項(xiàng)目管理的標(biāo)桿學(xué)習(xí)

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　　標(biāo)桿學(xué)習(xí)作為一種學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的系統(tǒng)、科學(xué)、高效的方法，與業(yè)務(wù)流程再造、戰(zhàn)略聯(lián)盟一起被并稱為20世紀(jì)90年代的三大管理方法創(chuàng)新，它可以應(yīng)用于組織的任何管理領(lǐng)域之中(H•詹姆斯•哈里頓等，2002)[1]。英國標(biāo)桿學(xué)習(xí)研究中心在一項(xiàng)對歐洲770家企業(yè)進(jìn)行的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)[1]：89%的企業(yè)認(rèn)為“尋找合適的標(biāo)桿學(xué)習(xí)合作伙伴”是他們最重要的需求;英國有70%的企業(yè)在開展標(biāo)桿學(xué)習(xí)活動;95%的企業(yè)愿意與標(biāo)桿學(xué)習(xí)研究中心共享自己的數(shù)據(jù)與信息。有關(guān)研究表明，標(biāo)桿學(xué)習(xí)是占美國國內(nèi)生產(chǎn)總值1/4的大公司惟一都要繼續(xù)加強(qiáng)的管理活動[2]，1996年世界500強(qiáng)企業(yè)中有近90%的企業(yè)在日常管理活動中應(yīng)用了標(biāo)桿學(xué)習(xí)[3]。中海油、聯(lián)想等中國企業(yè)也已開始推行標(biāo)桿學(xué)習(xí)。項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)是組織將自身的項(xiàng)目管理方法體系及實(shí)踐與成熟或卓越組織的相關(guān)方法體系及實(shí)踐進(jìn)行持續(xù)比較，分析這些組織的相關(guān)管理達(dá)到成熟或卓越層級的原因，制定并實(shí)施趕超計(jì)劃，以不斷提高組織自身項(xiàng)目管理的成熟度和績效的系統(tǒng)方法和過程。美國項(xiàng)目管理學(xué)會曾邀集許多財(cái)富500強(qiáng)企業(yè)以召開“項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)論壇”的方式促進(jìn)彼此間經(jīng)驗(yàn)與最佳實(shí)踐的相互交流及對“典范”的學(xué)習(xí)。K—PMMM、KM—PMMM、OPM3等項(xiàng)目管理成熟度模型大多提倡標(biāo)桿學(xué)習(xí)的理念和方法，其中OPM3已經(jīng)識別了組織項(xiàng)目管理的近600個最佳實(shí)踐、3000種能力和4000個能力間的關(guān)系。

　　1 項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)的重要作用

　　標(biāo)桿學(xué)習(xí)是項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃過程的一個組成部分(哈羅德•科茲納，2001)[4]，其主要作用如下：它可明確界定開展標(biāo)桿學(xué)習(xí)的組織與典范組織之間項(xiàng)目管理績效的差距，營造組織變革的需求，有利于相關(guān)變革的順利開展;它可幫助組織制定富有挑戰(zhàn)性且現(xiàn)實(shí)可行的項(xiàng)目管理改進(jìn)目標(biāo)及明確、具體、客觀的績效評價標(biāo)準(zhǔn);它為組織提供了各種已經(jīng)被實(shí)踐證明可行的行動計(jì)劃和方案，有助于組織博采眾人之長，制定實(shí)施切實(shí)、有效的項(xiàng)目管理改進(jìn)方案;它為組織提供了可比較的參照系，幫助組織正確認(rèn)識自身的優(yōu)勢與劣勢，明智排定各種項(xiàng)目管理改進(jìn)活動的先后順序;它促使組織確立項(xiàng)目管理的四個基本價值觀，即合作、協(xié)作、相互信任和有效溝通(哈羅德•科茲納，2000)[5]，有助于形成基于組織行為的項(xiàng)目管理文化;它是加強(qiáng)組織學(xué)習(xí)的有力工具，可迅速營造出良好的學(xué)習(xí)氛圍，使開展標(biāo)桿學(xué)習(xí)的組織快速地向?qū)W習(xí)型組織邁進(jìn);它是一種直接的、片斷式的、漸進(jìn)的管理方法，組織可以根據(jù)自己的項(xiàng)目管理現(xiàn)狀，或者尋求整體的卓越實(shí)踐，或者發(fā)掘優(yōu)秀的“片斷”進(jìn)行標(biāo)桿學(xué)習(xí)，最終使組織的項(xiàng)目管理能力全面提高;參與項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)的團(tuán)隊(duì)和個人可共同分享在標(biāo)桿學(xué)習(xí)中學(xué)到(或創(chuàng)造)的方法及遇到的成功與失敗，使員工產(chǎn)生較高的工作滿足感;通過不斷的標(biāo)桿學(xué)習(xí)，可以最好地實(shí)施項(xiàng)目管理的持續(xù)改進(jìn)。

