項目辦公室應該發(fā)揮的作用

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通過項目辦公室，項目成員可以得到他們所需要的管理支持。以下列出了項目辦公室可以為項目組成員提供的管理支持內(nèi)容。
　　進度管理
　　項目進度表讓項目組成員知道了誰該做什么工作和什么時間要完成工作。這些信息通常通過計算機的進度軟件來編制，想ABT Project Workbench、Microsoft Project，Porject Scheduler等。早在1980年，當易掌握使用的進度軟件問世時，普遍認為項目成員都應該學習使用這種軟件，并在項目管理中應用它。然而，很快就被證明，讓項目成員整天坐在電腦旁操作這些軟件來實施項目并不能很好地利用他們的時間和技能。
　　項目辦公室最早的職能之一就是提供能夠代表項目成員進行項目計劃編制的人員。這些人要能熟練應用計劃軟件。他們跟項目組成員共同工作，并根據(jù)項目需要對計劃進行及時的更新。
　　工時管理
　　填寫工時表是項目組成員必須做的一項工作。他們必須定期的，一般是每周，填寫工時表以說明他們在項目工作中所花費的時間。如果項目成員參加的是不止一項工作，這其實是一個普遍現(xiàn)象，那么他們必須及時填寫工時表以記錄花在每項工作中的時間，否則這些工作的名稱及其代碼以后可能會想不起來。
　　項目辦公室的人員能幫助維護工時表。他們可以經(jīng)常跟項目組成員碰面，也許一二個月一次，來了解每個項目組成員完成工作的情況，然后匯制總的工時報告，逐項列明在報告期內(nèi)所完成工作的詳情，而項目組成員只需為項目辦公室的人員提供自己花費在逐項工作中的時間就可以了。
　　報告編制和分發(fā)管理
　　隨著項目的實施，隨之就會產(chǎn)生各種各樣的執(zhí)行結果，對這些結果必須進行記錄并分發(fā)給與之相關的項目人員。有些直接發(fā)給客戶以便他們了解項目的進程，其他的都是一些必須定期完成的項目進展例行報告，比如，每月一次的進度狀況報告。項目辦公室的人員就可以編寫和分發(fā)這些報告。
　　可視工作室管理
　　對于較大型的持續(xù)超過3～4個月的項目，建立“可視工作室”的確是個很好的主意?！翱梢暪ぷ魇摇钡奶卣骺梢杂泻艽蟮牟煌?，它可以是計算機化的電子公告板這種“虛擬”的空間，可以是一間小型的辦公室，也可以是配備有各種設計先進的電子設備的復雜工作室。項目辦公室人員可以負責維護“可視工作室”，比如，維持一個收藏有關項目管理文獻和項目發(fā)展歷史資料的圖書室。
　　文檔資料管理
　　隨著項目的完成，其產(chǎn)生的大量資料數(shù)據(jù)如果不經(jīng)過系統(tǒng)化的檔案管理，就很可能會丟失?；诮?jīng)驗數(shù)據(jù)去作出決策而不是憑感覺這一點很重要。因此，就需要收集項目實施數(shù)據(jù)并存檔以記錄當時項目是如何完成的。如果一個組織保留著許多項目的資料數(shù)據(jù)，該組織就可以開發(fā)一個有價值的數(shù)據(jù)庫以反映這些項目的管理經(jīng)驗，對今后的項目決策起到指導作用?？荚嚧缶庉嬚?BR>　　報告匯集和分發(fā)管理
　　項目小組經(jīng)常要撰寫很多報告，諸如項目月進度報告、試驗程序與結果報告以及研究成果報告等等。盡管這些報告仍舊需要項目成員自己來起草，但項目辦公室可以通過行使圖書館的職能來幫助他們整理、保管及分發(fā)這些報告。
　　項目工作手冊管理
　　項目工作手冊記錄項目執(zhí)行情況。例如，如果項目可交付產(chǎn)品設計作了修改，那么這一修改就會記錄在項目工作手冊中；如果項目執(zhí)行程序改變了，項目手冊也會隨之更新以反映該變化。項目辦公室可通過對項目工作手冊的管理來大大減輕項目組的負擔。
軟件使用管理
　　項目執(zhí)行中會大量用到計算機。計算機有效地幫助了項目組制定進度計劃、進行項目預算分析和資源分配。目前，已經(jīng)開發(fā)出了一系列項目管理軟件來幫助項目管理人員進行項目運作。其中，高級軟件包可應用于復雜的項目，比如，建造一個核電站或開發(fā)集團管理信息系統(tǒng)，而諸如Project，Porject Scheduler或ABT Project Workbench等軟件包則非常適用于小型項目。
　　人員配備
　　項目管理支持職能通常不需要具有豐富經(jīng)驗和技能的項目專業(yè)人員，但要求人員具有很強的管理能力。比如說，他們要非常熟悉基本的辦公管理程序，如將信件歸檔、準備和重新編寫報告等。他們還要熟悉計算機、熟諳基本的文字處理和電子表格編制。
專業(yè)知識可通過工作實踐和課堂培訓獲得。比如，項目辦公室人員可通過參加培訓學會使用專門的用于維護項目費用和進度數(shù)據(jù)的進度計劃軟件，有時還可以邀請有經(jīng)驗的項目管理顧問到項目辦公室來工作，以確保項目支持工作到位。