2015招標(biāo)師考試科目《項(xiàng)目管理》：招標(biāo)采購(gòu)的信息管理

文章摘要：2015年招標(biāo)師項(xiàng)目管理與招標(biāo)采購(gòu)：招標(biāo)采購(gòu)的信息管理

(1)采購(gòu)信息與信息管理——掌握P39

采購(gòu)信息是指與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的信息。采購(gòu)信息直接影響采購(gòu)活動(dòng)的質(zhì)量。

信息管理是指對(duì)信息的收集、加工、整理、存儲(chǔ)、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱(chēng)。采購(gòu)信息管理的目標(biāo)旨在通過(guò)采購(gòu)信息傳輸?shù)挠行ЫM織管理和控制，為項(xiàng)目采購(gòu)提供增值服務(wù)。招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目信息管理的目的就是通過(guò)有組織的采購(gòu)信息流通，使決策者能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)的信息。

1)信息收集的內(nèi)容。信息收集的內(nèi)容主要包括：

①與招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的法律、法規(guī)資料的收集。為規(guī)范招標(biāo)采購(gòu)的行為，世界各國(guó)、國(guó)際性組織以及我國(guó)政府都制定了招標(biāo)采購(gòu)的法律、法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》等。

②產(chǎn)品信息收集?？萍歼M(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使產(chǎn)品品種、生產(chǎn)技術(shù)不斷更新，產(chǎn)品的功能結(jié)構(gòu)與成本也在不斷變化。因此，應(yīng)按照產(chǎn)品的類(lèi)別、功能、成本、壽命周期、發(fā)展?fàn)顟B(tài)等內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和記錄，并建立產(chǎn)品跟蹤信息系統(tǒng)，及時(shí)掌握各種產(chǎn)品變化的動(dòng)態(tài)信息。

③供應(yīng)商信息收集。作為項(xiàng)目采購(gòu)的供應(yīng)商，其經(jīng)營(yíng)資格、提供貨物和服務(wù)的履約能力、市場(chǎng)資信程度等，都直接關(guān)系到招標(biāo)采購(gòu)的成敗。因此，為了保障項(xiàng)目采購(gòu)的良好效果，需要建立供應(yīng)商信息庫(kù)，該信息庫(kù)應(yīng)包括供應(yīng)商的分類(lèi)、供應(yīng)商實(shí)力調(diào)查、供應(yīng)商是否轉(zhuǎn)產(chǎn)破產(chǎn)、供應(yīng)商的資信記錄等信息。

④采購(gòu)案例信息的收集。項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程同時(shí)也是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)積累的過(guò)程。通過(guò)對(duì)各種類(lèi)型項(xiàng)目采購(gòu)案例建立檔案，可以不斷從案例中吸取成功經(jīng)驗(yàn)，避免不必要的失誤。

2)信息收集的方式。項(xiàng)目采購(gòu)信息收集工作應(yīng)該配備專(zhuān)門(mén)的人員和隊(duì)伍，充分利用采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)機(jī)會(huì)和現(xiàn)代化技術(shù)收集相關(guān)采購(gòu)信息，主要方式有以下幾種：

①開(kāi)展行業(yè)與新產(chǎn)品信息研究，建立新產(chǎn)品信息調(diào)查隊(duì)伍。通過(guò)專(zhuān)門(mén)人員長(zhǎng)期跟蹤調(diào)查各種行業(yè)的新產(chǎn)品以及新供應(yīng)商的發(fā)展動(dòng)向，掌握各類(lèi)產(chǎn)品最新進(jìn)展。

②采購(gòu)方定期在有關(guān)報(bào)紙和刊物上發(fā)布征集供應(yīng)商和新產(chǎn)品的消息，或者直接向供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)問(wèn)單，有利于采購(gòu)人員擴(kuò)大信息收集渠道。

