(yè)對(duì)外投標(biāo)能否成功的重要因素。準(zhǔn)備參加投標(biāo)的企業(yè),還需對(duì)本行業(yè)中一切參加過(guò)競(jìng)爭(zhēng)或此次可能參加投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)的企業(yè)有所了解,建立競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手檔案。包括歷次招標(biāo)中本行業(yè)企業(yè)投標(biāo)人數(shù)目,每個(gè)企業(yè)的投標(biāo)經(jīng)歷,競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的經(jīng)營(yíng)情況,生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品性能等方面。
?。ǘ┭芯肯嚓P(guān)國(guó)際招標(biāo)法規(guī)
研究招標(biāo)國(guó)或地區(qū)的與招標(biāo)有關(guān)的各種法規(guī)是投標(biāo)人準(zhǔn)備工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的特點(diǎn),一些國(guó)際招標(biāo)可能涉及的法律有:各國(guó)采購(gòu)法,合同法、公司法、稅法、勞動(dòng)法、外匯管制法、保險(xiǎn)法、海關(guān)法等。
?。ㄈ┙M成投標(biāo)小組
投標(biāo)小組要有經(jīng)過(guò)特別選拔的,代表市場(chǎng)營(yíng)銷、 工程和科研、生產(chǎn)或施工、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、合同等各方面的人員組成。這些人員可以從本企業(yè)內(nèi)部抽調(diào),在需要的情況下,還可以從企業(yè)外部聘請(qǐng)。投標(biāo)小組受投標(biāo)報(bào)價(jià)經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo),其責(zé)任是負(fù)責(zé)投標(biāo)的組織,投標(biāo)書(shū)的制作,報(bào)價(jià)的確定和調(diào)整等工作,小組成員按專業(yè)分工履行職責(zé)。
二、 國(guó)際投標(biāo)定價(jià)
投標(biāo)價(jià)格的制定是整個(gè)投標(biāo)的關(guān)鍵。投標(biāo)價(jià)格的高低直接關(guān)系到投標(biāo)的成敗。并且投標(biāo)價(jià)對(duì)中標(biāo)后的經(jīng)營(yíng)盈虧有著重要的影響。國(guó)際投標(biāo)定價(jià)可以分成兩個(gè)步驟:首先,核算投標(biāo)各項(xiàng)成本和總成本,然后制定報(bào)價(jià)。
?。ㄒ唬┖怂阃稑?biāo)各項(xiàng)成本和總成本
1. 投標(biāo)成本包括直接成本、間接成本和不可預(yù)見(jiàn)成本
?。?)直接成本
貨物投標(biāo)的直接成本主要包括:產(chǎn)品的生產(chǎn)成本,包裝費(fèi)用、國(guó)內(nèi)國(guó)際運(yùn)輸費(fèi)用、國(guó)際運(yùn)輸保險(xiǎn)費(fèi)??诎顿M(fèi)等;工程項(xiàng)目的直接成本除以上幾項(xiàng)外還包括工程成本和工資支出。
?。?)間接成本
直接成本核算完畢后,計(jì)算間接成本。間接成本包括投標(biāo)費(fèi)、捐稅、經(jīng)營(yíng)管理費(fèi)、利息。
投標(biāo)費(fèi): 投標(biāo)文件費(fèi)、投標(biāo)保函手續(xù)費(fèi)、標(biāo)書(shū)制作費(fèi)、代理費(fèi)等捐稅:個(gè)人所得稅、公司所得稅、印花稅等經(jīng)營(yíng)管理費(fèi)用:業(yè)務(wù)費(fèi)、臨時(shí)設(shè)施費(fèi)、車輛使用費(fèi)、工程輔助費(fèi)等
(3)不可預(yù)見(jiàn)成本
不可預(yù)見(jiàn)成本指對(duì)未來(lái)履行合同時(shí)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)損失核算成一定金額作為成本考慮。常見(jiàn)于承包工程的報(bào)價(jià)中。包括:價(jià)格上漲費(fèi)、間接損失費(fèi)、貨幣貶值等。
(二)確定報(bào)價(jià)
通過(guò)以上各項(xiàng)成本核算、匯總,投標(biāo)人得出預(yù)算總成本,既無(wú)利潤(rùn)成本。在此基礎(chǔ)上加入一定百分比的利潤(rùn)形成最后報(bào)價(jià)。即投標(biāo)人的報(bào)價(jià)由核算準(zhǔn)確的成本與適當(dāng)?shù)睦麧?rùn)構(gòu)成。