　　2 項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)的一般流程

　　正如邁克爾·哈默所說：“流程非魔術(shù)，卻有著魔術(shù)般的效果。”規(guī)范的流程為組織進(jìn)行標(biāo)桿學(xué)習(xí)提供了一個邏輯架構(gòu)和一種共同語言，使學(xué)習(xí)的熱情滲透到整個組織之中。一個成功的標(biāo)桿學(xué)習(xí)流程應(yīng)具備下列基本條件(斯賓多利尼，1996)[2]：遵循簡單的、合乎邏輯的活動順序;重視企劃與組織;以客戶為導(dǎo)向;組織內(nèi)部的流程保持一致。為適應(yīng)組織特點(diǎn)和管理情景的差異性，不同組織的項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)流程不盡相同，但它們所建議采取的行動并無本質(zhì)差異，均需包括下列幾個邏輯嚴(yán)密的基本階段。

　　2.1做好標(biāo)桿學(xué)習(xí)的準(zhǔn)備。在準(zhǔn)備階段，組織應(yīng)做好標(biāo)桿學(xué)習(xí)的宣傳發(fā)動，通過會議、內(nèi)部媒體等多種方式或途徑，讓廣大員工充分了解標(biāo)桿學(xué)習(xí)對改善項(xiàng)目管理績效的重要作用;找出內(nèi)部或聘請外部的標(biāo)桿學(xué)習(xí)專家，制定標(biāo)桿學(xué)習(xí)的教材和術(shù)語清單，界定標(biāo)桿學(xué)習(xí)的各種支持工具，開發(fā)標(biāo)桿學(xué)習(xí)的培訓(xùn)課程，并對每一位可能參與標(biāo)桿學(xué)習(xí)活動的員工進(jìn)行必要的培訓(xùn);與利益相關(guān)者進(jìn)行有效溝通，使他們了解自己在項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)中應(yīng)該或可能扮演的角色，獲取他們的認(rèn)同、支持與參與;為項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)做好文化鋪陳等。

　　2.2理清標(biāo)桿學(xué)習(xí)的主題。根據(jù)木桶原理，標(biāo)桿學(xué)習(xí)應(yīng)首先從影響項(xiàng)目管理績效的關(guān)鍵因素開始。需由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)桿學(xué)習(xí)專家和項(xiàng)目管理人員對組織自身的項(xiàng)目管理現(xiàn)狀進(jìn)行科學(xué)、客觀的分析與診斷，從項(xiàng)目管理的五個基本過程與九個領(lǐng)域，以及流程整合、文化、管理支持、培訓(xùn)與教育、非正式項(xiàng)目管理、行為卓越等卓越項(xiàng)目管理的六個基本要素(哈羅德•科茲納，2000)[4][5]中找出影響項(xiàng)目管理績效的主要因素，將其中最薄弱的環(huán)節(jié)(過程)、領(lǐng)域或基本要素作為標(biāo)桿學(xué)習(xí)的主題，并將主題分割成更加明確、更易測量的特定問(議)題，其大小和難易程度要恰當(dāng)，內(nèi)容要明確具體。

　　2.3組建標(biāo)桿學(xué)習(xí)的工作團(tuán)隊(duì)。綜合考慮標(biāo)桿學(xué)習(xí)的主題，個人的業(yè)務(wù)專長、信用、影響力、溝通技巧、團(tuán)隊(duì)精神、參與意愿，以及成員知識的多元化與互補(bǔ)性等因素，挑選合適人員，組建項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)的工作團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)成員需符合下列要求：具有良好的人際關(guān)系、溝通技能和影響他人的能力;熟練掌握并能靈活應(yīng)用標(biāo)桿學(xué)習(xí)、變革管理、項(xiàng)目管理的相關(guān)理論、方法和工具;獲得組織高管層的信任;贊成變革并具有較強(qiáng)的創(chuàng)新能力;對標(biāo)桿學(xué)習(xí)的主題有濃厚興趣;有足夠的時間保障;具有較高的學(xué)習(xí)熱情等等。組織應(yīng)注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)成員間感情依賴，提供培訓(xùn)課程，進(jìn)行任務(wù)管理，以提高團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力。

　　2.4選定標(biāo)桿學(xué)習(xí)的典范組織。確定標(biāo)桿學(xué)習(xí)的主題后，或直接搜尋在該主題方面表現(xiàn)優(yōu)異的同業(yè)組織，或判斷該主題是哪些非同業(yè)組織的核心作業(yè)，或向曾經(jīng)碰到同樣問題的組織取經(jīng)，找出值得仿效的潛在典范，再結(jié)合自身項(xiàng)目管理的成熟度、可供投入的資源等因素選出合適的典范組織。在選擇典范組織時，要避免落入“暈輪效應(yīng)”的陷阱：只根據(jù)某一顯著的特征，就給予某個組織太高或太低的評價，從而將該組織列入或擠出典范組織的名單。典范組織以3～5家左右為宜[1]。

