項(xiàng)目管理概念起源于第二次世界大戰(zhàn)，起初30年應(yīng)用于國(guó)防和建筑企業(yè)，后來(lái)慢慢推廣至其他工業(yè)領(lǐng)域，是自歐州工業(yè)革命流水線后最偉大的管理科學(xué)發(fā)明。它不僅適用于任何白領(lǐng)工作，還適用于藍(lán)領(lǐng)的生產(chǎn)工作，亦有人采用項(xiàng)目型生產(chǎn)管理進(jìn)行。
一、現(xiàn)代的項(xiàng)目管理平臺(tái)與舊式的項(xiàng)目管理工具有什么分別?
項(xiàng)目的工作分解(WBS)理念原本是簡(jiǎn)單及坦率的，但當(dāng)人們只看到計(jì)劃但看不到現(xiàn)狀，或看到只是不清晰現(xiàn)狀時(shí)，項(xiàng)目管理會(huì)變得相當(dāng)復(fù)雜，采用實(shí)時(shí)追蹤及統(tǒng)一運(yùn)算，讓人一目了然現(xiàn)狀及原因，讓現(xiàn)代的項(xiàng)目管理平臺(tái)適用于很多不同的管理范疇。
1、事件管理：事件營(yíng)銷，酬款活動(dòng)、賽事、聯(lián)歡會(huì)及大型戶外活動(dòng)(旅行、露營(yíng)等)都可用現(xiàn)代的項(xiàng)目管理平臺(tái)來(lái)計(jì)劃、溝通及跟蹤?？砂鸦顒?dòng)前后次序、時(shí)間、負(fù)責(zé)人及參與人都安排好，并作跟蹤及提醍。
2、投資管理：投資管理者可透過(guò)現(xiàn)代項(xiàng)目管理平臺(tái)，對(duì)所投資的項(xiàng)目分階段及分活動(dòng)地計(jì)劃及追蹤。根據(jù)投資項(xiàng)目調(diào)節(jié)計(jì)劃，對(duì)原本投資回報(bào)目標(biāo)的影響進(jìn)行計(jì)算。
3、銷售管理：管理者可利用平臺(tái)來(lái)計(jì)劃不同銷售人員參與不同銷售活動(dòng)，所牽涉的時(shí)間、差旅及費(fèi)用報(bào)銷，亦可納入項(xiàng)目來(lái)控制。根據(jù)銷售項(xiàng)目情況和實(shí)際所花費(fèi)的時(shí)間、成本及回報(bào)比例，而決定項(xiàng)目的存留。
4、硏發(fā)管理：由于多種因素影響，產(chǎn)品/科硏計(jì)劃會(huì)產(chǎn)生不同的改變。通過(guò)項(xiàng)目管理平臺(tái)，遇到不可控因索改變項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，可以究因變更控制來(lái)追朔到原因，還可有效地捕捉到產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中的所有文檔進(jìn)行分析管理。
5、工程管理：工程項(xiàng)目管理也須用到現(xiàn)代項(xiàng)目管理平臺(tái)的究因，變更控制來(lái)追朔到變更的原因，同時(shí)更好地管理平臺(tái)的分包、人力資源的計(jì)劃、分配功能、文檔管理系統(tǒng)等資料。
6、項(xiàng)目型采購(gòu)：其分為兩類型項(xiàng)目，是因大型活動(dòng)(車展)，而采購(gòu)不同物料及服務(wù)或大型的改裝(30層高大樓變豪華賭場(chǎng)及酒店)。通過(guò)項(xiàng)目管理平臺(tái)控制進(jìn)度、物料及服務(wù)(周期、質(zhì)量、成本及利潤(rùn))，亦可把不同的采購(gòu)任務(wù)，分派到中央采購(gòu)或活動(dòng)團(tuán)隊(duì)。
二、泛普軟件項(xiàng)目管理軟件的意義
1、更好地組織項(xiàng)目