投標(biāo)人報(bào)價(jià)的目的是在中標(biāo)的基礎(chǔ)上獲得最大利潤(rùn), 但報(bào)價(jià)的高低受中標(biāo)率、投標(biāo)企業(yè)未來(lái)效益、競(jìng)爭(zhēng)人數(shù)和競(jìng)爭(zhēng)者投標(biāo)條件影響。投標(biāo)人為了追求較高的中標(biāo)率,須將報(bào)價(jià)利潤(rùn)限制在一個(gè)較低的范圍內(nèi),但過(guò)低又影響未來(lái)收益,投標(biāo)人應(yīng)該通過(guò)尋找未來(lái)收益最大值來(lái)確定報(bào)價(jià)的高低。當(dāng)中標(biāo)可能性較大時(shí),可以把報(bào)價(jià)適當(dāng)調(diào)高,當(dāng)投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)人數(shù)增加時(shí),中標(biāo)可能性就小,報(bào)價(jià)利潤(rùn)適當(dāng)調(diào)低, 當(dāng)出現(xiàn)一個(gè)或數(shù)個(gè)強(qiáng)有力競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手時(shí),報(bào)價(jià)也要相應(yīng)降低,總之,投標(biāo)企業(yè)的報(bào)價(jià)高低,必須根據(jù)競(jìng)爭(zhēng)人數(shù)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的報(bào)價(jià)情況而漲落,以保證最佳的中標(biāo)概率和最佳的未來(lái)收益。
企業(yè)制定報(bào)價(jià)應(yīng)按照下列步驟進(jìn)行
(1) 調(diào)查可能參加投標(biāo)的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況(2) 找出有代表性和特殊性的競(jìng)爭(zhēng)者(3) 對(duì)有代表性和特殊性的競(jìng)爭(zhēng)者可能報(bào)出的標(biāo)價(jià)及其中標(biāo)可能性進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)。
(4) 分析本企業(yè)使用不同報(bào)價(jià)時(shí)可能得到的幾種中標(biāo)率。
(5) 計(jì)算每種中標(biāo)概率下的未來(lái)收益,從中找出最佳利潤(rùn)的標(biāo)價(jià)。
?。?) 按照最佳利潤(rùn)做出一個(gè)適中報(bào)價(jià)。 同時(shí)還應(yīng)準(zhǔn)備兩個(gè)略高或略低的替代報(bào)價(jià)方案,以便在競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況變化時(shí)靈活運(yùn)用。
三、 國(guó)際投標(biāo)書(shū)的制作
國(guó)際投標(biāo)書(shū)即投標(biāo)文件,是投標(biāo)人正式參加投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)的證明,是供貨人向買方發(fā)出的書(shū)面報(bào)價(jià)。投標(biāo)人供貨質(zhì)量及競(jìng)爭(zhēng)能力的大小,全部體現(xiàn)在投標(biāo)書(shū)中。
?。ㄒ唬?投標(biāo)文件的組成
從投標(biāo)人的角度看,投標(biāo)文件可按編制的方法劃分出投標(biāo)證明文件、填制的投標(biāo)文件。編制的投標(biāo)文件和原樣交回的文件四大類。
(1) 投標(biāo)證明文件包括投標(biāo)授權(quán)書(shū)、營(yíng)業(yè)證書(shū)、投標(biāo)公司章程、管理人員名單、資產(chǎn)負(fù)債表、銀行資信證明等, 是投標(biāo)時(shí)連同標(biāo)書(shū)一起遞送的文件。
?。?)填制的投標(biāo)文件是指招標(biāo)人已將投標(biāo)條件編制成表格,投標(biāo)人只須將文件的空白填滿。主要包括:投標(biāo)書(shū)、報(bào)價(jià)單、供貨單、投標(biāo)保函或投標(biāo)保證金、履約擔(dān)保。
?。?)原樣交回的文件是指對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目和合同內(nèi)容的說(shuō)明,以及對(duì)投標(biāo)人的要求。投標(biāo)人用后仍作為投標(biāo)文件原封不動(dòng)的交回。包括:投標(biāo)須知、合同條款、合同格式、質(zhì)量技術(shù)規(guī)范和技術(shù)說(shuō)明書(shū)。