　　2.5收集、分析典范組織的資訊。在全面收集典范組織的資訊之前，需編制一份經(jīng)標(biāo)桿學(xué)習(xí)資訊的客戶(即成果使用者)確認(rèn)的資訊需求摘要。收集資訊的常用方法有三種：一是通過公開發(fā)表的文獻(xiàn)資料、專業(yè)協(xié)會、咨詢顧問、研究機(jī)構(gòu)、內(nèi)部專家等渠道收集公共領(lǐng)域的資訊;二是通過電話訪談、問卷調(diào)查、面談與現(xiàn)場觀摩、競爭對手產(chǎn)品(或服務(wù))的評價與分析等途徑向典范組織發(fā)起資訊攻擊戰(zhàn);三是選擇一個無偏的第三方在不公開組織名稱的情況下收集資訊。卓越或最佳實(shí)踐往往隱藏在員工頭腦、管理制度、組織結(jié)構(gòu)甚至組織文化中間，進(jìn)行項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)的組織需采取有效措施挖掘典范組織的隱性知識。對收集的資訊要進(jìn)行整理和校正，以提高資訊的信度和效度，并選擇差距/趨勢分析圖等合適、有效的方法進(jìn)行認(rèn)真的對比分析，界定標(biāo)桿學(xué)習(xí)主題在典范組織之間及自己與典范組織之間的關(guān)鍵性差異，弄清差距形成的原因和過程，找出彌補(bǔ)自己和卓越或最佳實(shí)踐之間差距的具體途徑或改進(jìn)機(jī)會。

　　2.6制定、實(shí)施改進(jìn)方案。將各個典范組織在標(biāo)桿學(xué)習(xí)主題方面的卓越或最佳實(shí)踐整合起來，對其缺點(diǎn)或不太出色的地方加以彌補(bǔ)，并充分考慮各組織間管理情景的差異，制定切合自身實(shí)際且符合下列要求的項(xiàng)目管理改進(jìn)方案：由目標(biāo)、活動、資源、能力、職責(zé)、時間、成果、測評方式等要素組成;包含一份組織變革管理計(jì)劃;明確實(shí)施的重點(diǎn)和難點(diǎn)，預(yù)測可能出現(xiàn)的困難和偏差;經(jīng)過管理者認(rèn)真的思考斟酌和員工的分析討論后形成規(guī)范、成熟的文檔。在改進(jìn)方案獲得高級管理層的批準(zhǔn)后，組建由高層領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)桿學(xué)習(xí)專家、能對實(shí)施績效做出客觀評價的人、比較主題的直接參與者、一兩名標(biāo)桿學(xué)習(xí)主題的顧客等組成的項(xiàng)目實(shí)施小組，將改進(jìn)方案付緒實(shí)施，并對實(shí)施過程進(jìn)行有效監(jiān)控，及時識別出現(xiàn)的偏差并采取有效的校正措施。標(biāo)桿學(xué)習(xí)項(xiàng)目必須列入相關(guān)單位的年(或季、月)度工作計(jì)劃中，并使績效改進(jìn)的結(jié)果能通過未來的標(biāo)桿學(xué)習(xí)活動體現(xiàn)出來。

　　2.7進(jìn)行總結(jié)與持續(xù)改進(jìn)。在完成某輪項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)活動之后，必須重新檢查和審視此輪活動的前期規(guī)劃、預(yù)期目標(biāo)、過(流)程及最終效果等，及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為下輪改進(jìn)打下基礎(chǔ)。組織應(yīng)將標(biāo)桿學(xué)習(xí)作為一項(xiàng)職能活動融合到項(xiàng)目管理的日常工作中去，針對環(huán)境的新變化或新的管理需求等，持續(xù)進(jìn)行項(xiàng)目管理的標(biāo)桿學(xué)習(xí)，使組織的項(xiàng)目管理成熟度呈螺旋式上升發(fā)展。

　　3 項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)的注意事項(xiàng)

　　為了取得良好的改進(jìn)效果，組織在推行項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)的過程中，需特別注意下列事項(xiàng)：

