綜合管理：虛擬項目辦公室的實現(xiàn)

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　1. 前言
　　盡管人類的項目實踐可以追溯到幾千年前（如中國的長城、皇陵、故宮的建設(shè)，運河的開鑿，埃及的金字塔等），但是將項目管理作為一門科學(xué)來進(jìn)行分析研究，其歷史并不長，從第一個專業(yè)性國際組織IPMA（International Project Management Association)1965年成立至今不過三十余年的時間?，F(xiàn)代項目管理理論的起源和發(fā)展來自于六七十年代的國防、航空、建設(shè)領(lǐng)域，這個理論真正成為關(guān)注是在九十年年代以后的西方。在激烈的市場競爭的背景下，企業(yè)只有借助于項目管理的方式，在質(zhì)量、進(jìn)度和成本管理方面快速改進(jìn)和提升，實現(xiàn)讓新產(chǎn)品快速占領(lǐng)市場的目的。
　　不管是對建筑、水力電力或是信息技術(shù)的項目進(jìn)行管理，挑戰(zhàn)都是相似的。成功的公司，如IBM、朗訊及惠普等公司都認(rèn)識到它們的市場份額與未來增長依賴于有能力的項目管理。這些公司多年來一直致力于研究新的項目管理方法和培養(yǎng)項目經(jīng)理。目前又將重點轉(zhuǎn)移到項目辦公室上來，使之保持穩(wěn)定一致并使項目管理成為其競爭優(yōu)勢。
　　項目辦公室的理解因人而異。研究表明，它可以是任何一個組織希望它存在的樣子。過去，項目辦公室就是為了保持與培養(yǎng)出最好的習(xí)慣，以維護(hù)項目管理的規(guī)則。它原被認(rèn)為是項目管理信息的靜態(tài)智囊團(tuán)，受到培訓(xùn)組織的制約。最近，這一概念由于實際需要而有所改動，確定了其對項目經(jīng)理的組織維持功能。在這種情況下，項目辦公室可被定義為一個協(xié)助項目經(jīng)理達(dá)到項目目標(biāo)的組織實體，它對項目進(jìn)行計劃、估計、安排行程、監(jiān)控與控制。項目辦公室逐漸發(fā)展，還可以具備其它職責(zé)，如JIT訓(xùn)練、行政管理、項目經(jīng)理席位、監(jiān)督、咨詢、方法和標(biāo)準(zhǔn)。在這一階段，項目辦公室可以提供全部服務(wù)。
　　根據(jù)斯坦迪集團(tuán)對項目失敗情況的調(diào)查，80％的項目失敗都使人們更加關(guān)注幫助項目經(jīng)理。其次，項目的復(fù)雜性隨技術(shù)的發(fā)展而增加。解決方案的細(xì)節(jié)要求協(xié)調(diào)、計劃并安排日程，項目辦公室協(xié)助項目經(jīng)理完成這一重要的任務(wù)，而不致使項目經(jīng)理們陷入細(xì)節(jié)的漩渦。
　　企業(yè)進(jìn)行的是全地區(qū)性的項目，其項目地點和項目成員分布在不同地區(qū)。項目辦公室如何能夠處理這一日益增多的現(xiàn)象，項目辦公室如何為項目團(tuán)隊提供了可使其有效運營的環(huán)境與工具，從而在為項目團(tuán)隊提供原動力方面起到更大的作用。
　　科技正在改變著項目管理的前景。我們生活在一個越來越虛擬化的世界中。我們不必去商店采購，而可通過郵購單定購；我們不必去銀行排隊，家里的電腦進(jìn)行電子轉(zhuǎn)賬；我們也已過了鴻雁傳書的年代，使用傳真進(jìn)行聯(lián)絡(luò)；在國外施行時，我們可以通過電視會議與在國內(nèi)的同事會面?？萍紴槲覀兲峁┝伺c他人交流的機會，不管對方在哪里，都可以便宜、迅捷地進(jìn)行聯(lián)系，地理條件已不在是困難。[考試大整理]
　　2. 項目辦公室與虛擬項目辦公室的實現(xiàn)
