綜合管理：作好項目總結(jié)提高項目管理能力

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    項目或項目階段在達到目標(biāo)或因故終止后，往往需要進行項目總結(jié)。對項目的成功、效果及取得的教訓(xùn)進行的分析、以及這些信息的存檔以備將來利用。但是，很多項目經(jīng)理們往往覺得既然項目已經(jīng)結(jié)束甚至是成功地結(jié)束了，《項目總結(jié)》就好像可有可無、無足輕重了。或急于慶功，放松一下自己，或者急于緊張地投入到下一個項目中去。
    一些成功項目的總結(jié)，往往可有可無。除了項目背景的介紹，就是一些原則性的套話，“加強管理，加強溝通、及時跟蹤”等等，沒有任何實質(zhì)性東西，把許多寶貴的經(jīng)驗白白地給丟掉了。
    如果項目失敗，一些項目經(jīng)理也只是抱怨運氣、環(huán)境或者團隊配合不好客戶刁難，很少系統(tǒng)地分析總結(jié)，或者不知道怎樣總結(jié)，以至于同樣的問題不斷出現(xiàn)。也許，靜下心來好好總結(jié)一下，我們可以學(xué)到很多東西。
    由于項目的獨特性，項目常常沒有可以完全照搬的先例，將來也不會再有完全相同的重復(fù)。即使我們認為的某些項目中的重復(fù)部分，也有各自的獨特之處，任何教科書都無法替你面面俱到。因此，及時有效的項目總結(jié)，就是亡羊補牢或者下次防患未然的法寶。
    在2004年3月我負責(zé)實施的海南省儋州市校校通工程，就是一個項目中存在大量重復(fù)部分的典型。儋州市校校通工程第一期的主要任務(wù)是在儋州市各區(qū)縣的28所中小學(xué)完成信息化建設(shè)，其中僅3所規(guī)模較大的學(xué)校建設(shè)校園網(wǎng)，其他學(xué)?；緸殡娔X教室建設(shè)。在此前，雖然我們項目組已經(jīng)有?？谛Ｐ嵤┑某晒?jīng)驗，但是不僅?？诤唾僦蓓椖看嬖诓恍〉牟顒e，儋州各學(xué)校之間也各有不同之處。無論是溝通方案還是施工方案都要根據(jù)實際情況做針對性調(diào)整，不能完全照搬以前的經(jīng)驗。
    在該項目的實施過程中我們體會到：
    不能等到項目結(jié)束才進行，項目的每個階段都要進行適當(dāng)?shù)目偨Y(jié)，保證有價值的經(jīng)驗教訓(xùn)能夠及時地轉(zhuǎn)變?yōu)槌晒ν瓿身椖康哪芰ΑＳ捎陧椖勘仨氌s在學(xué)校開課前完成，時間緊任務(wù)急。該項目分成兩個小組實施，在項目實施過程中，項目組成員及時溝通總結(jié)，分享成功的經(jīng)驗，也及時提醒他人忽視的地方，避免重蹈覆轍，防患于未然。雖然項目實施過程中不足不少，但基本做到了不在同一處跌到，不在類似的事情上犯同樣的錯誤。最終僅用40天就圓滿完成任務(wù)。
    事后歸檔是必不可少的，但項目總結(jié)可以采取多種溝通形式，不一定要完全正式的總結(jié)會和總結(jié)報告。大家在一起閑聊時，話匣子一打開，很容易變成了一個控訴會，項目組把所受的委屈，尤其是來自客戶方面的，統(tǒng)統(tǒng)發(fā)泄出來。此時，作為項目經(jīng)理，要引導(dǎo)控制好談話方向，最后一定要實質(zhì)性的結(jié)論，把原來發(fā)泄出的各種意見變成得系統(tǒng)化的建議或解決方法。不要“不要相信供應(yīng)商的承諾、對客戶的無禮要求應(yīng)拒絕”等沒有指導(dǎo)意義的結(jié)論，而要得到“如何促使甚至幫助供應(yīng)商履行承諾，如何響應(yīng)客戶的無禮要求而不影響項目實施”等具體可操作的方法?？荚嚧缶庉嬚?BR>   項目總結(jié)是進行風(fēng)險識別的有效方法，各種與計劃的偏差尤其要加以認真分析。比如，出于成本考慮，我們在儋州沒有設(shè)倉庫，要求供應(yīng)商按需發(fā)貨。有一次廣州供貨商延遲了兩天供貨，原因是由于禽流感爆發(fā)，?？诟奂訌姍z查力度和對進島強制消毒所致。我們及時地將這種情況加入風(fēng)險列表，提醒其他所有項目組注意，下次請求發(fā)貨前注意及時了解?？诟鄣耐ㄐ星闆r，調(diào)整供貨商的發(fā)貨時間。