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項目管理團(tuán)隊管理:北美項目體驗之難忘的例會

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11月份,突然接到老板的通知,二個星期后要去北美4個月,參與到公司北美總部的項目里面去。匆忙準(zhǔn)備好東西,簽證一下來11月中就飛到了北美。

北美的團(tuán)隊主要的有5個人,除了我是中國人之外,其他的都是加拿大人。項目經(jīng)理是唯一的一位女士,她已經(jīng)有40多歲了,一位讓人感覺很nice的,經(jīng)驗很豐富的項目經(jīng)理。

以上都是一些背景介紹,那么該給大家分享些什么體會呢?雖然自己在國外待過,但這還只是我的第一次參與海外的項目。國外很多的項目管理的方法,外國公司的企業(yè)文化以及外國人的處事方法都跟國內(nèi)不太一樣, 這些對于我來說都是很新鮮,而我也只能改變自己去適應(yīng)國外的做事方法。下面我就先給大家分享一下北美的項目管理的例會的不同之處,有很多都值得我們?nèi)W(xué)習(xí)的地方.

我工作的城市是位于北美的東部,用的是東部的時間,比國內(nèi)慢13個小時。剛到的第一個星期,時差并不能馬上倒過來,每天都是晚上精神,白天工作的時候就犯困,所以每天上班對于我來說都是一件很痛苦的事情,但是周三的例會讓我精神為之一振。例會是由我們的高級經(jīng)理主持,來與整個大team回顧一下上周的進(jìn)度以及下周的計劃安排。我們的高級經(jīng)理下面有30個人,共有5個同時進(jìn)行的項目小組,每周都要進(jìn)行一個例會。
本來以為例會跟國內(nèi)的例會沒有什么不一樣,大家準(zhǔn)備好slide,然后在會上謹(jǐn)謹(jǐn)慎慎通報一番,大家討論一下就完了。誰知道開始的時候就嚇了我一跳,一個遲來的同事捧著一大盒的果仁,手上拿著一杯咖啡,一坐下就一邊吃果仁,一邊喝咖啡。高級經(jīng)理也沒有理會,好像習(xí)以為常,繼續(xù)沿著自己思路講。講到項目進(jìn)度的時候,有人突然說了一個笑話,然后全場的人都放聲大聲笑起來,高級經(jīng)理的講話給打斷了,然后大家思路轉(zhuǎn)到了那個笑話去。過了一段時間,大家才又回到項目里面去。整個會議都進(jìn)展的很輕松,不時傳出歡樂的笑聲。但是會議在笑聲當(dāng)中進(jìn)行的出奇地有效率,5個項目的review以及下周安排在一個半小時內(nèi)就完成了。

會議結(jié)束之后我總結(jié)了一下一些不同的地方:

1. 我們的高級經(jīng)理會提前一天把會議的agenda通過email發(fā)給整個team. 當(dāng)然,在國內(nèi)我們大家也知道agenda對于一個會議的重要性,它能夠使到會議進(jìn)行的更加有條理,而參與會議的人也能夠提前從agenda中知道自己需要準(zhǔn)備些什么內(nèi)容,能夠知道會議的最終要達(dá)到的目的是什么。一個好的agenda使到會議進(jìn)行更加有效率,有目的性。國內(nèi)我們有些項目經(jīng)理并沒有做到會議之前把agenda發(fā)給大家,讓大家有所準(zhǔn)備,所以一開會就亂哄哄,沒有條理性,會議進(jìn)行的漫無目的,經(jīng)常跑離了最初的想法。 作為項目經(jīng)理,我認(rèn)為這是我們已經(jīng)要改進(jìn)的地方,通過agenda至少要讓整個團(tuán)隊知道我們?yōu)槭裁匆匍_會議,怎么去召開會議。另外在這個高級經(jīng)理的agenda里面還有一個很好的地方,就是在agenda里面添加了一項[Action],把每個人在會議里面的的任務(wù)分配下來。(見例子-1)如果我們可以提前一天把這樣的agenda發(fā)出來,參加會議的團(tuán)隊成員就可以知道總體的會議流程,然后別人要干那些內(nèi)容,自己又要完成那些任務(wù),合在一起最終達(dá)到怎么樣的目的。這樣我們就可以把一個大project分成每一個小任務(wù),讓不同的人集中自己的時間去完成屬于自己的那部分。這樣大家準(zhǔn)備會議可以有的放矢, 最終會議當(dāng)然也會進(jìn)行得更加有效率. 
 
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例子-1:

Objective: 團(tuán)隊春游準(zhǔn)備會議 

Agenda: 
1. 討論如何收集員工的意見;
√收集的方法講解 [Action] Steve 
2. 選出4條可供員工選擇的路線;
√路線的講解,包括預(yù)算與時間要求 [Action] Rick
3. 旅游期間值班的問題;
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這是一個簡單的例子,從會議的agenda里面可以看出,會議的目的是什么;會議的主要流程,任務(wù)是什么;有誰要求在會議中做講話,也就是action;
當(dāng)然會議還有一個重要的元素,會議持續(xù)的時間與參與的人。這個例子里面并沒有明確地寫出來。但是如果你的公司是用Outlook來作為郵件服務(wù)器,那么在你發(fā)出這封郵件的時候,當(dāng)然也把會議start time 與end time設(shè)置好與收件人設(shè)置好。參與的人誰是require的, 誰是optional的,這個在outlook里面也可以設(shè)置.
2. 假設(shè)我們按照前面的例子把會議前的agenda寫得很清楚,參加會議的人員也準(zhǔn)備充分,會議進(jìn)行得很順利。那么是否我們就可以說我們的會議很成功呢?我們還漏了一點,這點在北美這里尤其突出, 他們把會議結(jié)束后發(fā)minutes養(yǎng)成了習(xí)慣。作為會議的組織者,一般我們都要求在會議之后,對會議要有一個Minutes(總結(jié)),通過會議我們達(dá)成了那些共識,把那些問題解決了; 還有那些事情還沒做好; 該怎么去做好. 在minutes里面如果有沒有完成或者是根據(jù)新的需求提出的任務(wù),這時候我們還需要給這些任務(wù)分配相應(yīng)的人去把它完成, 這個也就是上面提到的Action。 這樣每一個團(tuán)隊成員開完一個會議之后就對自己所要干的話更加了解,該做些什么,什么時候要完成等等.

3. 例會的過于自由氣氛. 如果把國外開會時候的那種自由照搬過來中國用,我覺得并不實際。畢竟兩個國家的文化差異太大,外國的公司很尊重個人, 大多數(shù)中國人接受的都是中國傳統(tǒng)的教育, 我們是以集體為大, 所以我認(rèn)為大多數(shù)的中國人都不能接受如此自由的開會方式。但是我們又必須提倡自由發(fā)言,讓會議之中充滿輕松,自由的氣氛。但是要做到既輕松而又不散漫,這個我覺得比較難做到,希望大家能在這方面上給我多點意見。

這是我的一點點體會,希望大家能夠從中受益!

Rick 北美 
29th Nov. 2005 
發(fā)布:2007-03-04 10:08    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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