項(xiàng)目信息滯后導(dǎo)致項(xiàng)目決策的錯(cuò)誤是很多項(xiàng)目經(jīng)理尤為頭疼的問題，如何做到合理的掌控，讓所有的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新提高信息的準(zhǔn)確率和傳遞效率，增加項(xiàng)目的績效和透明度，明確項(xiàng)目人員的責(zé)任心，作為項(xiàng)目經(jīng)理，才能更好的展開并監(jiān)察項(xiàng)目的進(jìn)行。
一、項(xiàng)目經(jīng)理怎么實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展
1、創(chuàng)建項(xiàng)目大綱
與團(tuán)隊(duì)成員一起創(chuàng)建項(xiàng)目大綱是跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度的好方法。團(tuán)隊(duì)中每位成員都能為設(shè)立現(xiàn)實(shí)可行的項(xiàng)目目標(biāo)提供意見，從中了解對他們作為個(gè)體或小組成員的期望?；c(diǎn)時(shí)間和員工坐下來討論全面的大綱，包括團(tuán)隊(duì)目標(biāo)、里程碑和關(guān)鍵項(xiàng)目指標(biāo)(KPI)，這是重要的第一步。
2、設(shè)立目標(biāo)和里程碑
考慮如何跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)，最好先考慮員工的特定技能組。衡量進(jìn)度可能因人而異，因項(xiàng)目而異。項(xiàng)目經(jīng)理對每位員工的技能和局限性越熟悉，就越清楚如何讓他們負(fù)責(zé)。
3、定期記錄
考慮如何跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)，切勿低估記錄的重要性。在每次工作會(huì)議開始時(shí)進(jìn)行一次簡短的非正式交談，這可以在項(xiàng)目經(jīng)理和工作人員之間建立信任，有助于區(qū)分工作人員感覺被關(guān)心和關(guān)注與工作人員感覺被評判和檢查之間的主要區(qū)別。
4、設(shè)定明確的截止日期
保持最終目標(biāo)隨處可見總是有助于衡量進(jìn)度。明確截止日期可以幫助員工按部就班并完成活動(dòng)，而不會(huì)感到壓力過大或不知所措。一旦所有人都了解項(xiàng)目時(shí)間表，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度就會(huì)容易得多。
二、泛普軟件項(xiàng)目管理軟件的好處
1、快速創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃
項(xiàng)目計(jì)劃和進(jìn)度跟蹤是項(xiàng)目管理中極為重要的。項(xiàng)目經(jīng)理通過可以輕松創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃，設(shè)置截止日期和創(chuàng)建項(xiàng)目可交付成果之類的任務(wù)。通過將復(fù)雜項(xiàng)目分解為任務(wù)列表，任務(wù)和子任務(wù)，項(xiàng)目里程碑，可以輕松地對其進(jìn)行管理。
通過使用甘特圖中的任務(wù)依賴關(guān)系來處理相互依賴的任務(wù)。使用項(xiàng)目管理工具可以高效地將任務(wù)進(jìn)行分解，在項(xiàng)目起步階段即可擁有一張清晰的項(xiàng)目藍(lán)圖。
2、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作
項(xiàng)目管理過程中需要有團(tuán)隊(duì)成員來協(xié)作進(jìn)行。通過進(jìn)度貓，管理者通過甘特圖將任務(wù)分配給項(xiàng)目成員，團(tuán)隊(duì)成員可以在平臺上及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度、共享文件，及時(shí)溝通，從而提升團(tuán)隊(duì)成員的協(xié)作效率。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有時(shí)由不同部門的成員組成。因此會(huì)出現(xiàn)有的人很難定期參加會(huì)議并獲得最新消息。
這種溝通差距會(huì)在項(xiàng)目中造成不必要的延遲和導(dǎo)致大量寶貴資源浪費(fèi)的問題。
3、信息更加透明
通過項(xiàng)目管理軟件能讓團(tuán)隊(duì)成員不僅知道自己要做什么，同時(shí)也知道相關(guān)的其他成員的工作安排，讓彼此對雙方的工作安排互相了解。
4、可視化圖表更直觀
在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，往往會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目經(jīng)理需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析。然而，依靠傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析方式，例如Excel，雖然減少了計(jì)算的環(huán)節(jié)，但依然會(huì)出現(xiàn)一些問題，且效率低下。使用項(xiàng)目管理工具，可
以在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中自動(dòng)將數(shù)據(jù)都記錄下來，生成數(shù)據(jù)報(bào)表，讓數(shù)據(jù)更加直觀，從而幫助項(xiàng)目經(jīng)理把控項(xiàng)目整體情況。
項(xiàng)目管理軟件能幫助項(xiàng)目經(jīng)理高效管理項(xiàng)目，讓項(xiàng)目整體能清晰地展示在管理者眼前，提高項(xiàng)目管理者的項(xiàng)目管理水平。項(xiàng)目管理軟件，將項(xiàng)目管理流程實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、協(xié)作化，通過里程碑、甘特圖、燃盡圖等項(xiàng)目管理工具，讓任務(wù)進(jìn)度和歸屬更加明確，從而大大提升項(xiàng)目管理效率。
