項(xiàng)目可以說無處不在，讓一件事情有始有終就是一個(gè)項(xiàng)目管理，不管這件事情有多大或者多小，只要能夠在復(fù)雜多變的環(huán)境中堅(jiān)持最初的目標(biāo)，并克服困難達(dá)成，便是一個(gè)成功的項(xiàng)目。在當(dāng)今社會(huì)中一切都是項(xiàng)目，一切都將成為項(xiàng)目。項(xiàng)目管理內(nèi)容包括項(xiàng)目進(jìn)度、范圍、目標(biāo)、成本、相關(guān)責(zé)任人、時(shí)間等。
一、如何利用項(xiàng)目管理工具實(shí)現(xiàn)管理效益最大化
1、 資源計(jì)劃管理
設(shè)置完成項(xiàng)目各項(xiàng)任務(wù)所需的人員、設(shè)備、材料種類。通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目人力資源和設(shè)備資源的忙閑狀況，并把空閑的人員或設(shè)備分配到項(xiàng)目任務(wù)，充分利用企業(yè)的人力資源和設(shè)備資源，提高企業(yè)生產(chǎn)率。
2、清晰的任務(wù)清單
清晰的任務(wù)清單幫助團(tuán)隊(duì)成員掌握自己工作，保證大家理解一致。項(xiàng)目經(jīng)理可以使用項(xiàng)目管理工具來制定項(xiàng)目計(jì)劃，在甘特圖中，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解。任務(wù)分配，項(xiàng)目分解為具體的任務(wù)，將任務(wù)分配給下項(xiàng)目成員，明確每個(gè)員工的責(zé)任。里程碑，確定里程碑進(jìn)度表對(duì)完成項(xiàng)目目標(biāo)非常重要。
依賴關(guān)系，每個(gè)人完成手上的任務(wù)后，下個(gè)任務(wù)才能開始，確保了每個(gè)任務(wù)有始有終，有清晰的軌跡，方便了項(xiàng)目的整體監(jiān)管。
3、預(yù)警機(jī)制
預(yù)警原則就是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行把控和提醒相關(guān)人員。在我們可以在項(xiàng)目列表查看，項(xiàng)目時(shí)間后，綠色為項(xiàng)目剩余時(shí)間，紅色為項(xiàng)目逾期時(shí)間。同時(shí)在項(xiàng)目詳情中也可以查看每個(gè)任務(wù)的剩余及完成時(shí)間。
4、隨時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度
項(xiàng)目管理者可以隨時(shí)通過工具了解項(xiàng)目的進(jìn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出。甘特圖可以清晰展示每個(gè)項(xiàng)目成員任務(wù)的完成情況，管理者可以使用甘特圖來制作計(jì)劃，任務(wù)列表查看每任務(wù)的完成情況，通過甘特圖來把控每項(xiàng)活動(dòng)的進(jìn)度，保證項(xiàng)目的完成。甘特圖讓項(xiàng)目經(jīng)理輕松掌握在項(xiàng)目中所發(fā)生的一切。
二、泛普軟件項(xiàng)目管理工具的作用
1、管理項(xiàng)目的整個(gè)生命周期，包括項(xiàng)目的啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束。根據(jù)實(shí)際情況實(shí)現(xiàn)合理的項(xiàng)目運(yùn)作，對(duì)項(xiàng)目的人、財(cái)、物進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆峙浜凸芾?。管理各種會(huì)議，并可自動(dòng)啟動(dòng)相關(guān)的工作流。
2、通過項(xiàng)目管理工具對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行逐層的分解，最終獲得可控制和可操作的子任務(wù)，制訂相應(yīng)的項(xiàng)目計(jì)劃，包括具體的工作內(nèi)容、人力資源使用、進(jìn)度安排、負(fù)責(zé)人安排、物料需求等，并且通過工作流傳達(dá)給相應(yīng)的人員。
3、項(xiàng)目管理工具在項(xiàng)目進(jìn)行的整個(gè)過程中管理與項(xiàng)目相關(guān)的所有信息，使得項(xiàng)目的進(jìn)展情況一目了然。為所有指定的人員在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)安全且精確地提供與其項(xiàng)目角色匹配的項(xiàng)目信息(包括人力，財(cái)務(wù)，時(shí)間進(jìn)度，項(xiàng)目流程等)，使項(xiàng)目隨時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)，并可實(shí)時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
4、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行各種角度的分析，幫助管理者分析項(xiàng)日進(jìn)展的狀況、人力和物料使用的狀況以及相關(guān)的預(yù)算和費(fèi)用支出，幫助用戶及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響項(xiàng)目進(jìn)展的因素從而對(duì)項(xiàng)目作出調(diào)整，達(dá)到項(xiàng)目管理的最優(yōu)化。
項(xiàng)目管理系統(tǒng)以WBS架構(gòu)帶動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行的全局掌控，系統(tǒng)集合了移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和J2EE技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)企業(yè)與客戶方的實(shí)時(shí)鏈接，并支持企業(yè)內(nèi)部之間的數(shù)據(jù)傳遞和分析、企業(yè)內(nèi)部和外部之間的關(guān)鍵交互和溝通，可實(shí)現(xiàn)“動(dòng)態(tài)管理、實(shí)時(shí)共享”的項(xiàng)目管理狀態(tài)，解決企業(yè)項(xiàng)目管理中因信息滯后導(dǎo)致的項(xiàng)目失敗的問題，有效提升企業(yè)項(xiàng)目管控的能力。
