經驗交流 給項目“戴表”

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　　不要用最后期限來推動事情的進行，而要盯住時間表。它可以引導項目步入正軌，使事情按優(yōu)先順序有效進展。

　　假設你是美國宇航局太空船項目的一名科學家，你負責計劃太空船的下一次升空，所有的資源和供應商都歸你管，每個人都完全服從你的指揮。在這個項目中你實際上不需要親自做什么，除了一件事：為升空之前所有要完成的步驟做一個計劃，并且執(zhí)行這個計劃。

　　聽上去不難，但要考慮哪些因素呢？讓我們看看：天氣，在距離地球幾千英里的高空將要和太空船相連的衛(wèi)星軌道，宇航員的挑選和培訓，飛行期間要進行的實驗，還有，降落的地點，現場的人和設備，把太空船推上太空的火箭。你還需要照顧現場做報道的媒體工作人員，控制觀眾人群。怎么樣，這些夠你忙的嗎？

　　整個項目所涉及的人與事可謂千頭萬緒，這些因素只是冰山一角。對于這樣的項目，甚至更小規(guī)模的項目，你需要的不光是最后期限，還有時間表。

　　時間表是項目完成所需步驟的一個基本的、動態(tài)的計劃表。時間表為行動提供動力，在進行過程中設定里程碑，使你可以將自己的進度和預先設定的完成時間相比較。簡而言之，項目成敗就取決于時間表。

　　時間表要滿足三個標準

　　要使時間表真正有用，它必須有明確的時間和日期。“建議”、“盡快”、“在您盡早方便的時候”、“當我能抽出時間的時候”這些話根本沒用，只不過為進度延后自動提供了借口：我不方便，我沒空。

　　時間表不應只是鞭策人們行動，更應該鼓勵人們行動。時間表不應該只是逼著你或者其他人去完成一個不可能實現的目標。有效的時間表要滿足3個標準：

　　時間安排合理。有多少工作量？有多少時間？同時還需要處理什么事情？這樣安排是否合理及現實？在你預計的時間上再加多25%-50%，可以讓時間表更現實。大多數人在大多數項目上都會低估所需時間。

　　工作任務公平。你的時間進度安排公平嗎？你是不是為了生產力在“懲罰”別人？你手下的人有沒有被工作和苛刻的時間進度壓得喘不過氣來？通常，對于那些完成任務的人的“嘉獎”就是給他們更多的工作。

　　得到本人認可。只有你自己承諾的時間表才會真正有用。當然，很多時候你設定自己的時間表，這個時間表一般是現實和公平的。

　　為了做到以上幾點，你要考慮幾個關鍵問題：
　　在完成時間表的過程中有沒有障礙？
　　過程中我們可以設定的合理的幾個階段性目標是什么？
　　如果你做這項工作，對于我而言是否公平？
　　我是否能夠相信你能按時完成任務呢？
　　一個原則問題要切記：一個項目不是一下就過了6個月，時間是一天一天，一個星期一個星期溜走的。

　　用時間表拉回出軌項目

　　最現實、公平并且自我認可的時間表在項目進行中還是可能遇到麻煩。由于另一些事情的優(yōu)先程度提高了，一個本來進行得很順利的項目現在卻可能被放到了不重要的位置，一個非?，F實的時間表一下變成了一個讓人泄氣的巨大的麻煩。你覺得事情出軌了，你甚至不知道如何實現目標。

　　你可以有幾個辦法讓出軌的項目再回到軌道上來，看看哪個辦法更適合你吧。

　　重新制訂時間表。也許你需要的只是延長或改變時間表，讓你喘口氣恢復力氣，特別是由于環(huán)境因素要求這樣做。時間表改了以后，你就回到軌道上，又繼續(xù)前進了。

　　重新檢查流程表。如果你的進度嚴重滯后，看看你的流程表。你是否能在流程中增加一到兩個緩沖區(qū)，如果你已經用光了所有的緩沖區(qū)，看看能不能縮短哪個步驟的時間或加快進行？如果有一步是郵寄報告草案，那么可以使用隔夜快遞服務或發(fā)電子郵件，這能省不少時間。

　　刪除不必要的內容。你的計劃里有沒有這樣的步驟：雖然可以錦上添花，但并不是項目成功的

關鍵步驟?？赡茏詈蟮慕Y果沒那么精細，但去掉一些裝飾物可以幫助你的項目走上正軌。

　　擴展資源?，F在你有哪些資源？有沒有可能得到更多？如果有更多的人、更多的資金以及更多的設備和想法，是不是能有所改進？對于任何項目而言，已經花了這么多時間、這么多錢，再多花一點也是值得的。