如何提高saas項目軟件的辦公效率

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 　　項目管理也是任務(wù)與時間的管理，是為了將繁瑣、糅雜的事情清理清順，然后有條不紊的進行。經(jīng)過大家職場經(jīng)驗的累積，總結(jié)了不少的方法與工具等讓項目管理工作更加順利。

　　一、泛普軟件-提高辦公效率方法有哪些

　　1.辦公便利工具、方法

　　當你擁有“簡便方法”時，為什么不使用它呢?使用自動化工具發(fā)送電子郵件、報告或安排時間表，不僅可以幫助您節(jié)省時間，而且可以更成功地完成工作。同時，電子郵件或電子表格的模板將為您省去很多麻煩，且易于使用，許多不同的網(wǎng)站都提供各種免費模板，不用自己在這些“外在”上花費過多時間，又能為自己的工作效果加分。

　　2.關(guān)鍵路徑法

　　所謂的關(guān)鍵路徑指的是項目中時間最長的活動順序，關(guān)鍵線路法可以確定出項目各工作最早、最遲開始和結(jié)束時間。通過關(guān)鍵線路法，項目管理者可以確定項目中的關(guān)鍵工作，以保證實施過程中能重點關(guān)照關(guān)鍵工作，保證項目按期完成。

　　3.責(zé)任分配矩陣

　　責(zé)任分配矩陣是一個二維矩陣表格，也稱工作責(zé)任分配表。責(zé)任矩陣中縱向為工作任務(wù)，橫向為組織成員或部門名稱，縱向和橫向交叉處表示項目組織成員或部門在某個工作單元中的職責(zé)。

　　責(zé)任分配矩陣在項目管理中的主要作用是對項目的每一項任務(wù)分配責(zé)任者和落實責(zé)任，進而明確各單位或個人的職責(zé)，便于管理者在過程中的管理協(xié)調(diào)。還可以顯示團隊成員之間相互之間的協(xié)同關(guān)系，使團隊成員能夠各司其職，進行有效的合作，避免職責(zé)不明、推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。在項目實施的過程中，如果某項目活動出現(xiàn)了錯誤，通過責(zé)任分配矩陣很容易找出該活動的負責(zé)人和具體執(zhí)行人。

　　4.專業(yè)項目管理軟件

　　項目管理者都開始積極使用相關(guān)軟件工具來輔助項目活動的開展。同理，從計劃項目到管理團隊的任務(wù)，將這使一切變得容易，且讓人不必擔(dān)心會忘記重要事情的項目管理軟件，也是在工作中值得借助使用的?？梢允褂貌煌瑑r格、不同功能的不同工具，幫助你實現(xiàn)某些結(jié)果。

　　二、如何規(guī)范化saas項目管理

　　1.規(guī)則化辦事

　　項目最大的特點在于實施范圍廣，影響因素多。通過項目管理軟件搭建一個受控的規(guī)則化環(huán)境，可根據(jù)流程簡化很多繁瑣重復(fù)的工作，比如說需求、文檔流轉(zhuǎn)傳遞、任務(wù)分發(fā)、策劃、提交等都有一套完整的閉環(huán)體系，實現(xiàn)項目管理的工具化、流程化，摒棄手動的excel表格的工作流，以規(guī)則制度的方式，幫助團隊成員形成一個全自動化的自我管理模式，提高員工的工作效率。

　　2.可視化管理

　　項目管理軟件可以讓項目信息透明化，作為項目辦公室與實施現(xiàn)場的的溝通橋梁，項目管理軟件會對收集的信息進行整合、處理，通過系統(tǒng)精簡化及總結(jié)后及時同步給項目相關(guān)人員，確保項目負責(zé)人能夠及時了解和掌握項目的最新進展情況，并且分析項目數(shù)據(jù)，漸進明晰項目實際情況，及時發(fā)現(xiàn)項目潛在的問題和風(fēng)險，

　　3.項目資金分析

　　項目資金是需要花大量時間去分析和分解的目標，如何規(guī)劃資金使用，如何跟進資金動向和實際使用情況，如何控制項目成本并保證項目質(zhì)量等，都是項目資金管理需要考慮的問題。在項目管理軟件中，由于所有數(shù)據(jù)均實時、準確傳遞，可有效幫助管理者實時監(jiān)控資金動向，控制成本。

　　作為一款看上去簡潔、易操作的協(xié)同辦公軟件，泛普軟件可稱得上是“協(xié)同辦公軟件界的良心”了，效率上，已經(jīng)遠遠超出我的想象。