文檔管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

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1 總則
1.1本細(xì)則適用于亭子口水利樞紐電站廠房土建與金屬結(jié)構(gòu)安裝工程監(jiān)理合同范圍內(nèi)的工程建設(shè)監(jiān)理的文檔管理工作。
1.2本細(xì)則依據(jù)建設(shè)監(jiān)理合同書（合同編號：CDT-TZK/S-002 ）“檔案監(jiān)理職責(zé)”、“監(jiān)理文件歸檔范圍”、業(yè)主文檔歸檔管理辦法和國家有關(guān)文檔管理的規(guī)定編制。
1.3 文檔管理是信息管理的重要要內(nèi)容，文件傳輸必須通過負(fù)有文件管理職能的部門之間傳遞，一律采用書面方式并經(jīng)過有效簽章后，依管理程序運(yùn)行和歸檔。
1.4 對有保密要求的文件，應(yīng)按照保密法規(guī)定傳遞、儲存、調(diào)用及銷毀。
1.5 技術(shù)資料、圖紙和其它文件等應(yīng)及時(shí)登記，傳遞迅速，加強(qiáng)保管。文檔采用計(jì)算機(jī)輔助管理，建立文檔管理數(shù)據(jù)庫。
2  文件的分類及構(gòu)成
2.1 文件的分類
監(jiān)理部的文件，按編制及發(fā)文單位分為業(yè)主指示、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件及行政文件等五種類型。
2.2  文件的構(gòu)成
（1） 業(yè)主指示：指業(yè)主或其他下屬業(yè)務(wù)部門簽發(fā)、下達(dá)、批轉(zhuǎn)
的與本監(jiān)理合同、工程建設(shè)合同內(nèi)容有關(guān)的規(guī)定、通知、通報(bào)、紀(jì)要、簡報(bào)、批復(fù)、批轉(zhuǎn)以及與此有關(guān)的各種文件、函件等。
（2） 設(shè)計(jì)文件：指經(jīng)業(yè)主或其下屬業(yè)務(wù)部門簽發(fā)下達(dá)的施工圖
紙、設(shè)計(jì)說明、技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及相應(yīng)的變更通知，或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的修改通知等文件。
（3） 施工文件：指施工承包單位根據(jù)工程施工合同規(guī)定和監(jiān)理
文件規(guī)定所必須報(bào)送業(yè)主和監(jiān)理部的施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)措施、施工計(jì)劃、材料供應(yīng)計(jì)劃、工程項(xiàng)目開工（開倉）申請、工程檢測試驗(yàn)報(bào)告、工程支付申請報(bào)表、工程問題請示報(bào)告以及工程實(shí)施、竣工、維護(hù)等活動有關(guān)的各種圖紙、文件、報(bào)告、圖片和原始記錄、報(bào)表、材料與資料。
（4） 監(jiān)理文件：指監(jiān)理部在監(jiān)理合同和工程施工合同范圍內(nèi)，
進(jìn)行監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件，以及有關(guān)工程建設(shè)活動的規(guī)定、通知、通報(bào)、簽證、批復(fù)、簡報(bào)、報(bào)告等。
（5） 行政文件：指監(jiān)理部上級部門有關(guān)管理工作中的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知、通報(bào)、簡報(bào)、批復(fù)等文件。
3 文件的處理及傳遞
3.1  基本程序
（1）收文程序
凡外來文件，由監(jiān)理部綜合管理部統(tǒng)一編號進(jìn)行收文登記，按照文件密級及時(shí)限要求，及時(shí)填寫文件處理單，連同文件一并交總監(jiān)理工程師閱批。
綜合管理部根據(jù)總監(jiān)理工程師批示意見，將文件轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。文件辦理的時(shí)限應(yīng)按照合同及有關(guān)細(xì)則、辦法、條例的規(guī)定期限辦理完畢，并編號登記、復(fù)制和存檔。
（2）發(fā)文程序
凡以監(jiān)理部名義發(fā)出的文件，擬文部門或人員應(yīng)填寫發(fā)文底稿單，審核簽字并經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門會簽后，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)簽發(fā)。
綜合管理部對發(fā)文進(jìn)行復(fù)核、編號登記，并對有密級及時(shí)限要求的文件進(jìn)行標(biāo)注后登記發(fā)送。
3.2 業(yè)主指示及呈文的處理和傳遞
（1）按照監(jiān)理協(xié)議書和工程施工合同的規(guī)定，業(yè)主關(guān)于工程施工的各種指示和意見都應(yīng)以書面為準(zhǔn)，并通過監(jiān)理部向施工承包單位簽發(fā)和轉(zhuǎn)達(dá)。特殊情況下可先口頭或電話通知，但事后應(yīng)及時(shí)予以書面確認(rèn)。
（2）施工承包單位關(guān)于工程施工及合同執(zhí)行的各種文件都應(yīng)以書面為準(zhǔn)，并經(jīng)監(jiān)理部審核后向業(yè)主呈報(bào)或轉(zhuǎn)達(dá)。
（3）監(jiān)理部對所有來往文件均應(yīng)按施工合同約定的期限及時(shí)發(fā)出和答復(fù)，不得扣押或拖延，也不得拒收。在規(guī)定期限內(nèi)，監(jiān)理機(jī)構(gòu)未收到業(yè)主的書面答復(fù)，則視為業(yè)主已同意；在在規(guī)定期限內(nèi)，施工單位未收到監(jiān)理機(jī)構(gòu)的書面答復(fù)，則視為監(jiān)理單位已認(rèn)可。
3.3 設(shè)計(jì)文件的處理和傳遞
（1）監(jiān)理部收到業(yè)主發(fā)來的設(shè)計(jì)文件和圖紙（一式12份）后，在10天以內(nèi)完成審核工作，并將一式8份加蓋資料章簽發(fā)施工承包單位，其余4份存檔及使用，凡未經(jīng)監(jiān)理部有效簽章的設(shè)計(jì)文件為無效文件，其實(shí)施的工程項(xiàng)目，拒絕支付簽證。
當(dāng)設(shè)計(jì)文件審查完后，一般應(yīng)立即發(fā)放施工單位，不得在監(jiān)理部留置。如對設(shè)計(jì)文件有不同意見，將簽署的《設(shè)計(jì)文件審核簽》復(fù)印蓋章后送設(shè)計(jì)單位處理。設(shè)計(jì)處理完成后，如設(shè)計(jì)意見對原文件內(nèi)容有修改，應(yīng)將《設(shè)計(jì)文件審核簽》抄報(bào)業(yè)主和發(fā)放施工單位，作為設(shè)計(jì)文件的補(bǔ)充件；如修改內(nèi)容較大，應(yīng)要求設(shè)計(jì)單位補(bǔ)發(fā)設(shè)計(jì)修改通知。《設(shè)計(jì)文件審核簽》應(yīng)與原文件一起歸檔保存
（2）施工期間，監(jiān)理部簽發(fā)的設(shè)計(jì)修改通知與設(shè)計(jì)文件和圖紙具有同等效力，施工承包單位不得拒絕執(zhí)行，也不得以此為理由解除或改變其合同責(zé)任與義務(wù)。