③利用社會(huì)資源。項(xiàng)目采購(gòu)的某些信息，直接來(lái)源于政府向社會(huì)公開(kāi)的各種資料。例如，對(duì)供應(yīng)商情況的統(tǒng)計(jì)、政府相關(guān)的資格認(rèn)證、政府各種檢查結(jié)果、政府部門(mén)組織評(píng)選的優(yōu)秀產(chǎn)品或企業(yè)、良好的市場(chǎng)評(píng)價(jià)和社會(huì)評(píng)價(jià)等，都可以成為了解相關(guān)采購(gòu)產(chǎn)品和服務(wù)的信息及其生產(chǎn)企業(yè)的信息。此外，也可以通過(guò)媒體、互聯(lián)網(wǎng)等方式獲得國(guó)際市場(chǎng)方面的產(chǎn)品和供應(yīng)商信息。

④采購(gòu)人員本身的信息來(lái)源。采購(gòu)人員經(jīng)常進(jìn)行各種采購(gòu)活動(dòng)，在采購(gòu)活動(dòng)中必然獲得大量關(guān)于產(chǎn)品和供應(yīng)商的信息。對(duì)于這些信息應(yīng)該加以整理并充分利用。

3)采購(gòu)信息的公開(kāi)發(fā)布。項(xiàng)目采購(gòu)信息公開(kāi)發(fā)布，就是將招標(biāo)采購(gòu)的信息以公開(kāi)的方式告知社會(huì)公眾和有關(guān)的供應(yīng)商。信息公開(kāi)發(fā)布是招標(biāo)采購(gòu)中的重要內(nèi)容和組成部分。

按照招標(biāo)投標(biāo)法的規(guī)定，凡是按照法律、法規(guī)規(guī)定進(jìn)行的招標(biāo)采購(gòu)，都需要在政府指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)信息。

信息發(fā)布的內(nèi)容主要包括：

①資格預(yù)審的內(nèi)容。資格預(yù)審信息應(yīng)當(dāng)公告下列事項(xiàng)：資格預(yù)審機(jī)關(guān)，整個(gè)預(yù)審對(duì)象、范圍和標(biāo)準(zhǔn)，資格預(yù)審所需的相關(guān)資料，送審時(shí)間、地點(diǎn)及聯(lián)系方式。

②公開(kāi)招標(biāo)信息。招標(biāo)采購(gòu)信息包括：招標(biāo)方或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)名稱(chēng)，標(biāo)的名稱(chēng)、用途、數(shù)量、基本技術(shù)要求和交換日期，獲取招標(biāo)文件的方法，投標(biāo)截止日期，開(kāi)標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)，對(duì)投標(biāo)人的資格要求和評(píng)標(biāo)方法，投標(biāo)語(yǔ)言，聯(lián)系人、地址、郵政編碼、電話(huà)及傳真號(hào)碼，以及其他要注明的事項(xiàng)。

③中標(biāo)信息發(fā)布。投標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)方或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，有義務(wù)向社會(huì)公布中標(biāo)結(jié)果，內(nèi)容主要包括：招標(biāo)方或委托代理機(jī)構(gòu)名稱(chēng)，標(biāo)的名稱(chēng)，中標(biāo)金額，首次公告日期及媒體名稱(chēng)，定標(biāo)地點(diǎn)、日期，中標(biāo)人名稱(chēng)、地址，招標(biāo)方或其招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。

④信息變更公告和信息更正公告。對(duì)于在采購(gòu)中發(fā)生的信息改變，招標(biāo)方或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)有義務(wù)和責(zé)任及時(shí)發(fā)布變更公告，向供應(yīng)商或潛在的供應(yīng)商說(shuō)明信息修正的內(nèi)容及原因，并通知新的事項(xiàng)。另一方面，如果采購(gòu)方或采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)發(fā)布消息有錯(cuò)誤，則必須發(fā)布更正信息。

