請不要忽視項(xiàng)目文檔管理

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這么些年來，大大小小經(jīng)歷了一些信息系統(tǒng)的實(shí)施項(xiàng)目，有一部分是協(xié)助別人進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施工作，有一部分是自己負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目的實(shí)施工作，另外還有一部分是通過各種渠道了解的別人的項(xiàng)目實(shí)施工作，在這個過程中也在不斷地思索一些管理方面的問題。信息系統(tǒng)的實(shí)施工作是紛繁復(fù)雜的，走過了這么些年，令自己欣慰的是積累了一些成功的經(jīng)驗(yàn)，另外一個感觸就是一次次發(fā)現(xiàn)可改進(jìn)之處的欣喜和感悟，現(xiàn)在就將項(xiàng)目管理過程中本人關(guān)于文檔管理的一些潛質(zhì)拙見通過本文進(jìn)行一個分享。 
　　在此前的關(guān)于信息系統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施管理整個過程的文章中也提到過一些文檔管理的內(nèi)容，撰寫此文的目的在于更加詳實(shí)的表達(dá)我對項(xiàng)目管理過程中的文檔管理的一些理解。 
　　文檔管理的重要性 
　　一直以來，有很多的人都在說文檔管理的重要性，最耳熟能詳?shù)哪^于軟件項(xiàng)目中的人員變動以后后面的人無法識別之前的代碼，或者識別的成本較高。事實(shí)情況是，就算人員不變動，時間長了，當(dāng)時的編寫者也不會記得當(dāng)時的思路是什么，因?yàn)闀r間會消磨一些東西，另外每個人的想法和思維方式也在發(fā)生變化。 
　　一個項(xiàng)目組織在進(jìn)行一些想法的溝通時，由于個人知識結(jié)構(gòu)的不同、所處的地位立場不同等原因也會導(dǎo)致對一個想法的最終實(shí)現(xiàn)方案的認(rèn)知上存在差異，最終落實(shí)到方案上也會有所不同，通過一個書面的文檔可以將每個人的認(rèn)知形成一個統(tǒng)一的認(rèn)知，減少不必要的溝通障礙。同時明確的文檔也可以給參與者更多思考的空間。 
　　為了達(dá)到一個好的溝通交流方式，我們需要各式各樣的文檔，在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目管理過程中也確實(shí)存在了大量的文檔，每個人都認(rèn)為文檔是重要的，但是當(dāng)真正文檔到來的時候又開始困擾了，會不自覺的有些厭煩和無從下手。做文檔的過程是辛苦的，更是麻煩的，原來幾句話的事情在有了文檔以后變得異常麻煩，需要對應(yīng)好格式，需要不同人員的審核和認(rèn)可，難免就會覺得麻煩；而在自己做完文檔以后發(fā)現(xiàn)可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文檔不知道到哪里去找，不同的文檔說法不統(tǒng)一，等等諸如此類的問題讓使用者有點(diǎn)無從下手。 
　　或許是印證了一句話，叫做事情做的沒有頭緒的時候就想到了管理，對于那些各式各樣的文檔同樣不會例外。 
　　文檔管理的方式 
　　在文檔管理的過程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文檔真正達(dá)到我們預(yù)期的目的。 
　　文檔模板的管理 
　　面對各類紛繁復(fù)雜的文檔，如果各式各樣，每個人一個風(fēng)格，不論從美觀性和可讀性上都會有影響，所以在文檔管理中的過程中需要建議一套文檔的模板。 
　　在建立文檔模板時，需要對一些格式進(jìn)行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)，例如文檔的頁眉頁腳、文檔變更歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。 
　　在建立文檔時，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個清晰的定義，使用者可以清楚地知道實(shí)際使用時要采用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文檔，需要在一個相對容易找到的文件夾目錄中存放模板，如果是使用信息系統(tǒng)方式進(jìn)行模板管理，最好能夠在首頁進(jìn)行一個連接，或者是讓使用者可以快速的搜索到。在建立分類時，需要含有一個共同類，或者叫做公用類，因?yàn)樵趯?shí)際的使用過程中總是會有一些新的類別出現(xiàn)，也會有一些無法進(jìn)行分類的文檔，這個時候就可以通過共同類進(jìn)行管理。
　　對于文檔模板的變更需要能夠做到及時告知使用者，并做好版本管理。 
　　文檔目錄的管理 
　　為了能夠在紛繁復(fù)雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進(jìn)行文檔管理時建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。
