一、建設理念：
為了實現(xiàn)項目文檔的高效管理，我們提出了以下建設理念，旨在通過標準化的文件存儲規(guī)則、自動化的歸檔流程、動態(tài)的文檔追蹤和靈活的權限設置，提升文檔的共享效率，保障文件的及時性和真實性。
1. 標準化文件目錄結構：
針對多套歸檔標準導致的混亂，我們建立了一套統(tǒng)一的標準化文件目錄結構。這種結構能夠確保項目文檔的規(guī)范性和有序性，便于領導層進行統(tǒng)一排查和問題追蹤。標準化的文檔管理不僅減少了管理上的復雜性，還提高了項目文檔的整體效率。
2. 動態(tài)化項目文檔收集：
摒棄傳統(tǒng)的非信息化文檔管理方式，我們采用系統(tǒng)自動化收集項目文檔的方法。這意味著在項目的整個開展過程中，系統(tǒng)會根據(jù)預設的歸檔規(guī)則自動歸集過程中的文檔和附件，大大減少了手工歸檔的工作量。這種方法不僅保證了過程資料的真實性，還避免了文檔后補和遺失的風險。
3. 分級分權設置文檔權限：
在確保文檔安全性的同時，我們也注重文檔的使用價值。因此，我們采用分級分權的方式設置文檔權限，根據(jù)項目、角色、人員或目錄的不同，實現(xiàn)文檔查閱的細分化管制。同時，我們提供在線借閱申請功能，并設立規(guī)范的審批流程，確保每次借閱和歸還都有詳細的記錄，責任可追溯。
4. 透明的文檔發(fā)生過程追蹤：
當工程事故發(fā)生時，準確還原當時的工作過程至關重要。我們的系統(tǒng)能夠將文檔與工作過程緊密關聯(lián)，使得用戶可以輕松追蹤文檔的來源、執(zhí)行人、審核意見、整改結果等關鍵信息。這種透明的文檔發(fā)生過程追蹤功能，為問題追責提供了有力的支持，同時也提升了項目管理的透明度和效率。