(4)編制的投標(biāo)文件在建設(shè)工程早搏中,招標(biāo)機(jī)構(gòu)要求投標(biāo)人特別對(duì)施工與技術(shù)等問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。由于有關(guān)說(shuō)明難以用表格表達(dá),所以,投標(biāo)人應(yīng)在投標(biāo)時(shí)附上一部分編制的文件。包括:施工計(jì)劃、有關(guān)工程機(jī)械設(shè)備清單、技術(shù)說(shuō)明書(shū)等。
?。ǘ?投標(biāo)書(shū)的編制
投標(biāo)人制作投標(biāo)書(shū)時(shí),一般須先閱讀國(guó)際招標(biāo)文件,了解招標(biāo)機(jī)構(gòu)對(duì)投標(biāo)人的主要要求和投標(biāo)的各項(xiàng)規(guī)則,在通讀過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)不清楚的問(wèn)題,應(yīng)向招標(biāo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢。通過(guò)咨詢,減少投保人對(duì)招標(biāo)文件的理解偏差,造成報(bào)價(jià)失誤,同時(shí)還可以減少投標(biāo)人進(jìn)行招標(biāo)項(xiàng)目考察的一部分費(fèi)用和負(fù)擔(dān)。
投標(biāo)人必須深入研究招標(biāo)文件中的各項(xiàng)條件,才能制作出招標(biāo)機(jī)構(gòu)滿意的投標(biāo)書(shū)。對(duì)招標(biāo)條件的研究重點(diǎn)可放在合同條款和技術(shù)、質(zhì)量要求、價(jià)格條件方面。在國(guó)際物資采購(gòu)的投標(biāo)中,投標(biāo)人需重點(diǎn)研究的條款主要包括交貨期條款、支付條款、運(yùn)輸和保險(xiǎn)條款等。
編制投標(biāo)文件注意要點(diǎn)
?。?) 要符合招標(biāo)機(jī)構(gòu)要求。
投標(biāo)文件要符合招標(biāo)人規(guī)定的格式和內(nèi)容。 投標(biāo)文件格式不得更改。如果投標(biāo)人填寫后,仍未能準(zhǔn)確清楚的表達(dá)出投標(biāo)人意思,可以拉夫補(bǔ)充說(shuō)明。提交的文件種類、分?jǐn)?shù)、正本與副本要與招標(biāo)文件相符。
?。?) 反復(fù)審核,消除誤差
要對(duì)計(jì)算數(shù)量,如工程量、單價(jià)、總值認(rèn)證核對(duì)。文字表達(dá)要準(zhǔn)確無(wú)誤。
?。?) 標(biāo)書(shū)制作要干凈整潔
投標(biāo)書(shū)編制的最后工序是對(duì)圖表、表格進(jìn)行適當(dāng)加工,使材料和圖表能以最得體的方法表示出來(lái)。投標(biāo)文件的外部要整潔,用統(tǒng)一規(guī)格的紙張和精致的文件夾裝訂成冊(cè)。投標(biāo)書(shū)的裝訂要便于招標(biāo)機(jī)構(gòu)的審閱,并在每?jī)?cè)封面上打印投標(biāo)公司的標(biāo)記。
?。ㄈ?投送投標(biāo)文件
全部投標(biāo)文件編好后,經(jīng)校核并簽署,投標(biāo)人將文件按招標(biāo)須知的規(guī)定,用統(tǒng)一的規(guī)格進(jìn)行分裝,密封,并按要求寫明收標(biāo)單位,在投標(biāo)截止日期之前,送到或寄到招標(biāo)機(jī)構(gòu)指定地點(diǎn),并取得收據(jù)。使用郵寄時(shí),應(yīng)考慮郵件的在途時(shí)間,使之在截止日期之前到達(dá)。
若投標(biāo)后,投標(biāo)人發(fā)現(xiàn)標(biāo)書(shū)中存在嚴(yán)重錯(cuò)誤或已故改變主意,可在開(kāi)標(biāo)之前向招標(biāo)機(jī)構(gòu)申明收回或撤銷投標(biāo)。在招標(biāo)機(jī)構(gòu)開(kāi)標(biāo)和投標(biāo)有效期開(kāi)始之后,投標(biāo)人不能撤銷投標(biāo),只能征求招標(biāo)人同意后對(duì)標(biāo)書(shū)中的一些“技術(shù)性”錯(cuò)誤進(jìn)行更改、修正。否則,投標(biāo)人投標(biāo)押金將被沒(méi)收。
四 競(jìng)標(biāo)
開(kāi)標(biāo)后,投保人為成為中標(biāo)人而進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng),稱為競(jìng)標(biāo)。在國(guó)際招標(biāo)中,投標(biāo)人通過(guò)公開(kāi)開(kāi)標(biāo)這一程序可以得知眾投標(biāo)人的報(bào)價(jià),以及報(bào)價(jià)高低名次。 然而低價(jià)并非中標(biāo)之主要決定因素。只有經(jīng)過(guò)招標(biāo)機(jī)構(gòu)反復(fù)評(píng)審,綜合多方面因素,方能確定中標(biāo)人。投標(biāo)人可以利用這一時(shí)機(jī),施展競(jìng)標(biāo)手段,轉(zhuǎn)變其標(biāo)書(shū)中的不利因素,提高中標(biāo)機(jī)會(huì)。