　　在進(jìn)行文檔管理前，需要對不同的文檔建立一個分類，建議不同的分類可以便于文檔的查找，也可以針對不同的分類制定不同的管理要求。如果是文件夾方式管理，還需要分別不同的文件夾內(nèi)容的安排以及權(quán)限的控制，因?yàn)槲募A管理的特殊性，需要注意其權(quán)限管理的簡潔化；如果是采用信息系統(tǒng)管理，需要注意類型的編碼體系的建立。一個好的文檔分類體系可以讓使用者方便地進(jìn)行文檔的歸類和查找，文檔的分類在一些管理過程中還需要注意歸檔管理的需求。 
　　對于文檔，需要建立一套索引機(jī)制，這里之所以特別提出索引機(jī)制，是因?yàn)樵谌粘５奈臋n使用中，會發(fā)現(xiàn)一些很多類似的文檔，或者類似的內(nèi)容說明，由于不同的撰寫者會對一些基本的概念或者原則的說明會存在一些差異，這個時候就需要能夠有一個索引來明確什么是最準(zhǔn)確的，這一點(diǎn)在項(xiàng)目管理過程中特別重要，因?yàn)橐粋€項(xiàng)目組往往會不時的發(fā)生一些變動，后來人面對多個說法時很難知道什么是對的，同時一些實(shí)際情況也會發(fā)生變動，一些說法也需要進(jìn)行修正，而之前的一些文檔也無法進(jìn)行更正，所以這個時候也需要有一個索引來明確正確的說法，這一點(diǎn)問題也可以通過文檔版本的管理加以改善。另外對于那些紛繁復(fù)雜的文檔，有些只是事務(wù)性的，通過一個索引的方式，可以將一些重點(diǎn)的內(nèi)容放在一個突出的位置，便于進(jìn)行檢索和閱覽。
　　不論是文件夾方式還是信息系統(tǒng)方式，都需要注意對文檔的權(quán)限管理，特別是對一些歸檔的文檔，避免歸檔的文檔被不正確的修改或者刪除。
　　文檔的命名規(guī)范 
　　各種文檔，如果名稱多樣，或者名稱含義模糊將會造成使用和交流上的不便，需要建立一套有效的命名規(guī)范體系。 
　　對于文檔的名稱，首先需要名稱能夠容易識別，有些使用者不是很注意文檔的名稱，經(jīng)常直接用文件的默認(rèn)名稱，或者就是一個自己的姓名、項(xiàng)目的名稱等，其他的使用者很難識別是什么類型的文檔。
　　在文檔的使用過程中，可以規(guī)定在文檔的某些部位必須放置文檔的類型或者某些其他關(guān)鍵字，例如將要求將文檔的類別放在文件名的頭部，對于月度性的文檔，規(guī)定頭部必須放某年某月，等等。 
　　對于一些分不同版本的文檔，可以要求分不同的版本進(jìn)行管理，文件名稱中注明版本號，對于終稿等一些標(biāo)志性的內(nèi)容可以加一些特殊的標(biāo)識，這樣可以明確其重要性和權(quán)威性。 
　　這些方式將有助于文檔的文件名的整潔和清晰，使用者在查找時也較為方便。在進(jìn)行文檔的交互調(diào)整過程中，也可以增加一些日期或者修改者的標(biāo)識來進(jìn)行傳遞，主要的目的在于能夠唯一識別一個文檔，減少互相溝通的障礙。 
　　文檔的變更管理 
　　文檔在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現(xiàn)象，對于發(fā)生變更的文檔，需要通過手段加以約束，最常用的方法就是版本的管理，對于形成的文檔及時進(jìn)行歸檔保存。 
　　文檔發(fā)生變更時，需要能夠做到兩點(diǎn)：第一，文檔有清晰的變更記錄，主要是針對變化的部分，不能讓每個使用者在文檔發(fā)生變化后都需要把文件通篇讀一遍；第二，文檔的最終版本要能方便的閱覽，如果出現(xiàn)只能看變更歷史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。 
　　在文檔發(fā)生變更時，需要能夠通過必要的途徑通知相關(guān)人，例如通過郵件通知或者公告通知的方式，避免新的文檔產(chǎn)生后還有大量的使用者使用舊的文檔，在實(shí)際操作環(huán)境中，ISO9000管理使用的簽字回收重要文檔的方式很值得借鑒，當(dāng)然對一些電子文檔需要采用一些其他變通的方式來處理。 
　　文檔的審核制度     
　　很多文檔作為一種指導(dǎo)性文件，需要有一定的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，因而對文檔進(jìn)行必要的審核是必須的。 
　　文檔的審核時機(jī)一般為文檔建立時和文檔發(fā)生變更時，對于文檔的適用范圍的變更也應(yīng)該進(jìn)行必要的審核。通過文檔的審核，可以檢查是否存在錯誤的事項(xiàng)或者一些不合理的事項(xiàng)，撰寫者和審核者所處的崗位不同、知識結(jié)構(gòu)不同，對于一個文檔如何撰寫的角度和看法也會不同，在后續(xù)的審核過程中能夠很好的進(jìn)行文檔的校正。同時，文檔的審核機(jī)制也可以明確各自崗位的責(zé)任。 
　　后記 
　　信息系統(tǒng)的實(shí)施是一個負(fù)責(zé)的管理過程，需要方方面面的管理工作配合到位，文檔作為一種日常交流的重要依據(jù)和工作成果的總結(jié)顯得尤為重要，在文檔管理的過程中既要注意嚴(yán)肅性，又要能兼顧靈活性，要本著在達(dá)到正常的規(guī)范性的基礎(chǔ)上盡可能地方便使用者的使用和交流，提高使用效率。 
　　文檔管理工作在其他的一些管理工作中同樣是一個重要的內(nèi)容，很多大型企業(yè)都會有一個專門的檔案管理部門進(jìn)行文檔的歸檔管理，這些都能充分體現(xiàn)文檔管理的重要性之所在。