　　研究表明，越來越多的不同規(guī)模（大／?。┑慕M織開始建立項目辦公室。尤其，2002在新加坡舉辦的「亞太地區(qū)PM研討會」就是以PMO為主題進(jìn)行兩天的熱烈研討。PMI在2003年8月的PM Network中作了“PMO Trend”的專題報導(dǎo)；而于2003年9月18日在美東巴爾第摩舉行的「PMI 2003 Global Congress」全球會中即有數(shù)場講座及有連續(xù)四天的研討會是以PMO為主題，其所受重視的程度可見一般。在西歐、美加、澳洲等國家已有越來越多的企業(yè)設(shè)置了所謂PMO（Project Management Office，項目管理辦公室或項目辦公室），尤其像許多Fortune500大的企業(yè)，最起碼都建立了一種能結(jié)合特殊領(lǐng)域?qū)＜姨峁┲匾椖款檰栕稍?、協(xié)助管理與決策的機制。
　　所謂的PMO，其主要任務(wù)并非是用以直接執(zhí)行或經(jīng)營項目，而是提供不同項目團(tuán)隊一個能更有效運作的最佳環(huán)境與功能。它可以藉幾種方式與安排達(dá)成該目標(biāo)；包括提供項目管理工具、技術(shù)與行政管理支持、建立工作規(guī)范、發(fā)展項目流程、確保作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、提供顧問咨詢服務(wù)及協(xié)助執(zhí)行教育訓(xùn)練，且PMO可用以支持許多不同的項目，資源可以充分共享，且基本上它可扮演為一個整合與分配資源并協(xié)助決策的神經(jīng)中樞。另外，PMO更可發(fā)展成可創(chuàng)造出一個能增進(jìn)組織及項目績效及追求卓越發(fā)展之核心單位，且它可作為所有項目信息交流的平臺、主導(dǎo)專業(yè)發(fā)展的窗口、整合高素質(zhì)團(tuán)隊之催化劑，而最后能達(dá)成有效降低成本、創(chuàng)造利潤的目的。
　　在90年代后期，對于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)來說管理整個企業(yè)全部項目的需要變得越來越明顯，PMO隨之大量地出現(xiàn)。對于項目經(jīng)理和主管人員來說，PMO被證明是理想的選擇。這里是一個允許公司建構(gòu)可以執(zhí)行商業(yè)策略的環(huán)境的理念，PMO實現(xiàn)了這一點，它對每一個項目根據(jù)商業(yè)策略進(jìn)行評估和排序，然后對他們進(jìn)行恰當(dāng)?shù)馁Y源分配。
　　一旦項目開工，PMO就持續(xù)地對每一個項目的變化進(jìn)行監(jiān)控。這里我要強調(diào)的一個關(guān)鍵就是隨著公司中的優(yōu)先級別的變化，任何一個項目的狀況也要跟著發(fā)生變化。PMO通過對項目進(jìn)行修正，加速，終止或是優(yōu)先權(quán)的排序，實現(xiàn)了對公司變化的調(diào)整。
　　如果你有一個大型的公司，每年要開展超過50個的項目，你就應(yīng)該立即開始建立PMO。問題是你會發(fā)現(xiàn)你的項目經(jīng)理相當(dāng)多，每一個都具有不同的技能和經(jīng)驗。這些項目經(jīng)理也許不會意識到其他項目的成功，甚至不知道其他人在做什么。如果出現(xiàn)類似的情況的話，你就應(yīng)該建立PMO了。
　　任何一個PMO的運轉(zhuǎn)都需要資金和人員的投入。在很多方面，PMO都需要有一般性開支的投入，而主管人員卻并不想看到一般性開支的超出。但是投入PMO的時間和資金將會是物有所值的，它讓項目經(jīng)理能夠在企業(yè)中更好，更快更節(jié)省地執(zhí)行項目工作。如果你想要確保所有的項目經(jīng)理具有核心的項目管理技能，使用共同的方法，處理過程和模板，并得到公司的支持的話，集中化的PMO就可以使你達(dá)到目的。一些公司組織需要確定，他們是否能從一個作為功能性實體的PMO向一個虛擬的PMO中得到最佳的利益，來支持并實現(xiàn)項目工作。