　　3.1選擇合適的典范組織。標(biāo)桿學(xué)習(xí)活動的有效性因組織所處發(fā)展階段及自身成熟程度的不同而不同，對于那些表現(xiàn)很差的組織而言，開展標(biāo)桿學(xué)習(xí)活動可能收效甚微甚至得不償失(安永公司與美國質(zhì)量基金協(xié)會，1992) [1]。組織開展標(biāo)桿學(xué)習(xí)時，不能盲目攀高，只能量力而行，根根自身的素質(zhì)、資源、項(xiàng)目管理成熟度等，從初級到高級分階段確立循序漸進(jìn)的改進(jìn)目標(biāo)，選擇在比較主題方面的成熟程度高于自己但于一定時期內(nèi)能夠趕上甚至超越的組織作為典范。項(xiàng)目管理績效很差的組織首先應(yīng)集中自己的人力、物力、財(cái)力，加強(qiáng)和改進(jìn)基礎(chǔ)管理，而不是將有限的資源分散，盲目追求與仿效績優(yōu)組織的卓越管理實(shí)踐。

　　3.2注重價值創(chuàng)新。組織只有在學(xué)習(xí)典范的同時，注意培養(yǎng)自己獲取、整合和創(chuàng)新知識的能力，實(shí)現(xiàn)典范仿效與價值創(chuàng)新的有機(jī)結(jié)合，把價值創(chuàng)造作為組織的根本戰(zhàn)略抉擇，才能避免陷入組織發(fā)展戰(zhàn)略日漸趨同的誤區(qū)和“落后——標(biāo)桿學(xué)習(xí)——又落后——再標(biāo)桿學(xué)習(xí)”的陷阱[3][6]，獲取或維持持續(xù)的項(xiàng)目管理優(yōu)勢地位。

　　3.3加強(qiáng)變革管理。標(biāo)桿學(xué)習(xí)不可避免地會遇到各種各樣的阻力，包括利益再分配、觀念沖突、權(quán)力轉(zhuǎn)移、人際關(guān)系等帶來的阻力。組織需敢于接受變革的挑戰(zhàn)，甚至視變革為組織生存的一種方式，切實(shí)加強(qiáng)變革管理，把變革管理的理念融入到項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)的所有活動中，并且在改進(jìn)方案的實(shí)施過程中不斷強(qiáng)化這一理念。

　　3.4以顧客為中心。讓顧客滿意可以更快地結(jié)束項(xiàng)目，增加再次合作的可能性，故現(xiàn)代項(xiàng)目管理更加注重以顧客為中心。組織在項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)的任何時候都不能忘記“滿足顧客需要至上”的宗旨，必須以顧客的需求作為標(biāo)桿學(xué)習(xí)的導(dǎo)向航，把標(biāo)桿學(xué)習(xí)與顧客滿意度調(diào)查、市場預(yù)測有機(jī)地結(jié)合起來，以彌補(bǔ)標(biāo)桿學(xué)習(xí)缺乏市場預(yù)測能力的致命缺陷[7]，有效滿足不斷變化的顧客需求。

　　3.5遵守倫理準(zhǔn)則和法律。參與項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)的組織必須遵守相關(guān)倫理準(zhǔn)則和法律[8]：資訊應(yīng)被視為機(jī)密，只限于標(biāo)桿學(xué)習(xí)范疇內(nèi)使用，不應(yīng)用來限制競爭或獲得優(yōu)勢;不向合作伙伴索取那些自己也不愿意分享的敏感資訊;未經(jīng)許可，不要分享所有者信息;保持標(biāo)桿學(xué)習(xí)過程合法，充分認(rèn)識期望、所有者信息、知識產(chǎn)權(quán)、不平等交易、證據(jù)、貶低和交易誹謗等法律問題，如避免討論定價、競爭性敏感成本等方面的內(nèi)容，不要基于標(biāo)桿學(xué)習(xí)資訊向外界貶低競爭者的商務(wù)活動等。

　　3.6構(gòu)建完善的資訊收集系統(tǒng)。資訊收集與分析是標(biāo)桿學(xué)習(xí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，沒有高質(zhì)量的資訊就不可能有高質(zhì)量的標(biāo)桿學(xué)習(xí)。除非組織非常熟練地掌握了資訊收集的方法和技巧，否則組織不可能從項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)中獲得很多收益。組織必須建立完善的資訊收集系統(tǒng)，搞好資訊的搜尋與分析工作，及時更新項(xiàng)目管理標(biāo)桿學(xué)習(xí)的數(shù)據(jù)庫。

　　4 結(jié)束語

　　隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和市場競爭的日益激烈，項(xiàng)目管理的影響力與日俱增，逐漸成為組織的核心競爭力之一。標(biāo)桿學(xué)習(xí)是組織不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目管理的有效工具，有助于組織不斷提高項(xiàng)目管理成熟度，因而組織需深刻認(rèn)識標(biāo)桿學(xué)習(xí)的重要作用，大力提倡并持續(xù)推行項(xiàng)目管理的標(biāo)桿學(xué)習(xí)，以提高項(xiàng)目管理績效，增強(qiáng)組織的競爭力。