項(xiàng)目管理之會(huì)議管理

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    如今提到會(huì)議，詬病者居多。而，詬病者也多止于“破”，對(duì)如何“立”，則避而不談，很少給出方法和步驟，敢承諾出結(jié)果的人更少。

　　清議者，在方法論的世界里，同樣不受歡迎。

    對(duì)“怎樣開(kāi)好一次會(huì)議”這一常規(guī)難題，本文努力試圖從會(huì)議的作用、存在的誤區(qū)、包含的核心要素三個(gè)方面解讀，并在核心要素中提煉出會(huì)議流程計(jì)劃和控制檢驗(yàn)作為重點(diǎn)闡述對(duì)象，以此給讀者一個(gè)明晰的了解。

　　1、會(huì)議的作用，即解決了什么問(wèn)題

　　會(huì)議存在的根基在于它是一個(gè)團(tuán)體行為，一對(duì)一我們更愿意稱之為溝通。會(huì)議的作用，也在告訴我們，當(dāng)發(fā)現(xiàn)用一對(duì)一溝通的成本將大于會(huì)議成本的時(shí)候，會(huì)議才有存在的價(jià)值和意義。

　　至于會(huì)議有什么作用，以下例舉了四個(gè)方面，供討論參考：

　　A、通知指導(dǎo)有效溝通

　　這里之所以提到“指導(dǎo)”和“溝通”，說(shuō)出了會(huì)議不僅是通知告知的作用，它是信息發(fā)送接收反饋處理的平臺(tái)，不僅僅是信息的輸出還有信息的反潰

　　一旦，產(chǎn)生反饋，會(huì)議就有了“管理”功能。

　　在團(tuán)隊(duì)管理中，日常會(huì)有很多常規(guī)會(huì)議，筆者曾將所率團(tuán)隊(duì)會(huì)議化為“三級(jí)會(huì)議”，基層員工每日晨會(huì)、中層管理每周例會(huì)、高層管理每月匯報(bào)，并在常規(guī)會(huì)議中，不斷穿插非常規(guī)高層見(jiàn)面會(huì)，隨時(shí)把控進(jìn)度保證結(jié)果的提前超額完成。

　　這些常規(guī)會(huì)議就起著非常重要的管理角色，它們是管理團(tuán)隊(duì)的紐帶和橋梁。通過(guò)這些會(huì)議，高層的意志轉(zhuǎn)化為制度被執(zhí)行，市場(chǎng)的聲音不斷收集反饋，總體方向得到不斷校正，信息往返在會(huì)議中，會(huì)議真正起到了管理效用。

　　管理，不僅是上對(duì)下的管理，還是下對(duì)上的反饋，會(huì)議在這里就起到這個(gè)作用。

　　B、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題

　　關(guān)于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，這是對(duì)會(huì)議最常見(jiàn)的認(rèn)識(shí)。而，會(huì)議一般常犯的毛病在于，一味地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，或者一味地解決同一個(gè)問(wèn)題，會(huì)議成為形式，每天的會(huì)議都圍繞在有意義沒(méi)有實(shí)質(zhì)進(jìn)展的問(wèn)題上。

　　因?yàn)?，個(gè)人能力的局限，會(huì)議解決問(wèn)題的優(yōu)勢(shì)在于能集思廣益，或令其他人觸類(lèi)旁通進(jìn)而得到或超過(guò)原定的目標(biāo)。

　　案例：某辦事處每天晨會(huì)，每人都闡述自己一天遇到的問(wèn)題，要么大家都遇到了同一問(wèn)題，要么就遇到了昨天的問(wèn)題，主持會(huì)議者每天為解決此類(lèi)問(wèn)題樂(lè)此不疲，下面人則在不斷的重復(fù)中厭倦。

　　此例中，會(huì)議起到的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題這一作用，就打了折扣。他們?cè)诎l(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，但沒(méi)有做到真正的發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。并，沒(méi)有發(fā)揮集思廣益的優(yōu)勢(shì)，否則每次會(huì)議不會(huì)是“又是老問(wèn)題”。

　　C、總結(jié)激勵(lì)統(tǒng)一思想

　　會(huì)議是一個(gè)時(shí)間進(jìn)度的節(jié)點(diǎn)，它往往能將渙散的思想進(jìn)行整理統(tǒng)一并組裝成具有戰(zhàn)斗力的新思想，在二戰(zhàn)中，我們黨能出現(xiàn)空前的團(tuán)結(jié)并不斷發(fā)展壯大和歷次整風(fēng)運(yùn)動(dòng)的會(huì)議不無(wú)關(guān)系。

　　私下也曾經(jīng)常與很多有思想的朋友談及此事，一切組織的發(fā)展中，要數(shù)政府與軍隊(duì)這類(lèi)的組織模式發(fā)展最為成熟。他們經(jīng)歷了數(shù)千年的變革和演化，已經(jīng)可以成為商業(yè)組織模仿的對(duì)象，設(shè)立各地辦事處，商戰(zhàn)亦可借用兵法，而政府和軍隊(duì)經(jīng)常使用的會(huì)議制度，也是管理的一種重要的形式。

　　重大勝利和失敗，往往源于一次會(huì)議。

　　但，當(dāng)會(huì)議走向另一個(gè)極端，就是對(duì)會(huì)議的誤解，文山會(huì)海不是說(shuō)會(huì)議的復(fù)雜，而是人對(duì)會(huì)議的誤解，其根源在于人的腦袋。

　　2、會(huì)議存在哪些誤區(qū)

　　上面提到一個(gè)會(huì)議的誤區(qū)，說(shuō)的是會(huì)議發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，并且解決了問(wèn)題，但是，這些發(fā)現(xiàn)和解決每天都會(huì)重復(fù)，會(huì)議的作用打了折扣。

　　但，更多的是下面幾個(gè)方面。

　　A、會(huì)而不議、議而不決、決