　　所謂虛擬項目辦公室（VPMO，Virutal Project Management Office）就是利用因特網(wǎng)在全球各地互連互通的便捷性和計算機、手機、傳真等終端設(shè)備使用的普遍性和方便性的特點，使得企業(yè)的PBO管理者及其專家、成員和項目經(jīng)理，跨越空間地理的隔閡和時間區(qū)域的區(qū)分，利用IT技術(shù)更好地完成項目辦公室的各項工作，實現(xiàn)企業(yè)各項目的協(xié)同發(fā)展和順利完成目標(biāo)。
　　任何一個PMO的運轉(zhuǎn)都需要資金和人員的投入。在很多方面，PMO都需要有一般性開支的投入，而主管人員卻并不想看到一般性開支的超出。但是投入PMO的時間和資金將會是物有所值的，它讓項目經(jīng)理能夠在企業(yè)中更好，更快更節(jié)省地執(zhí)行項目工作。如果你想要確保所有的項目經(jīng)理具有核心的項目管理技能，使用共同的方法，處理過程和模板，并得到公司的支持的話，集中化的PMO就可以使你達(dá)到目的。一些公司組織需要確定，他們是否能從一個作為功能性實體的PMO向一個虛擬的PMO中得到最佳的利益，來支持并實現(xiàn)項目工作。
　　所謂虛擬項目辦公室（VPMO，Virutal Project Management Office）就是利用因特網(wǎng)在全球各地互連互通的便捷性和計算機、手機、傳真等終端設(shè)備使用的普遍性和方便性的特點，使得企業(yè)的PBO管理者及其專家、成員和項目經(jīng)理，跨越空間地理的隔閡和時間區(qū)域的區(qū)分，利用IT技術(shù)更好地完成項目辦公室的各項工作，實現(xiàn)企業(yè)各項目的協(xié)同發(fā)展和順利完成目標(biāo)。[考試大收集]
　　任何一個PMO的運轉(zhuǎn)都需要資金和人員的投入。在很多方面，PMO都需要有一般性開支的投入，而主管人員卻并不想看到一般性開支的超出。但是投入PMO的時間和資金將會是物有所值的，它讓項目經(jīng)理能夠在企業(yè)中更好，更快更節(jié)省地執(zhí)行項目工作。如果你想要確保所有的項目經(jīng)理具有核心的項目管理技能，使用共同的方法，處理過程和模板，并得到公司的支持的話，集中化的PMO就可以使你達(dá)到目的。一些公司組織需要確定，他們是否能從一個作為功能性實體的PMO向一個虛擬的PMO中得到最佳的利益，來支持并實現(xiàn)項目工作。
　　所謂虛擬項目辦公室（VPMO，Virutal Project Management Office）就是利用因特網(wǎng)在全球各地互連互通的便捷性和計算機、手機、傳真等終端設(shè)備使用的普遍性和方便性的特點，使得企業(yè)的PBO管理者及其專家、成員和項目經(jīng)理，跨越空間地理的隔閡和時間區(qū)域的區(qū)分，利用IT技術(shù)更好地完成項目辦公室的各項工作，實現(xiàn)企業(yè)各項目的協(xié)同發(fā)展和順利完成目標(biāo)。
　　3.虛擬項目辦公室及其優(yōu)點
　　企業(yè)建立虛擬項目辦公室具有除一般實體項目辦公室的優(yōu)點以外，更加廣闊的財務(wù)效益和管理規(guī)范的優(yōu)勢，最終實現(xiàn)企業(yè)的市場競爭優(yōu)勢。具體表現(xiàn)在如下幾個方面。
　　首先減少建立實體項目辦公室的人員、辦公費用開支。實體的項目辦公室需要配備人員、設(shè)備、家具等辦公用品，這些都需要企業(yè)從財務(wù)費用中列支，同時辦公人員的出差、公務(wù)等也需要財務(wù)費用。如果按照虛擬項目辦公室的方式，由于大量日常事務(wù)工作由計算機來完成，項目辦公室只需少量工作人員，大量的專家和管理者可以分處在不同的地方，通過因特網(wǎng)和IT技術(shù)的支持，完成項目辦公室的標(biāo)準(zhǔn)制定與分發(fā)、技術(shù)指導(dǎo)與支持、信息匯總、報表制作和輔助分析等各項工作。