4)采購(gòu)信息發(fā)布方式與媒介。信息公開(kāi)發(fā)布的方式多種多樣，包括各種新聞媒體，如報(bào)刊、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等。采購(gòu)信息發(fā)布的方式上一般都選擇在指定的媒體上發(fā)布信息這種方式，即采購(gòu)方的信息必須通過(guò)政府指定的媒體發(fā)布，而供應(yīng)商和其他人也主要通過(guò)這些媒體來(lái)獲得各種采購(gòu)信息。

5)采購(gòu)信息記錄。在整個(gè)采購(gòu)進(jìn)程中，必定會(huì)產(chǎn)生大量程序、過(guò)程方面的具有法律效力的文件與資料，如采購(gòu)活動(dòng)記錄、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文件、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理及其他有關(guān)文件、資料等。這些文件和資料反映采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容，并且經(jīng)過(guò)采購(gòu)當(dāng)事人雙方的認(rèn)可，一經(jīng)做出就具有法律效力。按照采購(gòu)“公平、公開(kāi)、公正”的原則要求，招標(biāo)采購(gòu)中產(chǎn)生的文件與資料，應(yīng)當(dāng)依法保存，以備監(jiān)督檢查、處理糾紛、履行合同和進(jìn)行評(píng)估時(shí)使用。

采購(gòu)信息記錄主要包括采購(gòu)文件與采購(gòu)過(guò)程記錄兩方面。其中采購(gòu)文件主要包括：采購(gòu)計(jì)劃、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文件、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理及其他有關(guān)文件、資料等。

對(duì)于采購(gòu)活動(dòng)的過(guò)程，為了能夠有效地進(jìn)行監(jiān)督和管理，應(yīng)當(dāng)記錄、保存以下內(nèi)容：

①采購(gòu)項(xiàng)目的類(lèi)別、名稱(chēng)，采購(gòu)的功能要求、規(guī)格和數(shù)量等;

②采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格、采購(gòu)合同的簽約人;

③采購(gòu)方式的選擇依據(jù)及原因;

④邀請(qǐng)、審查和選擇供應(yīng)商的條件及原因;

⑤評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及其確定中標(biāo)人的原因;

⑥如果有廢標(biāo)情況，記錄廢標(biāo)的情況與原因。

(2)采購(gòu)信息管理的方法和措施——掌握P41

為了達(dá)到采購(gòu)信息管理的目的，采用的方法主要有：了解和掌握采購(gòu)信息來(lái)源，對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行分類(lèi);掌握和正確運(yùn)用采購(gòu)信息管理的手段;掌握采購(gòu)信息流程的不同環(huán)節(jié)，建立采購(gòu)信息管理系統(tǒng)。

項(xiàng)目采購(gòu)產(chǎn)生的信息數(shù)量巨大，種類(lèi)繁多。為便于信息的搜集、處理、儲(chǔ)存、傳遞和利用，采購(gòu)信息管理應(yīng)采用的措施包括：

1)標(biāo)準(zhǔn)化措施。由于各種采購(gòu)數(shù)據(jù)和信息的收集是不同的，有不同的來(lái)源，不同的角度，不同的處理方法，但要求對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目相同的數(shù)據(jù)和信息應(yīng)該規(guī)范。將得到的采購(gòu)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行鑒別、選擇、核對(duì)、合并、排序、更新、計(jì)算、匯總，生成不同形式的數(shù)據(jù)和信息，最終形成采購(gòu)信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流程圖。通過(guò)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，各類(lèi)數(shù)據(jù)以文件的形式組織在一起。

2)制度化措施。采購(gòu)信息資料只有全面反映項(xiàng)目采購(gòu)的各類(lèi)信息，才更具有實(shí)用價(jià)值，必須形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。該系統(tǒng)的形成，需要大量的數(shù)據(jù)和信息作支撐，這些數(shù)據(jù)和信息的收集、加工、整理、存儲(chǔ)只有通過(guò)長(zhǎng)期的積累，通過(guò)有效的信息管理制度建立才能達(dá)到。