建筑企業(yè)中PMO的價(jià)值及評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建

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        多項(xiàng)目管理與項(xiàng)目管理辦公室

　　工程項(xiàng)目的典型特點(diǎn)之一是“一次性努力”，這實(shí)際上是單項(xiàng)目的項(xiàng)目管理方法，針對(duì)單個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目管理，PMBOK建立了一整套邏輯性非常嚴(yán)密的知識(shí)體系。然而隨著工程建設(shè)的發(fā)展，多項(xiàng)目間的沖突日益凸顯，傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理模式已經(jīng)不能保證項(xiàng)目與項(xiàng)目之間的有機(jī)聯(lián)系，多項(xiàng)目管理就顯得尤為重要。美國(guó)邁克爾•托比博士和艾琳•托博士提出多項(xiàng)目管理主要表現(xiàn)為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目，并對(duì)企業(yè)所擁有的或可獲得的生產(chǎn)要素和資源進(jìn)行優(yōu)化組合，有效地、最優(yōu)地分配企業(yè)資源，以分散企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。有效的多項(xiàng)目管理有利于實(shí)現(xiàn)公司和組織的戰(zhàn)略目標(biāo);有利于資源調(diào)配和優(yōu)化組合;接受統(tǒng)一管理，降低管理接口帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn);提高項(xiàng)目成功率和客戶滿意度。

　　項(xiàng)目管理辦公室的研究和應(yīng)用是以多項(xiàng)目理論為基礎(chǔ)并同時(shí)發(fā)展成熟起來(lái)的。項(xiàng)目管理辦公室是多個(gè)項(xiàng)目管理的技術(shù)中心、資源分配中心、信息中心和人員-協(xié)調(diào)中心，是組織和項(xiàng)目管理的集合中心。通過(guò)PMO能保證項(xiàng)目按流程執(zhí)行、與組織戰(zhàn)略保持一致，以及保證項(xiàng)目能夠完成并為組織創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值等方式，為組織增值。
　　美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)對(duì)PMO的定義是：PMO就是為創(chuàng)造和監(jiān)督整個(gè)管理系統(tǒng)而負(fù)責(zé)的組織元素，這個(gè)管理系統(tǒng)是為項(xiàng)目管理行為的有效實(shí)施和為最大程度地達(dá)到組織目標(biāo)而存在的。目前各界對(duì)于PMO的爭(zhēng)議一直沒(méi)有間斷，對(duì)于PMO的定義也不完全相同，但目前普遍接受的一種定義是：PMO是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過(guò)程、運(yùn)作形式和標(biāo)準(zhǔn)化的部門(mén)，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果，同時(shí)項(xiàng)目成功率是上升的。PMO是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理最優(yōu)實(shí)踐的中心，是組織提高項(xiàng)目分析、設(shè)計(jì)、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。從價(jià)值角度來(lái)講，創(chuàng)建PMO是為了全面、系統(tǒng)地打造組織執(zhí)行項(xiàng)目的能力，并從項(xiàng)目結(jié)果中獲得最大收益。部分學(xué)者和機(jī)構(gòu)對(duì)建筑企業(yè)現(xiàn)存的PMO進(jìn)行了調(diào)查研究， PMI發(fā)現(xiàn)建筑業(yè)中的PMO占到了所有PMO的7.169%，在19個(gè)統(tǒng)計(jì)行業(yè)中排名第7位(紀(jì)凡榮、成虎，2006)。在阿根廷進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，采礦、建筑和能源這三類產(chǎn)業(yè)中明確設(shè)置PMO的占到了30%，且其中30%的PMO存在已有10年之久(Germán Guido-Lavalle and Michelle Hirst，2011)。而在國(guó)內(nèi)對(duì)PMO的價(jià)值探討和評(píng)估是當(dāng)前急需解決的問(wèn)題。

　　PMO在建筑企業(yè)中的價(jià)值

　　(一)PMO的價(jià)值體現(xiàn)

　　隨著PMO的發(fā)展，如今的PMO已成為企業(yè)戰(zhàn)略與具體項(xiàng)目之間銜接的橋梁，一方面PMO依據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施項(xiàng)目組合管理，對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行評(píng)估和排序，然后進(jìn)行恰當(dāng)?shù)馁Y源分配;另一方面，PMO肩負(fù)著培養(yǎng)和提升項(xiàng)目成員項(xiàng)目管理專業(yè)能力的重任，需要通過(guò)建設(shè)統(tǒng)一的項(xiàng)目管理流程、方法體系和知識(shí)庫(kù)來(lái)應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜的多項(xiàng)目管理問(wèn)題。此時(shí)的PMO已成為企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)形式。