　　其二大大提高專家的技術(shù)支持度。由于企業(yè)的項目可能分散在不同的地方，過去項目管理專家對項目的指導(dǎo)和支持需要解決交通問題，一定程度造成時間和人力上的浪費，或者對項目的指導(dǎo)和支持不及時。通過虛擬項目辦公室的技術(shù)，由于因特網(wǎng)的覆蓋非常廣，項目辦公室的各種專家可以分處在不同的地域，在不同的時間，集中對項目進(jìn)行遠(yuǎn)程的指導(dǎo)和支持，而不用管項目在何地。由于沒有地域和時間上的差距，同一個專家可以對分處在不同地點的項目進(jìn)行指導(dǎo)和支持。大大地提高了項目辦公室專家對項目經(jīng)理的技術(shù)支持度。
　　其三增加項目之間的交流程度。使用虛擬項目辦公室技術(shù)，實現(xiàn)企業(yè)的門戶網(wǎng)站，在企業(yè)的門戶網(wǎng)站上，跨越了空間和時間上的隔閡，企業(yè)中的員工在一定的權(quán)限范圍內(nèi)，查閱資料和信息，開展交流和討論工作，使得項目之間的相互學(xué)習(xí)和交流渠道暢通、傳遞快速。知識社區(qū)、討論區(qū)、新聞區(qū)、下載區(qū)為項目經(jīng)理和項目各干系人的交流、學(xué)習(xí)、互動提供了不受空間和時間限制的虛擬平臺。大大地增加了項目和項目、項目之間的各種交流。
　　其四工作的快捷化、無紙化。使用IT技術(shù)建立的虛擬項目辦公室，將工作中的文件、圖紙、文檔、資料、報表等文字、圖像、聲音、影像等各種多媒體、多格式的信息使用數(shù)據(jù)方式存放起來。這些信息的查看、處理非?？旖?，縮短了信息加工、傳遞的時間，并且使得日常辦公實現(xiàn)了無紙化。在時間就是一切的現(xiàn)代激烈競爭時代，對企業(yè)的市場快速響應(yīng)、提高工作的規(guī)范和質(zhì)量等方面提供了極大的競爭力。
    另外，虛擬項目辦公室的建立，為企業(yè)在人力、資金、知識等資源方面在全領(lǐng)域范圍內(nèi)快速整合、協(xié)調(diào)、配置上提供了極大的能力，使得企業(yè)可以充分發(fā)揮自身的各種資源，應(yīng)對日益變化和復(fù)雜的市場要求，為社會提供更好的項目管理服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)的利潤最大化目標(biāo)。
　　4. 結(jié)論
　　虛擬管理是管理科學(xué)的嶄新學(xué)科。虛擬主機、虛擬空間、虛擬內(nèi)存、虛擬經(jīng)營、虛擬人力資源、虛擬物流、虛擬經(jīng)濟等等，提出了虛擬管理的概念和實踐；同時揭示和含概了20世紀(jì)90年代以來，全世界先進(jìn)企業(yè)在管理上所發(fā)生的并正在深入進(jìn)行的一次重大的革命。無論是一些大的跨國公司，還是我國的一些企業(yè)，都紛紛利用虛擬管理的模式提升企業(yè)的價值。虛擬管理，是一種全新的管理理念，能夠使企業(yè)更加充分地挖掘出自身的潛在能力，得到超長的發(fā)展。
　　虛擬項目辦公室的建立為企業(yè)在全國乃至全球范圍內(nèi)進(jìn)行項目組合管理和資源優(yōu)化提供了高效、有效的集約化方法，迅速地發(fā)揮其人力資源與技術(shù)資源的作用，為成功的項目管理提供了基礎(chǔ)，為企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)提供了信息手段的保障。
　　站在最高的視點，選擇最新的視角，你會發(fā)現(xiàn)：虛擬項目管理已成為企業(yè)發(fā)展的第一競爭力。