2015年招標采購專業(yè)實務輔導：評標活動如何組織

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采購代理機構接受采購人的委托開展招標活動，對評標負有主持組織之責，但是目前不少采購代理機構在組織評標活動時未盡謹慎代理之責，致使評標活動的組織經常呈現(xiàn)無序和失控狀態(tài)。

如評標前準備工作不充分；現(xiàn)場控制能力弱，對于不規(guī)范現(xiàn)象不予制止或不懂得正面引導；應急處理能力差，最終導致評標工作陷入被動局面。那么，采購代理機構作為招標投標活動的組織者，該如何協(xié)調“場面”？

評標前準備工作：周密充分

采購代理機構在評標活動開始前應做好哪些準備工作呢？

場所要確保評標場所獨立、封閉、保密、整潔、有足夠的空間，有條件的話，應盡量采用套房式評標室。如無特殊情況，中途不得更換評標場所。

時間一是一般應當在開標后隨即進行評標，如有推遲應提前向監(jiān)管部門報備并對外說明，同時要做好投標文件封存保管保密工作。二是應留出充分的評標時間，不得限時。三是復雜項目需要連續(xù)長時間評標的應當允許中途休息，不得倉促趕時間。

工作人員采購代理機構在安排評標主持組織人員時，一是要注意人員回避問題，有回避情況的應自行申請回避或由采購代理機構指令其回避；二是要注意分工制約，標書制作人員一般不要被安排參與評標會；三是根據項目情況決定是安排一名或兩名以上人員參與評標組織，指派兩名工作人員時，應明確主辦和協(xié)辦。

參會人員指采購代理機構要提前落實參加評標會的人員出席情況。一是按規(guī)定組建評標委員會，并準確告知具體時間和場所；二是落實采購人方面擬參與評標會的人員情況，應說服勸導其減少人員以減少不必要的評標干擾；三是提前聯(lián)系相關監(jiān)督部門、人員，比如財政部門、特邀監(jiān)察員等，確認其是否到場監(jiān)督以及人員數(shù)量；四是項目有申請公證的，應及時落實公證人員出席情況。

評標組織工作方案要提前制定評標組織工作方案，明確工作目標、工作計劃、工作內容、工作要求、人員分工、組織程序、注意事項等內容。

應急處理預案為應付評標過程中可能出現(xiàn)諸如評標爭議分歧、異常中止、供應商鬧事等突發(fā)、緊急情況，應當事先制定應急處理預案，明確應急處理適用范圍、原則、機制、分工、程序、保障等內容。

招投標文件資料一是應根據評委人數(shù)準備好相應份數(shù)的招標文件，供評委閱讀；二是要提前整理好所有投標文件，并在評標場所妥善放置。

評審表格資料應至少準備以下表格資料：開標情況記錄；投標人報價比較表；評委簽到表；其他出席人員簽到表；評標紀律文本；資格性審查表；符合性審查表；商務技術評審比較表；評委個人評分表；評分匯總表；中標候選供應商推薦表；評標報告空白文本或表格；評標會記錄空白文本。

工具主要是筆、空白稿紙、寫字板、裝釘機、尺子、計算器、記錄用計算機、特殊情況用電話和可上網計算機等。

監(jiān)控攝像等設備運行對評標現(xiàn)場有實施錄音錄像監(jiān)控或通訊屏蔽的，應及時提前開啟監(jiān)控攝像設備及通訊屏蔽系統(tǒng)，并確保設備正常運行。

后勤準備一是保證茶水供應；二是對因評標工作需要就餐或休息的，應當事先做好食宿安排；三是備好常用藥品，以備不時之需；四是準備好支付給評委的工作報酬。

評標主持組織：有序到位

評標主持組織是采購代理機構代理采購活動的一項核心業(yè)務，也是其參與評標活動的全部職責。沒有好的主持組織，評標活動就難以取得圓滿的效果。做好評標主持組織工作要注意以下幾項要點：

兩準備采購代理機構負責評標主持組織的人員除應當在評標前與其他工作人員做好前述的評標前準備工作外，還應提前做好兩項工作：一是閱讀項目招標文件，熟悉標書的有關內容，并與標書編制經辦人溝通，以求對評標項目需求、前期招標開展情況有個大致的了解；二是要準備好主持詞，因為臨場發(fā)揮往往容易出差、出錯。

六內容評標主持組織的工作內容主要有六項：一是引導評標活動的開始和結束，做到有始有終。二是組織評標會相關人員各司其職，分工開展工作。三是維持評標會場秩序，確保有序、井然。四是及時處理評標過程中出現(xiàn)的屬于代理機構職權范圍內的事項。五是出現(xiàn)緊急情況時，啟動應急處理預案。六是及時向監(jiān)督部門報告評標過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為和有關人員。

三原則在所有準備工作確認就緒、評標活動開始后，應依照原定評標組織工作方案開展工作。要注意把握三項原則：“程序第一”原則；“不越權”原則；“公平公正”原則。

評標后續(xù)總結：及時細致

及時將采購結果送交確認對于采購人未事先授權評標委員會直接確定中標供應商的項目，采購代理機構應當按照財政部18號令的要求，在評標結束后5個工作日內將評標報告送采購人確認。對采購人不按規(guī)定順序確定中標供應商的或者在評標委員會依法推薦的中標候選供應商以外確定中標供應商的，更應當向采購人說明法律后果。

及時向監(jiān)管部門報告情況評完標后，對監(jiān)管部門未進行現(xiàn)場監(jiān)督的項目，采購代理機構應及時向監(jiān)管部門報告評標過程中出現(xiàn)的異常、突發(fā)情況。對于較可能形成質疑、投訴的項目，應及早向監(jiān)管部門反映相關情況，以便監(jiān)管部門對情況有個初步的掌握和準備。

做好項目代理工作總結評標活動結束后，整個項目的采購代理工作也算完成了大半。這時候采購代理機構就應當開始做總結工作。既要綜合回顧整個招標工作開展情況，又要分析代理工作的得失，尤其是對一些特殊、專業(yè)采購項目，更要注重對技術需求、投標資格條件確定、評標辦法和標準設定、評標技巧等成功做法或存在不足進行總結。