中小建筑施工OA軟件企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理流程分析

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中小建筑施工OA軟件企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理流程分析

1.建筑施工OA軟件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
 費(fèi)用預(yù)算是普遍采用的成本控制方法，報(bào)銷管理也是成本控制的重要環(huán)節(jié)。本系統(tǒng)支持費(fèi)用預(yù)算的編制、調(diào)整、控制和執(zhí)行績(jī)效的評(píng)估，并可以在費(fèi)用報(bào)銷的過(guò)程中分月份、季度和年度對(duì)預(yù)算進(jìn)行監(jiān)控。本系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)采用SQL SERVER 2005，可以同時(shí)支持網(wǎng)頁(yè)填報(bào)和Excel客戶端填報(bào)。
 
2.建筑施工OA軟件系統(tǒng)功能
 系統(tǒng)由四個(gè)部分組成：主數(shù)據(jù)、費(fèi)用預(yù)算管理、報(bào)銷管理、績(jī)效評(píng)價(jià)。
 主數(shù)據(jù)部分包括：
 交通工具 用于報(bào)銷交通費(fèi)時(shí)，設(shè)置可供選擇的交通工具。
 預(yù)算費(fèi)用名稱 用于設(shè)置費(fèi)用名目，包括差旅費(fèi)、通信費(fèi)、工資福利費(fèi)等。
 費(fèi)用預(yù)算管理部分包括：
 預(yù)算申報(bào) 用于各個(gè)部門申報(bào)本部門的年度預(yù)算數(shù)據(jù)，并進(jìn)行層層審批。
 預(yù)算調(diào)整 用于在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，也需要進(jìn)行審批。
 預(yù)算余額 主要用于存儲(chǔ)每個(gè)部門當(dāng)前可用的預(yù)算額度，每次借款或者報(bào)銷發(fā)生時(shí)，該數(shù)據(jù)會(huì)更新。
 報(bào)銷管理部分包括：
 借款單 用于員工申請(qǐng)借款，并為每筆借款分配所使用的預(yù)算。
 差旅費(fèi)報(bào)銷單 用于員工申請(qǐng)報(bào)銷包含交通費(fèi)的費(fèi)用，并在報(bào)銷的同時(shí)沖銷此前的借款。
 其他費(fèi)用報(bào)銷 用于員工申請(qǐng)報(bào)銷不含交通費(fèi)的其他費(fèi)用，并在報(bào)銷的同時(shí)沖銷借款。
 收回借款 當(dāng)報(bào)銷金額不足以沖抵借款，員工退回部分現(xiàn)金給財(cái)務(wù)部門時(shí)，可以使用該模板記錄退款，同時(shí)沖抵借款并調(diào)整相應(yīng)的預(yù)算余額。
 
3.建筑施工OA軟件費(fèi)用預(yù)算申報(bào)
 本系統(tǒng)的預(yù)算以部門為預(yù)算單元，采用自下而上的預(yù)算編制方法，即由各個(gè)部門申報(bào)本部門的年度預(yù)算，然后由上級(jí)部門進(jìn)行審批。 如下圖所示，用于在申報(bào)費(fèi)用預(yù)算時(shí)，需填寫本部門名稱和預(yù)算年度。本模板中的費(fèi)用項(xiàng)目字段為系統(tǒng)自動(dòng)提取，數(shù)據(jù)來(lái)源于主數(shù)據(jù)中的"預(yù)算費(fèi)用名稱"模板。用戶可以根據(jù)自己的需要增加新的費(fèi)用項(xiàng)目，或者刪除某些不需要的費(fèi)用項(xiàng)目。費(fèi)用預(yù)算的金額需要逐月填寫，即從1月份到12月份，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算每個(gè)季度的金額以及年度的總金額。 費(fèi)用預(yù)算需經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)副總和總經(jīng)理三級(jí)審批。費(fèi)用預(yù)算審批通過(guò)以后，系統(tǒng)將自動(dòng)創(chuàng)建一份"預(yù)算余額表"，用于記錄預(yù)算余額。
 
4.建筑施工OA軟件費(fèi)用預(yù)算調(diào)整
 費(fèi)用預(yù)算調(diào)整模板如下圖所示。預(yù)算調(diào)整一次只能調(diào)整一種費(fèi)用，當(dāng)某個(gè)部門需要調(diào)整多種費(fèi)用的預(yù)算時(shí)，例如差旅費(fèi)和通信費(fèi)，則需要填報(bào)多個(gè)表單。 調(diào)整預(yù)算時(shí)，用戶需填寫部門名稱、預(yù)算年份和費(fèi)用名稱，然后系統(tǒng)自動(dòng)提取當(dāng)前的預(yù)算額。用戶可以在"調(diào)整后"一欄內(nèi)填寫修改后的預(yù)算金額（如某個(gè)月份的預(yù)算金額沒(méi)有變化則填寫與調(diào)整前相同的數(shù)值）。 預(yù)算調(diào)整地審批過(guò)程與預(yù)算申報(bào)的審批過(guò)程相同。在審批通過(guò)以后，系統(tǒng)將自動(dòng)更新相應(yīng)的預(yù)算總額和預(yù)算余額。
 
5.借款
 借款時(shí)，員工需填寫借款單，然后進(jìn)行審批。借款單如下圖所示。(費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)介紹  )申請(qǐng)人需要填寫部門名稱、金額、事由等信息。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為該表單分配一個(gè)借款單編號(hào)。申請(qǐng)人需牢記此編號(hào)，以備事后報(bào)銷使用。 借款單的審批過(guò)程包括部門經(jīng)理審批、財(cái)務(wù)副總審批、總經(jīng)理審批、出納付款。在部門經(jīng)理審批環(huán)節(jié)，部門經(jīng)理可以為該筆借款分配一個(gè)預(yù)算，屆時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)整該預(yù)算的余額。 出納付款以后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)減相應(yīng)的預(yù)算余額
 
6.差旅費(fèi)報(bào)銷
 差旅費(fèi)報(bào)銷如下圖所示。如果申請(qǐng)人此前有借款，在填寫報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)需填寫借款編號(hào)，以沖抵借款。申請(qǐng)人還需要掃描報(bào)銷單據(jù)，并在"報(bào)銷單據(jù)"字段以附件形式上傳。 在部門經(jīng)理審批環(huán)節(jié)，如果報(bào)銷金額超出了原有借款金額，則部門經(jīng)理可以為超出的部門重新指定預(yù)算。 在出納付款或確認(rèn)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)將自動(dòng)更新借款的銷賬金額和預(yù)算的余額（當(dāng)報(bào)銷額超出借款額時(shí)）。
 
7.收回借款
 當(dāng)存在借款返還的情況時(shí)，可以使用"收回借款"模板，如下圖。用戶需要輸入借款單編號(hào)，系統(tǒng)將自動(dòng)提取該借款單的信息。然后用戶需要輸入收回借款的金額，保存時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)更新借款單中的銷賬額。 該表單保存后就不可修改，如果有填錯(cuò)情況，可以填報(bào)一個(gè)收回借款金額為負(fù)數(shù)的表單，沖抵錯(cuò)誤的表單。
 
8.績(jī)效評(píng)估
 可以使用下圖所示的模板查詢某個(gè)部門的費(fèi)用預(yù)算的完成比例。用戶需要輸入部門名稱和預(yù)算年度，系統(tǒng)將自動(dòng)提取該部門所有費(fèi)用預(yù)算的總額和余額，并計(jì)算到目前為止的完成比例。