　　1.在項(xiàng)目層次，PMO帶來(lái)的直接價(jià)值：促進(jìn)有效溝通，降低項(xiàng)目整體溝通成本;關(guān)注項(xiàng)目主線和各階段關(guān)鍵性工作，確保項(xiàng)目計(jì)劃按期完成;提高項(xiàng)目可視度，并降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和不穩(wěn)定性;關(guān)注所有子項(xiàng)目生命周期中的變化控制，確保已定義和量化范圍和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在沒(méi)有管理層批準(zhǔn)的情況下不發(fā)生變化;通過(guò)嚴(yán)格的階段驗(yàn)收流程，確保子項(xiàng)目生命周期的演變和質(zhì)量。

　　2.在組織層級(jí)PMO的價(jià)值體現(xiàn)：一是實(shí)現(xiàn)組織項(xiàng)目管理能力的提升，包括為項(xiàng)目管理人員提供管理支持、行政支持、培訓(xùn)、咨詢顧問(wèn)、技術(shù)服務(wù)、知識(shí)管理等支持服務(wù)。將項(xiàng)目管理方法論、項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)、項(xiàng)目歷史信息、項(xiàng)目管理軟件、項(xiàng)目管理工具和模板、項(xiàng)目人力資源庫(kù)、項(xiàng)目管理培訓(xùn)等信息形成知識(shí)庫(kù)，供項(xiàng)目經(jīng)理使用。

　　二是實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的控制和有效管理，包括資源的分配確保組織資源在項(xiàng)目中使用的最優(yōu)化、計(jì)劃的審批、項(xiàng)目的檢查、監(jiān)督和分析等。PMO為組織的項(xiàng)目分配所需要的資源，確保組織資源在項(xiàng)目中使用的最優(yōu)化;同時(shí)對(duì)每一個(gè)所支持項(xiàng)目的項(xiàng)目計(jì)劃負(fù)責(zé)，進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的審核，保證項(xiàng)目計(jì)劃的可行性和最優(yōu)化;另外還需要持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目，確保項(xiàng)目按照計(jì)劃執(zhí)行并成功完成。

　　為實(shí)現(xiàn)這種價(jià)值，PMO除提供知識(shí)庫(kù)外，還需要為項(xiàng)目經(jīng)理提供培訓(xùn)和教育，并做一部分項(xiàng)目監(jiān)督的工作。PMO通過(guò)采取一些主動(dòng)的行為來(lái)共享一些跨職能部門(mén)的項(xiàng)目管理實(shí)踐，同時(shí)加強(qiáng)他們之間的溝通，因此，項(xiàng)目的執(zhí)行效果有明顯改觀。另外PMO開(kāi)始嘗試實(shí)行項(xiàng)目群管理，單通常只是簡(jiǎn)單的輸入，沒(méi)有能力進(jìn)行決策建議。同時(shí)會(huì)采取一系列額外措施，盡力提高組織的整體項(xiàng)目管理能力。例如：培訓(xùn)不勝任的和新的項(xiàng)目經(jīng)理，在執(zhí)行能力強(qiáng)的項(xiàng)目經(jīng)理和弱的項(xiàng)目經(jīng)理之間建立起來(lái)一種導(dǎo)師制度等。在這種模式下，PMO是一個(gè)持久的部門(mén)，有固定的員工，同時(shí)對(duì)所有項(xiàng)目有監(jiān)督責(zé)任(但不會(huì)涉及到很詳細(xì)的項(xiàng)目檢查，也不會(huì)進(jìn)行項(xiàng)目審批)。這樣，在項(xiàng)目經(jīng)理和PMO之間就會(huì)形成一定的“虛線”的匯報(bào)關(guān)系。這種模式通常在有固定的員工和行政支持的情況下建立。概括的講，在這種模式下PMO的主要工作有：提供項(xiàng)目管理的服務(wù)和培訓(xùn)、輔助進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目收尾、推廣項(xiàng)目管理的方法論和流程、管理高級(jí)別的項(xiàng)目檢查和報(bào)告等工作。