在項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中，范圍蔓延或者項(xiàng)目失控是困擾很多項(xiàng)目經(jīng)理的大問(wèn)題，項(xiàng)目和組織的資源是有限的，如果不進(jìn)行科學(xué)及時(shí)地控制，很大程度上會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目資源的低效甚至無(wú)效消耗，更有甚者會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。范圍不斷擴(kuò)大，項(xiàng)目工作就永遠(yuǎn)做不完，那么項(xiàng)目進(jìn)度和項(xiàng)目成本也將無(wú)法把控。
一、什么是項(xiàng)目范圍?
項(xiàng)目范圍指對(duì)項(xiàng)目所期望的最終產(chǎn)品和可交付成果，以及為實(shí)現(xiàn)該產(chǎn)品和可交付成果所需各項(xiàng)具體工作的簡(jiǎn)明描述。項(xiàng)目范圍的確定為成功實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)定義了恰當(dāng)?shù)姆懂牐匆?guī)定或控制了具體的項(xiàng)目。恰當(dāng)?shù)姆秶缍▽?duì)于項(xiàng)目成功是十分重要的。
范圍管理的基本內(nèi)容包括：項(xiàng)目啟動(dòng)、范圍計(jì)劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等等。范圍管理保證項(xiàng)目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項(xiàng)目范疇內(nèi)的，哪些不是。
二、范圍管理流程：
1.編制范圍管理計(jì)劃過(guò)程
定義、確認(rèn)、控制項(xiàng)目范圍的過(guò)程進(jìn)行描述。
2.收集需求
為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，明確、記錄項(xiàng)目干系人相關(guān)需求的過(guò)程。
3.定義范圍
詳細(xì)描述產(chǎn)品范圍和項(xiàng)目范圍，編制項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，作為以后項(xiàng)目決策的基礎(chǔ)。
4.創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)
把整個(gè)項(xiàng)目分解為較小的、易于管理的組成部分，自上而下的分解結(jié)構(gòu)。
5.范圍確認(rèn)
正式驗(yàn)收已完成的可交付成果。
6.范圍控制
監(jiān)督項(xiàng)目和產(chǎn)品的范圍狀態(tài)、管理范圍基準(zhǔn)變更。
三、如何管理項(xiàng)目范圍
1.分析產(chǎn)品范圍
要進(jìn)行細(xì)致的分析需要完成產(chǎn)品的范圍，這個(gè)過(guò)程是非常重要的，往往是影響成本的關(guān)鍵。在對(duì)項(xiàng)目干系人，包括銷售人員、客戶、專家進(jìn)行充分的溝通后，充分了解客戶的感受，愿望和具體要求。確定和定義產(chǎn)品和項(xiàng)目范圍，以及分解到各個(gè)不同階段或者組成部分都要進(jìn)行確認(rèn)。
2.消滅范圍模糊
要參與到WBS分解的各個(gè)項(xiàng)目參與者都知道范圍的具體實(shí)施。泛普項(xiàng)目管理軟件會(huì)在一開(kāi)始消滅對(duì)范圍的誤解和模糊，讓每個(gè)項(xiàng)目參與者明白什么是額外的事情，同時(shí)負(fù)責(zé)任地完成范圍確立的任務(wù)。明白每個(gè)人的任務(wù)，主動(dòng)溝通，便于及時(shí)匯總工作情況，通過(guò)和客戶溝通，引導(dǎo)和進(jìn)一步確認(rèn)客戶的要求和愿望，盡量減少糾正和更正帶來(lái)的時(shí)間、資源的浪費(fèi)。盡力避免制定不必要的范圍清單，降低客戶要求不高的任務(wù)程序，盡可能減少人員和開(kāi)支。
3.時(shí)刻監(jiān)控檢查
要將項(xiàng)目中出現(xiàn)的對(duì)范圍理解有誤的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行檢查，使用泛普項(xiàng)目管理軟件可以時(shí)刻把控進(jìn)度問(wèn)題做出提醒，確立溝通習(xí)慣和流程，在項(xiàng)目組中及時(shí)有效的進(jìn)行探討和更正，明確學(xué)習(xí)的作用，進(jìn)行持續(xù)地改進(jìn)。
明確理解范圍變化管理的目的和意義就會(huì)知道這個(gè)對(duì)項(xiàng)目有多重要，使用泛普項(xiàng)目管理軟件，有效幫助團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)并及時(shí)做出處理。