項(xiàng)目管理軟件可以集中管理和控制多個(gè)項(xiàng)目以確保一致性，包括管理需求、計(jì)劃發(fā)布、跟蹤進(jìn)度、與團(tuán)隊(duì)協(xié)作以及衡量結(jié)果，為項(xiàng)目創(chuàng)建里程碑，并將每個(gè)里程碑分成更小的任務(wù)。
2、風(fēng)險(xiǎn)資源預(yù)算管理
項(xiàng)目管理軟件可以識(shí)別依賴關(guān)系和風(fēng)險(xiǎn)并管理資源和成本以保持在預(yù)算范圍內(nèi)，通過(guò)項(xiàng)目管理軟件查看相關(guān)的變更和請(qǐng)求，以確定導(dǎo)致項(xiàng)目延遲的支持問(wèn)題，設(shè)置角色并向參與特定項(xiàng)目的成員提供訪問(wèn)權(quán)限。
3、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度控制進(jìn)度和成本
使用項(xiàng)目管理軟件可視化時(shí)間線從頭到尾跟蹤 IT 項(xiàng)目的進(jìn)度，展示單個(gè)任務(wù)的進(jìn)度、跟蹤資源的使用情況并確定任務(wù)關(guān)系;使用彩色甘特圖監(jiān)控項(xiàng)目的整體進(jìn)度;使用項(xiàng)目?jī)x表板在單個(gè)控制臺(tái)中查看多個(gè)IT項(xiàng)目的狀態(tài);使用時(shí)間表記錄工作量并簡(jiǎn)化計(jì)費(fèi)。
4、洞察力引導(dǎo)項(xiàng)目
通過(guò)項(xiàng)目管理軟件全面的詳細(xì)信息和基于角色的信息訪問(wèn)來(lái)充實(shí)IT項(xiàng)目，從頭到尾全程跟蹤進(jìn)度，查看項(xiàng)目中每項(xiàng)活動(dòng)的詳細(xì)歷史記錄，以便為治理和審計(jì)做好準(zhǔn)備，即時(shí)提取報(bào)告以分析項(xiàng)目趨勢(shì)、進(jìn)度遵守情況并消除風(fēng)險(xiǎn)。
與其他IT 服務(wù)管理 (ITSM) 流程(如請(qǐng)求、變更和任務(wù))協(xié)同工作，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的項(xiàng)目管理。
5、及時(shí)響應(yīng)問(wèn)題
通過(guò)項(xiàng)目管理軟件配置自定義狀態(tài)，通過(guò)定義的流程在整個(gè)生命周期內(nèi)輕松管理和跟蹤所有事件，根據(jù)技術(shù)人員的專業(yè)知識(shí)或小組自動(dòng)分配工單，以便準(zhǔn)確、及時(shí)地解決問(wèn)題并防止事件再次發(fā)生。通過(guò)定義具有已定義升級(jí)路徑的響應(yīng)和解決SLA，確保及時(shí)解決。
6、自動(dòng)化工單工作流程提高效率
使用項(xiàng)目管理軟件業(yè)務(wù)規(guī)則自動(dòng)執(zhí)行從分類到技術(shù)人員分配的工單生命周期的每一步。通過(guò)基于循環(huán)或負(fù)載平衡自動(dòng)分配模型自動(dòng)將票分配給技術(shù)人員，確保沒(méi)有未分配的票。通過(guò)使用自定義電子郵件模板的自動(dòng)通知更好地與最終用戶溝通。通過(guò)定義關(guān)閉規(guī)則來(lái)降低重復(fù)事件的發(fā)生率，以確保有效解決。
通過(guò)上面的分析可知，企業(yè)采用項(xiàng)目管理軟件能夠給企業(yè)解決諸多實(shí)際問(wèn)題，提高企業(yè)的工作效率，這對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的意義。在未來(lái)，項(xiàng)目管理軟件還將具有很好的發(fā)展和應(yīng)用前景。