?。?)競(jìng)標(biāo)的條件
投標(biāo)人能夠參加競(jìng)標(biāo)的前提條件是首先要成為中標(biāo)候選人。中標(biāo)候選人的篩選一般通過(guò)初評(píng)來(lái)決定。其數(shù)目因招標(biāo)項(xiàng)目的不同而各異,在參加投標(biāo)人數(shù)較少的情況下,通過(guò)初評(píng),確定2-3名中標(biāo)候選人。在投標(biāo)人數(shù)多時(shí),候選人數(shù)可達(dá)到5-7名。
?。?)競(jìng)標(biāo)的方法
按照招標(biāo)國(guó)際慣例,投標(biāo)人在投標(biāo)書(shū)的有效期內(nèi),是不能修改其交易條件的。但投保人可以利用澄清會(huì)的機(jī)會(huì)來(lái)修改交易條件。澄清會(huì)是一般評(píng)標(biāo)過(guò)程中的必要程序,被列在評(píng)標(biāo)工作大綱中,對(duì)招標(biāo)人來(lái)說(shuō),澄清會(huì)是深入了解投標(biāo)書(shū)內(nèi)容的辦法,但對(duì)于投標(biāo)人,它是與招標(biāo)人商談交易條件,更改標(biāo)書(shū)的有利機(jī)會(huì), 很多投標(biāo)人就是通過(guò)澄清會(huì)施展竟標(biāo)的手段而得以中標(biāo)。
投標(biāo)候選人的競(jìng)標(biāo)可以通過(guò)以下方法
?。?) 降低投標(biāo)價(jià)格
投標(biāo)價(jià)格是投標(biāo)書(shū)中最關(guān)鍵的項(xiàng)目,直接影響招標(biāo)人授予合同的決策。在各投標(biāo)書(shū)的條件基本相同的情況下,招標(biāo)合同必然將合同授予標(biāo)價(jià)最低者。因此,適時(shí)提出降價(jià)要求是競(jìng)標(biāo)的主要手段。但是,運(yùn)用此手段必須根據(jù)具體情況,因?yàn)橛械膰?guó)際招標(biāo)法律規(guī)定,已投出的標(biāo)書(shū)不得不得改動(dòng)任何文字。一旦價(jià)格改動(dòng),整個(gè)投標(biāo)即告失敗。為此,投標(biāo)候選人必須遵從招標(biāo)機(jī)構(gòu)的規(guī)定和當(dāng)?shù)胤傻募s束。較為穩(wěn)妥的的方法是,摸清招標(biāo)人的意圖,在得到其希望降低標(biāo)價(jià)的暗示后,再提出降低價(jià)格的要求。降低標(biāo)價(jià)要有分寸,對(duì)比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的投標(biāo)價(jià)格,甩出價(jià)格中適當(dāng)?shù)乃郑怪缘陀谄渌说膱?bào)價(jià)水平。投標(biāo)價(jià)格的降低主要通過(guò)投標(biāo)利潤(rùn)、經(jīng)營(yíng)管理費(fèi)用和降價(jià)系數(shù)來(lái)適當(dāng)調(diào)整。
?。?) 補(bǔ)充其它優(yōu)惠條件
中標(biāo)候選人及時(shí)提出除價(jià)格以外的其他優(yōu)惠條件,是行之有效的手段。招標(biāo)機(jī)構(gòu)定標(biāo)時(shí),除以價(jià)格為主要條件外,還要評(píng)價(jià)另外一些重要的條件,如支付條件,售后服務(wù)或工程服務(wù)的提供,補(bǔ)充物資、設(shè)備的提供等。除價(jià)格以外的投標(biāo)條件都可以作為競(jìng)標(biāo)時(shí)調(diào)整的對(duì)象考慮。但是,調(diào)整項(xiàng)目的選擇必須符合招標(biāo)機(jī)構(gòu)的意圖, 才能達(dá)到事半功倍的效果。
(3) 提出新的技術(shù)、設(shè)計(jì)方案
投標(biāo)人可以根據(jù)本企業(yè)內(nèi)部實(shí)力,適時(shí)提出新的技術(shù),設(shè)計(jì)方案,往往能得到招標(biāo)人的特別賞識(shí),在競(jìng)標(biāo)中出奇制勝。因?yàn)?,?yōu)秀的設(shè)計(jì)方案可以降低采購(gòu)成本。對(duì)于工程項(xiàng)目, 還可以達(dá)到以降低造價(jià)有縮短工期的雙從效果,招標(biāo)人樂(lè)于接受。
?。?) 縮短工期或提前交貨
在不改變?cè)瓐?bào)價(jià)的前提下以縮短工期或提前交貨的條件進(jìn)行競(jìng)標(biāo),是土木工程建設(shè)和大宗貨物采購(gòu)招標(biāo)中爭(zhēng)取合同的又一方法, 對(duì)于那些需求緊急的買主或業(yè)主特別見(jiàn)效。
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